Matrice de responsabilités des projets

Position du PM dans l’organisation

Pour certains projets a faible enjeux, le chef de projet affecté est à temps partiel, dépend lui même d’une direction métier (FM). C’est l’organisation type du Kaisen.
Facilitateur
Dans ce schéma, le PM a un faible pouvoir décisionnel. Son rôle est l’animation d’équipe.
L’organisation la plus répandue est celle de chef de projets (chargés d’un ou plusieurs projets) qui animent une équipe transverse

 

Matricielle

Le(s) chef(s) de projets doivent négocier auprès des directions métier et arbitrer entre eux l’affectation des ressources.
C’est l’organisation la plus répandue dans les projets au sein des PME-PMI.

Le modèle équipe dédiée ou Task Force demande la mise en oeuvre de moyens importants et concerne les projets stratégiques ou « très en retard ».

Task

Le chef de projet bénéficie d’une équipe avec des ressources dédiées temps plein. Le PM gère directement l’affectation des charges.

Il existe bien sur quelques variantes des schémas principaux présentés ci-dessus.

Matrice de responsabilités

Nous retrouvons une matrice à 5 niveaux qui identifie la position occupée par le PM dans le pilotage et les décisions.

 
Leader fonctionnel
Matrice faible
Matrice équilibrée
Forte Matrice
Leader Project Manager
Description
Le FM est la seule autorité de gestion.
Le PM et FM partagent la responsabilité, mais le FM a plus d’autorité.
Le PM et FM partagent la responsabilité de façon équilibrée
Le PM et FM partagent la responsabilité, mais le PM a plus d’autorité.
Le PM est la seule autorité de gestion.
Autorité du chef de projet
Très faible.
Faible.
Faible à moyenne.
Moyen à élevé.
Haut.
La disponibilité des ressources
Très faible.
Faible.
Faible à moyenne.
Moyenne à élevée.
Haute.
La participation du chef de projet
À temps partiel.
À temps partiel.
À temps plein.
À temps plein.
À temps plein.
L’implication du personnel
À temps partiel.
À temps partiel.
À temps partiel.
À temps plein.
À temps plein.
Avantages
Le FM détient la responsabilité du projet.
Le PM collabore à la gestion du projet.
Le PM et FM partagent la responsabilité du projet.
Le PM a plus d’autorité pour affecter les ressources et gérer le projet.
Le PM a pleine autorité pour la gestion du projet et l’affectation des ressources.

Dans les scénarios d’équipes dédiées en mode « Task Force » (la colonne la plus a droite de la matrice) et malgré la position hiérarchique ou l’influence très marquée du PM dans le projet, il reste néanmoins important que le FM (le métier) soit impliqué.

Ne serait-ce lors des étapes d’expression du besoin, de choix des solutions, de test, d’accompagnement au changement, ou celle de recette, donc au final quasiment sur l’ensemble du projet, hormis les étapes de conception proprement dites, et encore…
En synthèse, quelque soit le projet, l’implication du FM doit être importante.
Bon nombre de projet sont en échec à cause d’un manque d’implication suffisant des métiers.
A compter du moment où un PM est affecté à un projet, les FM délèguent trop souvent à tort l’intégralité des responsabilités au PM en partant du principe que le PM a l’autonomie suffisante pour prendre en charge, en totale indépendance, la réalisation avec son équipe affectée à la conception.
D’un autre côté, si le PM ne s’assure pas du niveau d’engagement du FM et de ses ressources sur le projet, il se trouve très rapidement confronté à des difficultés dues, soit à des retards d’avancement du à l’attente d’information stratégiques, soit des rejets des livrables du projet du à l’absence de validation régulière de la part des métiers.

En résumé

Nous pouvons considérer que l’implication du FM et des ressources métier doivent être permanente et suffisantes tout au long du projet.
Le rôle de PM reste celui d’un assistant délégué à organiser, communiquer, coordonner, piloter, suivre, reporter.
Le PM pourra avoir recours à la matrice de RACI pour l’affectation des rôles des ressources.

Le scénario d’un projet dans lequel la MOA confie le projet au PM et réapparaît pour la recette finale implique, au lancement du projet, la remise par la MOA d’un cahier des charges exhaustif et détaillé. Le monstre du Loch Ness, beaucoup en parlent, peu l’ont vu !