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Diageo, Maersk, Versuni et Fitcoin choisissent les innovations clés en main de SAP pour révolutionner leur business model et accélérer la transformation.

SAPPHIRE Barcelone — Mercredi 24 mai 2023 – Aujourd’hui, à l’occasion du salon SAP SAPPHIRE à Barcelone, en Espagne, SAP SE (NYSE : SAP) a dévoilé une série de partenariats stratégiques avec des entreprises internationales illustrant la manière dont SAP transforme leurs modèles d’entreprise, améliore la qualité de l’expérience client, crée les fondations pour l’innovation et la croissance, et promeut positivement le bien-être physique et mental grâce au lancement d’une plateforme de bien-être en entreprise.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des annonces.

 

Diageo réalise son plus gros investissement technologique pour standardiser ses pratiques dans le monde entier 

Diageo, producteur de Guinness, Smirnoff et Johnnie Walker, s’est associé à SAP et IBM Consulting dans le cadre d’un programme de plusieurs millions de dollars. Cela constitue le plus gros investissement de Diageo dans sa technologie et ses services à ce jour.

Le programme pluriannuel aidera Diageo à :

  • Améliorer l’interaction entre les clients et les fournisseurs, grâce à la mise en œuvre de solutions d’automatisation et de flux de travail avancés.
  • Transférer l’organisation mondiale vers une plateforme opérationnelle unique, en améliorant l’efficacité de l’architecture informatique et de son modèle de soutien technologique.
  • Transformer les rapports de performance, afin d’obtenir une meilleure vision pour maximiser les opportunités commerciales.
  • Poursuivre la numérisation de son environnement de contrôle et de conformité, afin de rendre l’entreprise plus robuste et plus résistante.
  • Adopter des modes de fonctionnement standardisés permettant une plus grande agilité et une plus grande flexibilité dans la manière dont Diageo répond aux tendances émergentes du marché.

 

Diageo mettra en oeuvre le nouveau modèle basé sur le cloud, RISE with SAP S/4HANA Cloud, dans 180 pays, en veillant à ce que son infrastructure informatique soit simplifiée et prise en charge de manière unifiée.

Ce programme de transformation positionnera Diageo à la pointe des prestations de services clients et améliorera sa résilience dans un contexte où les attentes des consommateurs mutent et où le contexte économique est en évolution constante, créant les bases d’une entreprise prête à faire face aux défis d’avenir. Cet effort de normalisation et d’automatisation permettra à Diageo de suivre les commandes de ses clients en temps réel à l’échelle mondiale, et d’identifier de nouvelles opportunités commerciales dans les secteurs on trade et off trade.

IBM Consulting, partenaire de longue date de SAP et de Diageo, a été sélectionné pour diriger la mise en œuvre de RISE avec SAP S/4HANA Cloud.

 

Maersk utilise SAP Business Technology Platform pour accélérer sa transformation stratégique

La plus grande société de transport maritime par conteneurs au monde a réalisé des progrès significatifs dans sa transformation numérique en utilisant SAP Business Technology Platform pour accélérer son orientation stratégique ainsi que pour automatiser, accroître l’efficacité et la facilité d’utilisation des processus de gestion.

Avec un large éventail de domaines d’activité, notamment le transport maritime par conteneurs, les terminaux portuaires, la logistique et la chaîne d’approvisionnement, Maersk, dont le siège est au Danemark, exploite plus de 700 navires et couvre environ 343 ports dans plus de 100 pays à travers le monde. D’un point de vue stratégique, Maersk est en train de passer du statut de compagnie maritime à celui de fournisseur de chaîne d’approvisionnement de bout en bout.

