Témoignage recueilli à l’issue d’une mission de formation « Fondamentaux de la gestion de projets » menée auprès de la DSI de la Région Alsace :

« La formation sur le thème de la gestion de projet a été très enrichissante : elle m’a permis de poser les bases d’une nouvelle méthode de travail plus efficace et optimisée. En effet, grâce à l’expérience du formateur et à l’efficacité du support de cours, j’ai pu dégager rapidement les mots et les phases clés d’un projet bien géré. Elle m’a également permis d’ouvrir les yeux sur un certain nombre de mauvaises habitudes et m’a offert de nouveaux outils pour une meilleure organisation au quotidien. »

Jérôme SALEH
Direction Informatique (DSI)
Région Alsace
1, Place Adrien Zeller – BP 91006
67070 STRASBOURG CEDEX
Tél : (+33) 3 88 15 68 67
Région Alsace

La Région Alsace assure des missions dans les domaines variés de l’apprentissage, la formation professionnelle, le développement économique, les transport, l’aménagement du territoire…Certaines sont obligatoires, d’autres sont issues d’un choix régional. Le Conseil Régional d’Alsace est constitué de 47 élus (29 Bas-Rhin et 18 Haut-Rhin). Son budget annuel est d’environ 800 millions d’euros. Sur 1 869 agents, 523 agents sont rattachés à la Maison de la Région et répartis au sein des différentes directions opérationnelles et fonctionnelles et 1 346 agents TOS (techniciens et ouvriers de services) travaillent dans les lycées alsaciens

La gestion de portefeuille de projet est un art complexe.
Qui plus est au sein des structures de tailles modestes, celles où les projets sont eux mêmes de taille réduite mais en nombre important, tous plus prioritaires et critiques les uns que les autres, avec de fait un niveau de parallélisation extrême.

Dans ce type de structure les PMO et autres instances organisationnelles existent rarement.
Face à des marchés challengés, des marges d’erreur limitées, tout se résume à aller vite dans une dynamique confuse la plupart du temps.

La direction générale définie les projets stratégiques, ceux qui doivent concentrer l’intérêt et l’attention de toutes les équipes.
Et malgré ces consignes, ces projets prennent du retard.

Parmi les multiples causes des retards, l’une est le traitement simultané de micro-projets, demandes MCO, ou tâches de support qui viennent consommer de la capacité temps sur l’équipe affectée aux projets.

Comment gérer le flux des tâches MCO et micro-projets pour en réduire le volume ?

Nous recommandons pour cela d’adjoindre à chaque demande de travaux, le calcul d’un indicateur d’évaluation de rentabilité tels que ROI (Return of Investment) ou Pback (Payback Period) ou NPV (Net Present Value) ou IRR (Internal Rate of Return).

Calculer le Payback ou le ROI pour savoir si les économies sont présentes.
En d’autre termes, faire identifier de manière chiffrée, les gains et opportunités attendues de la demande.

Pour cela, il faut instaurer la formalisation de toutes les demandes émanant des métiers sur le modèle de document fiche projet  présentée dans notre précédent article « une vision partagée de l’objectif « .

Les paragraphes MOTIVATIONS ET FAITS DECLENCHEURS et GAINS ET OPPORTUNITES ATTENDUS de la fiche projet comporteront les évaluations des gains financiers attendus, évaluations établies directement par les demandeurs (MOA).
La fiche projet sera alors reprise par le service Etude de la DSI qui définira dans un second temps les moyens matériels et humains à affecter à l’atteinte de l’objectif, la durée de réalisation, la gestion des risques associés à la réalisation, et évaluera le coût total de possession (TCO) associé au projet. 

Les charges du projet une fois confrontées aux gains attendus permettra alors de déterminer le ROI (Return of Investment) ou Pback (Payback Period) ou NPV (Net Present Value) ou IRR (Internal Rate of Return), bref, la rentabilité  de la demande.

Les demandes sans apports de performance significative pour l’organisation seront alors plus facilement refusées.
La hiérarchisation du portefeuille de projets en sera dans tous les cas facilitée.

En sus l’analyse de la valeur du SI (tant convoitée) sera (enfin) possible puisque chaque demande, initiative, projet comportera l’évaluation de ses apports au sein de l’organisation.

Ainsi le statut GO/NOGO sur la demande sera décidé en connaissance du ROI.

Les certifications ISO 9001 et ISO 14001 ont démontrées les avantages concurrentiels qu’elles procurent aux entreprises.

