Comment réguler sa fonction « chef de projet » au quotidien

Dans les organisations de taille intermédiaire, nous constatons très souvent que le titre de chef de projet s’apparente plus à un titre honorifique qu’une responsabilité véritable affublée de moyens pour l’assumer.

Dans ces structures, qui plus est, le chef de projet se voit affecté au pilotage et suivi de multiples projets parallélisés.
Il doit en outre et en complément assurer sa fonction initiale, ou alterner entre rôle de chef de projet et celui de ressource.

Dans ce type de scénario, l’une des principales difficultés pour l’individu est d’équilibrer sa charge de travail entre ses multiples casquettes.
La question récurrente est : « Quel temps dois-je passer au suivi de mes projets ? »

Selon différents abaques méthodologiques, on peut considérer que le temps que le chef de projet doit affecter correspond entre 10 et 20% du nombre de jours total du projet. Bien entendu, cette charge n’est pas constante entre les projets, ni selon les phases du projet.

Le curseur du pilotage par le chef de projet sera le plus souvent ajusté selon le niveau de risque encouru.

Graphes affichés sur l'écran du chef de projet

Un projet novateur demandera probablement plus d’engagement de la part du chef de projet qu’une évolution fonctionnelle d’un système existant.

De même, au sein d’un projet, la présence du chef de projet sera variable selon la criticité des phases ou de l’impact des incidents rencontrés.

Mais comment savoir si le dosage « chef de projet » est le bon ?

Un indicateur très simple permet de déterminer si le temps consacré est le bon.

Si, à la question posée par la MOA « Comment se passe le projet ? », le chef de projet ne peut répondre que d’une formule laconique du type « Globalement ca se passe pas mal ! », le temps alloué à la fonction chef de projet est largement insuffisant.

Un chef de projet qui suit ses affaires correctement formulera une réponse claire et quantifiée du type « On est en retard de 10 jours sur l’objectif du à des problèmes rencontrés sur l’intégration de la fonction  de sécurité ».

En résumé, tant que le chef de projet n’a pas une vision claire et précise de la situation du projet, il doit se mettre à la tâche.