Concrètement, Maersk a utilisé SAP BTP pour développer et mettre en œuvre des applications et des solutions dans des domaines tels que :

  • Gestion du crédit client : Auparavant, le processus comportait beaucoup d’activités manuelles, ce qui pouvait entraîner des erreurs et des retards. Désormais, Maersk utilise SAP BTP pour automatiser et personnaliser son processus de gestion du crédit client.
  • Rapprochement des comptes fournisseurs : Maersk a utilisé la plateforme d’automatisation de SAP BTP et l’automatisation intelligente des processus robotiques (SAP iRPA) pour effectuer des actions automatisées telles que l’analyse des courriels et l’extraction des pièces jointes, la conversion des données non structurées en données structurées et l’intégration d’une logique de validation dans les procédures au sein de la plateforme SAP BTP, réduisant ainsi les processus manuels dans les centres de services partagés de Maersk.
  • Garanties de trésorerie : Auparavant, ce processus nécessitait beaucoup de papier et pouvait entraîner des problèmes de qualité des données, ce qui entraînait des retards. Désormais, grâce à SAP BTP, Maersk a automatisé le processus et créé deux rôles spécifiques : le demandeur de garantie bancaire et l’approbateur. La solution comprend également l’intégration avec des banques externes.
  • Libération du fret par le client : Maersk a également des clients qui sont des clients de fret, c’est-à-dire qu’ils paient avant que le fret ne soit libéré. Cela nécessite un processus très délicat pour s’assurer que le paiement ait été reçu avant que la cargaison ne soit libérée. Le processus est déclenché par plusieurs systèmes back-end. Grâce à l’IA intégrée et à l’automatisation des processus dans SAP BTP, le paiement est associé à la facture, au document de transport et aux opérations de dédouanement du conteneur. Maersk a créé un quota de confiance IA qui autorise automatiquement si tout est correct à 100 %.
  • Planification et analyse : L’ensemble de la finance, de la planification et de l’analyse de Maersk est en train d’être transféré vers SAP Analytics Cloud. Cela permet à Maersk de fournir une planification et une analyse financières de bout en bout, y compris la budgétisation et les prévisions.

 

Versuni crée une base solide pour l’innovation et la croissance avec SAP et TCS

Versuni, qui regroupe les marques d’appareils électroménagers les plus renommées au monde, s’est engagé dans la refonte de son architecture technologique en 18 mois. Avec RISE with SAP et Tata Consultancy Services (TCS) comme partenaire stratégique, Versuni a migré vers un environnement SAP complet dans 55 pays et dans les temps impartis, et ce, avec SAP S/4HANA comme base pour l’innovation et la croissance.

Versuni a été confronté à un défi de taille. En l’espace de 18 mois seulement, il fallait créer une base solide – un “minimum viable product” – pour les opérations et la croissance de l’entreprise. Pour y parvenir, Versuni a lancé le programme Exuviate. Il s’agit d’une référence au processus par lequel les animaux tels que les insectes, les reptiles et certains mammifères se débarrassent de leur vieille peau ou coquille trop étroite pour les laisser se développer. Le programme était basé sur les principes “SAP, unless” et “cloud, unless”, et utilisait RISE with SAP pour faire la transition vers l’ERP dans le cloud. L’objectif est de créer une entreprise axée sur le numérique, qui stimule l’innovation et la croissance grâce à une prise de décision fondée sur les données.

Versuni, qui s’appuie sur SAP depuis plus de 30 ans en utilisant la suite d’applications de SAP, a bénéficié de processus intégrés de bout en bout, d’une gestion robuste des données et d’analyses avancées et d’intelligence artificielle. Ces composants sont essentiels pour stimuler l’innovation, l’efficacité opérationnelle et offrir de meilleures analyses.

Le plus grand défi consistait à établir les fondations nécessaires à la gestion et à l’expansion de l’entreprise dans un délai très serré de 18 mois. Versuni a remplacé ou supprimé tous les systèmes, de la messagerie électronique à la comptabilité, du marketing à la production et de la chaîne d’approvisionnement aux services de relation avec les clients. Il s’agissait du plus grand programme de ce type, où que ce soit et dans n’importe quel secteur d’activité.

Le programme comprenait la mise en œuvre de 40 nouveaux réseaux, le remplacement de 4 700 ordinateurs portables et de bureau, plus de 60 nouvelles applications dans le cloud, la migration de plus de 300 objets de données, la refonte de 400 rapports et de 3 500 processus. Versuni a réussi à passer à la SAP Best of Suite dans les délais impartis. Le 1er mai 2023, Versuni a mis en service ce nouvel environnement à l’échelle mondiale en une seule fois.