Alors que l’interconnexion croissante des systèmes soumet les organisations à de nombreuses menaces (virus, d’espionnage industriel, ou de sabotages), les services informatiques se doivent aujourd’hui de manager et piloter au quotidien la sécurité de l’information et protéger ainsi le patrimoine informationnel, les processus et métiers critiques, et assurer la continuité de service.


Intégrité-Confidentialité-Disponibilité
C’est là que se pose la question d’une certification ISO 27001, qui atteste de la mise en place d’un
système efficace de protection, de sécurité et d’une surveillance rigoureuse de tous les processus via ce certificat reconnu internationalement et qui s’imbrique parfaitement aux normes qualités existantes.

Faire appel à un consultant certifié 

Savez-vous qu’à ce jour seule une dizaine d’entreprises sont certifiées en France, contrairement à des pays comme l’Inde ou le Japon ?

Pour être certifié, un organisme doit faire appel à l’un des deux certificateur accrédité en France, lequel va mandater un auditeur, appelé « Lead Auditor », lui même habilité à remettre après Audit le sésame… ou pas.

La certification Lead Auditor ISO/CEI 27001 permet d’attester qu’un  consultant a acquis l’expérience et les capacités à mener un audit selon la norme ISO/CEI 27001 ainsi que le maintien de son savoir-faire par la réalisation d’audits réguliers.

Elle passe par la maitrise de deux normes, la 27001 bien sûr, mais aussi la norme19011 qui défini les lignes directrices pour l’audit des systèmes de management, l’ensemble sanctionné par un examen.

En tant que Consultante certifiée Lead Auditor j’accompagne les DSI et/ou RSSI dans l’analyses périmètres et applique dans tous les cas la démarche de certification, qu’elle soit visée ou non.

Pour l’entreprise c’est un avantage méthodologique et un gain de temps potentiel important.

L’essentiel de cet accompagnement consiste à piloter, analyser et traiter les risques, contrôler, sensibiliser et enfin gérer la documentation et les preuves. Cela implique une bonne connaissance des enjeux business, l’intégration des processus métiers dans une démarche d’amélioration continue, de comprendre les risques et concentrer les actions selon leurs impacts.

Facteurs de réussite

A mon sens, la réussite de ce type de projet repose en premier lieu sur une bonne compréhension des enjeux et des processus métiers afin hiérarchiser efficacement les risques.
Il est également primordial et nécessaire de s’assurer tout au long de l’étude de l’implication sans faille de la direction et de posséder un bon sens de la communication pour conserver l’enthousiasme de tous les métiers à faire progresser l’organisation et son système d’information.

 

Muriel MOENZA

Muriel MOENZA
Directrice régionale
Ankaa Engineering® PACA
Lead Auditor ISO 27001

 

 

/Ajout du Service communication Ankaa Engineering®/
Muriel est par ailleurs diplômée :
– Exécutive MBA en Management de la Sécurité de l’Information IAE Aix en Provence et HEG de Genève
– Maîtrise en Sciences et Techniques en Communication des Entreprises et Collectivités
– Certification Lead Auditor Iso 27001
– Diplôme de l’Institut des Hautes Etudes de Défense Nationale et accréditation « confidentiel défense »

Quelle est la première chose que vous imaginez lorsque vous entendez le mot «héros»?
Un pompier, un chevalier, Superman, Spiderman ?

Super-héros Superman

Il y a fort à parier que le rôle d’un gestionnaire de projet n’est pas susceptible d’être le premier choix pour la plupart des gens !

Cependant, parfois les chefs de projet et leurs équipes doivent accomplir des actes d’héroïsme pour réussir les projets.
Et nous sommes là dans un contexte culturel entretenu, non dans une obligation d’effort induite par des difficultés particulières rencontrées.

La culture des entreprises est trop friande de prouesses et l’éducation reçue, établie sur la valeur de l’effort, influe sur le reste.
– Etes vous au courant pour l’équipe IT ?
– Non, que s’est-il passé ?
– Ils enchaînent les nuits blanches depuis deux jours !
– Que ferions-nous sans eux ?

Il est alors offert une reconnaissance minimale à ceux qui qui achèvent leurs projets sans efforts et tensions.
Le message communiqué est qu’il est préférable d’être un héros, un battant, que d’être un chef de projet calme, fiable avec une bonne maîtrise de la situation.

Dans de tels environnements, les équipes de projet qui évoluent dans un environnement établi sur ces distinctions peuvent planifier et gérer leurs projets de sorte que l’héroïsme et l’effort permanent soit l’un des composants principal.

Ancré culturellement, ce type de comportement n’est peut-être pas toujours conscient, mais est induit par la marginalisation ou l’élimination totale de la gestion des risques, la prise de raccourcis sur les bonnes pratiques de gestion de projet ou par un empressement lors de l’évaluation du périmètre des projets.

Le problème est double:

– Être un héros ne favorise pas un bon équilibre travail-vie privée et il est peu probable que tous les membres de l’équipe adhèrent au choix du chef de projet de réaliser des exploits de manière permanente, notamment pour les générations Y.
– La chance finit toujours par tourner  – même pour les plus grands héros.

Alors ? Faut-il abattre les héros ?

Il est donc important d’identifier les comportements héroïques pour émettre des recommandations et encouragement à l’apprentissage et l’utilisation de méthodes de gestion de projet dans le but d’inverser le contexte et faire que les actes d’héroïsme ne soient plus assimilés à la méthode…
Et, donc promouvoir et féliciter les équipes projet qui atteignent l’objectif après avoir définit un prévisionnel réaliste et une organisation équilibrée et respectueuse.

Comme l’a dit Christopher Reeve  « Ce qui rend Superman un héros n’est pas qu’il a le pouvoir, mais qu’il a la sagesse et la maturité nécessaire pour utiliser la puissance à bon escient.  »

En sus, il est important d’intégrer dans la management et la conduite de projet la dimension des différences générationnelles (Générations X, Y, Z).

Article à la base de cette publication

Témoignage recueilli à l’issue d’une mission de conseil en « GOUVERNANCE IT ET TABLEAUX DE BORD » menée auprès de la DSI de l’entreprise NORSKE SKOG GOLBEY :

« Ce que j’ai véritablement apprécié durant la prestation réalisée sont le retour d’expérience et la capacité du consultant à mettre en relation la théorie de la gouvernance IT avec la vie courante d’une DSI, y compris pour des petites structures.
Cela a le grand mérite de valider des plans d’actions de mise en oeuvre opérationnelle « réalistes » et grâce à des échanges très constructifs d’aligner le pilotage de ma gouvernance IT avec la stratégie de ma société.
Je mettrais particulièrement en avant les capacités d’écoute et d’analyse du consultant, saupoudrées d’un humour distillé avec subtilité. »

Eric POIROT
Responsable informatique
NORSKE SKOG
P.O.Box 109,
Route Jean-Charles Pellerin,
F-88194 Golbey CEDEX, France
Tel.: + 33 (0)3 29 68 68 68
Logo NORSKE SKOG

Située près d’Epinal dans les Vosges, la papeterie Norske Skog Golbey est la filiale du groupe papetier norvégien Norske Skogindustrier ASA, leader mondial de l’industrie des papiers de publication.
Démarrée en 1992, l’usine emploie aujourd’hui 440 collaborateurs, génère 300 millions d’euros de CA et produit chaque année 600 000 tonnes de papier journal standard et amélioré destiné aux principaux éditeurs et imprimeurs européens.

Recevoir des témoignages de satisfaction nous fait toujours plaisir.
Surtout lorsqu’il s’agit du témoignage de l’un de nos intervenants.
« Je suis freelance dans les technologies de l’information depuis 12 ans, spécialiste des architectures de serveurs web à haute-résilience, auprès de structures d’hébergement Cloud, sur les datacenter de grands comptes et auprès de services informatiques de pme-pmi.
De part de mon statut de travailleur indépendant, j’ai toujours la tête dans le guidon, je saute de mission en mission toute l’année, ou consacre mes inter-contrats à parfaire ou actualiser mes compétences sur les nouvelles versions des environnements que je pratique.
Ainsi, je ne dispose que de trop peu de temps à rechercher des missions et sais combien peut être précieux un partenariat avec une société de service.
Toute la difficulté est de dénicher le bon dans la masse de SSII et autres cabinets de conseil…

Car, dans ce monde des prestataires de service, de multiples expériences négatives m’ont, je dois le reconnaître, rendu méfiant au fil des années.

Homme face à son laptop
J’interviens maintenant depuis 2 ans pour le compte de Ankaa-Engineering sur différents projets, auprès de différents de ses clients, essentiellement sur des missions courtes.
Ce qui m’a surpris chez Ankaa-Engineering est la capacité des interlocuteurs internes à maîtriser les problématiques de gestion inhérentes aux projets informatiques. Le terme Engineering de la société n’est pas usurpé.