 

Fitcoin lance un projet pilote avec l’Université de Californie

Fitcoin a lancé une plateforme de bien-être développée sur la base de la technologie SAP qui permet de gagner une monnaie virtuelle en pratiquant une activité sportive. Cette monnaie est échangeable contre des récompenses destinées à améliorer la santé de ses usagers. La plateforme de bien-être  Fitcoin business, qui promeut positivement le bien-être physique et mental, démarre un projet pilote avec l’UC Davis, qui fait partie de l’université de Californie.

Le concept de Fitcoin est intelligent et innovant. Les utilisateurs épargnent une monnaie numérique (Fitcoins) via une application sur leur smartphone, accumulable en réalisant des exercices sportifs comme de la marche et du vélo. Les utilisateurs peuvent ensuite échanger les Fitcoins épargnés contre des récompenses saines qu’ils choisissent eux-mêmes dans le catalogue Fitcoin en ligne sur leur smartphone.

 

Christian Klein, PDG de SAP, conclut : “Partout dans le monde, la réussite de nos clients dépend de leur capacité à innover pour surmonter les bouleversements de marché, l’évolution des cadres réglementaires et les pénuries de compétences. Les partenariats que nous avons dévoilés à l’occasion de SAP SAPPHIRE illustrent le rôle que notre technologie révolutionnaire joue chaque jour pour aider nos clients à prospérer. Qu’il s’agisse d’automatisation axée sur la connaissance, de simplification de plateforme technologique, d’amélioration de l’expérience client ou de celle des employés, nous sommes là pour aider nos clients à relever les défis auxquels ils sont confrontés”.

 

Guide des actualités SAP SAPPHIRE 2023

Plus de détails sur les nouveautés, les lancements et les annonces dans le Sapphire News Guide.

Visitez le SAP News Center. Suivez SAP sur Twitter @SAPNews.

FIN

A propos de SAP en France

La stratégie de SAP est d’aider chaque organisation à fonctionner en « entreprise intelligente » et durable. En tant que leader du marché des logiciels d’application d’entreprise, nous aidons les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à opérer au mieux : 87 % du commerce mondial total est généré par nos clients. Nos technologies de Machine Learning, d’Internet des objets (IoT) et d’analyse avancée aident nos clients à transformer leurs activités en « entreprises intelligentes ». SAP permet aux personnes et aux organisations d’avoir une vision approfondie de leur business et favorise la collaboration pour qu’ils puissent garder une longueur d’avance sur leurs concurrents. Nous simplifions la technologie afin que les entreprises puissent utiliser nos logiciels comme elles le souhaitent, sans interruption. Notre suite d’applications et de services end-to-end permet aux clients privés et publics de 25 secteurs d’activité dans le monde entier, de fonctionner de manière rentable, de s’adapter en permanence et de faire la différence. Grâce à un réseau mondial de clients, de partenaires, d’employés et de leaders d’opinion, SAP aide le monde à mieux fonctionner et à améliorer la vie de chacun.

 

Pour plus d’informations, visitez le site www.sap.com.

Contact presse – Sylvie Léchevin – sylvie.lechevin@sap.com – sap@the-arcane.com

 

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Source de l’article sur sap.com

Paris, le 28 février 2023. SAP (SAP:SE) et Trustpair, deux experts en technologie et digitalisation des services financiers, ont mené une étude avec OpinionWay pour sonder la complexe situation des fraudes au virement contre les ETI et grands groupes en France, auprès de ceux qui la connaissent le mieux : les Directions Financières et les Responsables Trésorerie des grandes entreprises en France.

 

La moitié des entreprises en France a subi une attaque à la fraude bancaire en 2022, dont 50% ont abouti.

54% des entreprises ont constaté en 2022 une augmentation du nombre d’attaques par rapport à 2021, avec 23% des attaques ayant abouti.

Le nombre de tentatives de fraudes bancaires est en moyenne de 2,1 tentatives par entreprise, avec une légère tendance majoritaire pour les entreprises de plus de 5 000 employés : 2,4 en moyenne et 1,9 pour les autres.

Si 3% des victimes ont du mal à évaluer, à l’issue d’une attaque, la perte réelle, il n’en reste pas moins qu’en 2022, une tentative sur deux de piratage est fructueuse.