Ceci couplé à un niveau de compétence technique qui leur permet de définir des objectifs opérationnels cohérents et de comprendre des contraintes techniques réellement pointues. On se sent écouté et compris. Bref, réellement soutenu et épaulé.

Avec Ankaa Engineering, j’ai enfin trouvé la concrétisation de ce qui s’appelle un partenariat efficace et suis totalement satisfait de la qualité de notre relation.

Frédéric AIDOUNI
Tel : +33 615 926 159″

Pour soutenir sa croissance, Ankaa Engineering® lance un plan de communication important à la rentrée avec une campagne de publicité télé sur BFM Business et BFMTV.COM.
Média dédié à l’économie et au business BtoB, BFM s’est naturellement imposé comme partenaire de communication pour la diffusion de cette campagne publicitaire.

bfmbusiness
bfmtv

Le plan média est constitué de 88 diffusions du spot publicitaire sur la période du 09 au 27 septembre.
Vous pourrez en complément retrouver notre séquence publicitaire sur le site BFMTV.COM.

Présent aujourd’hui sur les régions ALPES, NORMANDIE, PACA, RHONE, la SUISSE et le MAROC, Ankaa Engineering® poursuit ainsi son développement et envisage de nouvelles ouvertures en 2014 avec un objectif de couverture nationale à 3 ans.

Notre credo : Redonner du sens à la performance dans le monde des services IT auprès des entreprises et collectivités.
– En centrant les compétences des managers d’activité internes Ankaa Engineering®, chargés de votre suivi dès les premiers contacts commerciaux, sur l’organisation, le pilotage et le suivi Qualité de vos projets.
– En restant objectifs dans le conseil car détachés de tout partenariat constructeur et/ou éditeur.
– En sollicitant de façon flexible et dynamique notre équipe d’experts métiers, fonctionnels ou techniques constituée exclusivement de consultants externes accrédités, gage de vous fournir le meilleur niveau d’expertise sur les projets.

Notre organisation est ainsi totalement établie sur l’écoute de vos besoins et l’élaboration de réponse les plus adaptées à vos challenges pour vous permettre d’apporter une réelle valeur ajoutée à vos processus et projets d’entreprise.

Le business-model atypique Ankaa Engineering® interpelle et intéresse…

Vous êtes porteur de projet en amélioration de processus métier ou avez des besoins d’expertise dans le secteur des technologies de l’information ?
Contactez nous au +33 954 577 688 pour une présentation personnalisée de notre valeur ajoutée et de nos différences.

Initiée par l’Etat en région et la Région Basse-Normandie, la Quinzaine de l’innovation est le rendez-vous des initiatives autour de l’innovation. La 2ème édition se déroulera sur l’ensemble du territoire bas-normand du 7 au 22 octobre 2013. Elle est organisée par la Miriade en partenariat avec OrneDéveloppement et le soutien du réseau Entreprendredanslorne.com Matériaux, agroalimentaire, numérique, éco-construction, santé, développement durable : l’innovation, dans ce qu’elle a de plus concret, de plus matériel sera bien sûr à l’honneur. Mais l’innovation c’est aussi, des nouveaux services, de nouveaux usages, une nouvelle façon de penser l’organisation des entreprises, l’innovation territoriale. Dans ce contexte, Ankaa Engineering® animera le 09 octobre à 14 heures à la CCI d’Alençon, un séminaire sur le thème « ORDONNANCE POUR PROJECT MANAGER SURBOOKES ».

Le contenu porte sur le constat que beaucoup de PM considèrent qu’ils sont débordés, surchargés, surbookés par les demandes. Mais combien prennent conscience qu’ils sont eux-même à l’origine de cette situation ?
Ce séminaire concerne les services IT, Qualité, Bureaux d’étude, Marketing, Directions générales, etc.
La thématique abordée est transversale.
Inscrivez-vous sans tarder (places limitées) en cliquant ici.

Le comité de sélection de cette manifestation nationale, composé d’une centaine de membre, ayant remarqué Ankaa Engineering® pour la qualité de sa communication, a décidé de retenir notre société parmi la liste officielle des sélectionnés de la 12e édition des Trophées de la Communication®.

Site sélectionné 2013 pour les trophées de la communication

En Novembre 2013, la soirée de remise des Trophées de la Communication® se déroulera sur la Côte d’Azur, à Nice sur la promenade des Anglais.

Un outil pratique pour gagner en assurance lors des entretiens de recrutement.
800 conseils selon les thématiques abordées lors des entretiens pour gagner en sérénité face aux questions de votre recruteur.