 

La fraude au virement en 2022, le cas d’école

Alors que 50% des entreprises témoignent d’une tentative de fraude au virement, 31% déclarent avoir subi plus d’une tentative de ce type en moins d’un an. Ce chiffre atteint même 40% pour les entreprises de plus de 5 000 salariés, preuve supplémentaire que – sur la fraude au virement – les grandes entreprises restent la cible favorite des escrocs, tandis que les plus petites structures souffriront d’attaques d’un autre genre.

 

De réels impacts financiers pour les victimes

71% des attaques concernent des sommes inférieures à 100K€ et représentent 85% des attaques à l’encontre des entreprises de moins de 5 000 employés.

La majorité des fraudes se concentre sur des sommes comprises entre 50K€ et 100K€ (26%) et cible tout particulièrement les entreprises de moins de 5 000 personnes, plus d’un tiers des menaces totales. Les structures de plus de 5 000 employées quant à elles, vont connaître 14% de fraudes dépassant les 300K€.

Si les interrogés nous rapportent que pour la majorité (91%), les sommes ont été récupérées, seul 26% indiquent avoir retrouvé la totalité des montants, engendrant un réel impact financier sur les petites et moyennes structures.

 

Des attaques, aux typologies variées, qui nécessitent une sensibilité plus exacerbée

La versatilité des tentatives de fraudes constitue l’un des leviers clés de réussite. Pour cette raison, les quatre typologies de fraudes les plus souvent évoquées sont :

  • La fraude aux faux clients (39 %)
  • La fraude à la fausse facture (37%)
  • La fraude au RIB (36%)
  • La fraude au Président (34%)

 

90% des interrogés sont d’accord ou particulièrement d’accord avec le fait que le risque global de fraude au virement augmente d’année en année, et 91% s’accordent sur le fait que la lutte contre ce type de fraude doit dorénavant représenter une priorité pour leur structure.

Patrice Vatin, Head of Customer Advisory Finance & Risks, SAP France indique: « Notre perception des risques grandit car les menaces sont tangibles et nous sommes de plus en plus témoins de leurs externalités. Néanmoins, il est nécessaire de ne pas négliger toutes les menaces qui restent invisibles. Les études démontrent que nous avons tendance à minimiser les risques, or nous devons nous appliquer à autant adresser ces enjeux dissimulés, que ceux qui sont d’ores et déjà en œuvre. Il faut mettre en place des outils de contrôle continu intégrés à l’ERP, mais aussi une gouvernance entre les différentes équipes pour gérer les risques. 50% des entreprises ont été victimes de fraudes en 2022, mais 100% peuvent être des cibles. »

Baptiste Collot, Président et co-fondateur de Trustpair témoigne : « Le risque de fraude ne s’est pas atténué ces dernières années, loin de là. En cause une asymétrie de moyens qui se creuse entre l’attaque et la défense. Pour autant, la sensibilité des entreprises à ces risques a évolué. Le lien entre fraude et cyber-attaque est bien mieux identifié, les corporates sont davantage éduqués et ont une meilleure idée de comment l’adresser. La réponse réside dans une complémentarité des ressources, où le digital vient en support de l’humain pour lui permettre de se focaliser sur le bon niveau de risque. »

 

Découvrez l’intégralité de l’étude ici  

 

Méthodologie :

Étude réalisée auprès d’un échantillon de 151 DAF et responsables de trésorerie d’entreprise de plus de 250 salariés :

  • 125 Responsable / Directeur Administratif et/ou Financier (DAF)
  • 26 Responsable / Directeur de la trésorerie

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Source de l’article sur sap.com

Il existe des centaines de systèmes ERP parmi lesquels choisir, avec un large panel de fonctionnalités, de points forts, de points faibles, d’applicabilité et de tarifs. Si cela peut sembler intimidant, un processus méthodique de comparaison des ERP peut guider votre équipe vers la bonne décision dans un délai raisonnable.

La méthodologie décrite ici, éprouvée, peut vous aider à trouver la solution qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Elle peut sembler basique mais les entreprises qui se mettent en quête d’un fournisseur ERP sans suivre ces étapes logiques sont souvent confrontées à des retards, coûts supplémentaires et à une personnalisation inutile. Au contraire, les entreprises qui appliquent les meilleures pratiques gagnent généralement en fluidité dans le processus de sélection et dans les implémentations subséquentes. Elles peuvent ainsi profiter plus rapidement des avantages d’un système ERP moderne et être plus compétitives à l’ère du numérique.


Une méthodologie en 5 étapes pour évaluer les systèmes ERP

Une fois la décision prise de remplacer un ancien système ERP, la première étape consiste à monter une équipe pour piloter le processus de comparaison, de sélection et d’implémentation du logiciel ERP. L’équipe commence son travail par l’élaboration d’un plan initial, qui est plutôt à ce stade une stratégie générale.

Le processus de sélection d’un fournisseur ERP se déroule en cinq étapes :

  1. Définition des besoins en matière d’ERP
  2. Appel d’offres
  3. Evaluation de pré-sélection
  4. Comparaison des ERP et évaluation détaillée
  5. Décision finale et contrat

Diagramme illustrant les 5 principales étapes du processus d'évaluation d'un ERP


1.      Définition des besoins en matière d’ERP

Vous devrez transmettre des informations concernant votre entreprise et ses besoins à vos fournisseurs ERP potentiels afin qu’ils puissent configurer, packager et tarifer correctement la solution appropriée. Commencez par identifier les principales ressources en ligne, telles que les démonstrations de produits et les blogs, qui racontent l’histoire de votre entreprise.

Décrivez votre entreprise et ses processus de manière générale plutôt que de créer de longues listes de besoins et processus spécifiques. Informez les fournisseurs de la taille de votre entreprise, de son volume d’activité et de transactions, de la complexité des différents processus et de toute caractéristique ou facteur spécifique. Concentrez-vous sur les critères et processus qui donnent à votre entreprise son avantage concurrentiel. Ce sont ces éléments qui différencieront les systèmes et qui vous permettront d’examiner de près la façon dont chacun peut être configuré pour les prendre en charge.

Indiquez les éléments que vous aimez dans votre système actuel. En effet, vous voudrez que votre nouveau système les gère au moins aussi bien. De même, indiquez les choses que votre système actuel ne fait pas (ou mal). Signalez les applications, fonctions ou modifications personnalisées qui doivent être prises en charge par des fonctionnalités standard ou une personnalisation simple du nouveau système (et non une modification). En d’autres termes, concentrez-vous sur les éléments qui sont uniques à votre entreprise et partez du principe que les éléments de base se feront d’eux-mêmes (vous vérifierez cette hypothèse lors des démonstrations et des évaluations finales).

« Concentrez-vous sur les éléments qui sont uniques à votre entreprise et partez du principe que les éléments de base se feront d’eux-mêmes. »

Principaux points à retenir et conseils

Ne vous fiez pas aux listes de contrôle / vérification des ERP. Ces check-lists, une vieille pratique courante dans le secteur, ne permettent pas de départager les solutions et ne vous aident pas vraiment à faire un bon choix. La majorité des éléments figurant sur ces listes sont des fonctions et caractéristiques proposées par tous les systèmes, au moins dans une certaine mesure. Et les fournisseurs en compétition sont susceptibles de cocher « oui » dans l’interprétation la plus large de la fonctionnalité.

Choisissez les bonnes personnes pour votre équipe projet. La spécification des besoins est une tâche difficile. Elle nécessite des collaborateurs engagés, qui connaissent bien l’entreprise et qui ont du temps à consacrer au projet. Refreinez la tentation de constituer une équipe de personnes enthousiastes mais inexpérimentées.

Assurez-vous que votre appel d’offres contient les informations suivantes :

  • Présentation de votre entreprise et de ses processus
  • Ce que votre système actuel fait bien
  • Ce qu’il ne fait pas aussi bien que vous le souhaiteriez
  • Ce que vous voulez que le nouveau système fasse d’autre (classé par ordre d’importance)

2. Appel d’offres ERP

L’étape suivante consiste à envoyer un appel d’offres à un groupe sélectionné de fournisseurs. Leur nombre peut varier, mais n’oubliez pas que vous devrez procéder à un examen détaillé pour chaque réponse. L’expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs est réduit, plus les informations fournies sont détaillées et meilleures sont les réponses. Il est donc préférable d’identifier une douzaine (ou moins) des meilleurs candidats pour votre short list.

« L’expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs est réduit, plus les informations fournies sont détaillées et meilleures sont les réponses. »

En réponse, les fournisseurs d’ERP doivent proposer un système qui offre les fonctionnalités et les caractéristiques requises pour répondre aux besoins que vous avez identifiés. Les propositions contiendront également des informations sur leurs sociétés, leurs produits, leur expérience dans le domaine, les ressources qu’ils consacreront à l’implémentation, ainsi que d’autres informations destinées à gagner votre confiance.

Alors comment identifier la douzaine (ou moins) de candidats sur lesquels concentrer vos efforts de sélection ? Comment réduire la liste des centaines de fournisseurs d’ERP pour n’en retenir que quelques-uns ? Commencez par consulter les publications spécialisées qui présentent des « success stories ERP  » (gardez à l’esprit que ces publications ne vous parleront probablement pas des difficultés rencontrées ou des échecs, mettez donc ces informations en perspective). Utilisez vos contacts – par exemple associations et groupes d’entreprises – pour identifier d’autres professionnels qui ont pu avoir une expérience récente de la sélection et de l’implémentation d’un ERP.

Il existe également de nombreux annuaires en ligne, outils de sélection et services de sélection de systèmes qui peuvent vous aider à identifier les logiciels qui possèdent les fonctionnalités dont vous avez besoin et/ou les fournisseurs qui ont de l’expérience dans votre secteur.

Pour obtenir des conseils personnalisés, vous pouvez passer un contrat avec la branche conseil de votre cabinet comptable ou trouver une ressource conseil indépendante dans votre région et/ou dans votre secteur d’activité. Veillez à vérifier leurs antécédents et leurs affiliations pour vous assurer qu’ils sont réellement indépendants et pas associés à un ou plusieurs fournisseurs de systèmes ERP.

Vous pouvez choisir d’inclure certains fournisseurs de systèmes ERP qui présentent un intérêt pour d’autres raisons. Peut-être qu’un ou plusieurs de vos clients les plus importants utilisent un système ERP et vous ont encouragé à utiliser le même système. Ou peut-être que votre société fait partie d’une grande entreprise ou d’un groupe qui a opté pour une plateforme ERP donnée. Demandez une proposition au fournisseur recommandé puis évaluez toutes les propositions de manière équitable et impartiale avant de prendre votre décision.

Principaux points à retenir et conseils

Veillez à ce que toutes les parties prenantes définissent leurs besoins. Votre appel d’offres doit inclure les contributions de toutes les parties prenantes. Dans le cas contraire, vous risquez de choisir un système ERP qui ne sert que certaines fonctions de votre entreprise, obligeant les autres départements à investir dans des systèmes autonomes. Évaluez les systèmes qui fonctionnent pour l’ensemble de l’entreprise et utilisez le calendrier de déploiement pour livrer les modules prioritaires en premier.

Faites attention au classement des besoins. Souvent, l’appel d’offres est divisé en domaines fonctionnels avec des sections à remplir par chaque service. Chaque département – qu’il s’agisse des RH ou des opérations – fait généralement un excellent travail de classement des fonctionnalités pour son unité opérationnelle, mais ses priorités peuvent ne pas correspondre aux objectifs globaux de l’entreprise. C’est à votre équipe projet d’ajuster les priorités dans une perspective plus large. Quelles sont les fonctionnalités vitales, importantes ou simplement souhaitables ?

Vérifiez la disponibilité effective des fonctionnalités. Les sociétés de logiciels ont d’excellents départements marketing ; certaines vendent des produits qui n’ont pas été entièrement développés et testés. Faites des recherches sur les fonctionnalités « à venir dans une prochaine version » par rapport à celles qui sont utilisées dans les références actuelles. Il est tout à fait envisageable de prendre en compte les fonctionnalités en cours de développement – mais ne pariez pas tout votre projet sur des fonctionnalités à venir si elles sont essentielles.

Évaluez vos processus. Les processus intégrés dans les ERP packagés sont considérés comme étant conformes aux « meilleures pratiques ». Les consultants et les experts de l’implémentation d’ERP vous diront qu’il est presque toujours préférable de modifier la procédure pour l’adapter au logiciel (en tenant compte de la dimension « meilleure pratique ») que de modifier le logiciel pour l’adapter à la procédure existante. Toutefois, c’est à vous de prendre cette décision. Mais n’oubliez pas que les nouveaux processus peuvent être à l’origine des progrès et des avantages que vous tirez d’un nouveau système. N’oubliez pas non plus que tous les logiciels ERP modernes sont personnalisables. Vous disposez donc d’une grande souplesse pour modifier l’affichage, les procédures, les caractéristiques des données et leur traitement, et bien d’autres choses encore – sans modifier le code.

Tenez compte du retour sur investissement de votre ERP. La plupart des entreprises exigent une analyse du retour sur investissement (ROI) comme condition préalable à l’autorisation et au financement de tout projet majeur. Comme son nom l’indique, il s’agit de la somme des coûts liés à l’achat et au déploiement du nouveau système, plus la différence des coûts d’exploitation par rapport à ceux du système existant. Le ROI tient également compte des avantages qui s’ajoutent aux économies directes, notamment l’amélioration du rendement, du service à la clientèle et de la productivité au travail.


3.      Evaluation de pré-sélection

L’évaluation se déroule en deux phases. Au cours de la première phase, toutes les propositions sont évaluées pour voir dans quelle mesure elles correspondent à votre environnement et aux exigences décrites dans votre appel d’offres (cette phase ne comprend pas la comparaison des fournisseurs, qui relève de la deuxième phase d’évaluation).

L’objectif à ce stade est d’écarter les offres qui ne remplissent pas vos critères et de classer celles qui semblent convenir. Il en résulte une short list des meilleures propositions. Celles-ci, et seulement celles-ci, seront soumises à une évaluation détaillée jusqu’à la sélection finale.

Si vous devez examiner de nombreuses réponses, les détails auront tendance à se brouiller et il vous sera difficile de vous souvenir des réponses particulièrement solides (ou celles insuffisantes) et dans quels domaines. Une échelle de notation numérique peut vous aider à ne pas perdre le fil et à documenter votre processus de décision. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider lors de cette étape de documentation :

  • Mettez en place un formulaire ou une feuille de calcul agencée de manière à ce que les évaluateurs puissent noter chaque proposition en fonction des principaux critères que vous avez spécifiés. Demandez à chaque examinateur d’attribuer une note à chaque critère d’évaluation (l’échelle peut être de un à dix, de un à cinq, de un à trois, ou tout autre niveau de granularité que vous jugez approprié). Vous pouvez avoir autant ou aussi peu d’examinateurs que vous le souhaitez.
  • Laissez de la place pour des notes et des questions, pour le suivi. Vous pouvez demander des éclaircissements à ce stade ou attendre l’évaluation détaillée des propositions présélectionnées. Attribuez un coefficient à chaque critère en fonction de l’importance de la fonction ou du processus pour votre entreprise.
  • Multipliez la note donnée par chaque évaluateur par le coefficient de chaque critère et calculez une note globale pour chaque fournisseur. Le plus souvent, plusieurs d’entre eux se classeront en haut de l’échelle, plusieurs autres un peu plus loin dans le classement, et quelques-uns ne seront pas retenus. Vous devriez maintenant avoir votre short list de finalistes – idéalement trois à cinq candidats – pour l’évaluation finale.
  • Il y a de bonnes chances que vous puissiez identifier les meilleurs candidats, mais si ce n’est pas aussi clair, revenez aux évaluations individuelles et discutez-en avec l’équipe.

Principaux points à retenir et conseils

Traitez chaque fournisseur potentiel de la même manière. N’acceptez pas de démonstrations en direct, de réunions spéciales en présentiel ou de visites sur place, à moins que vous ne soyez prêt à offrir la même possibilité à tous les fournisseurs. Il est important de maintenir des règles du jeu équitables. Une technique courante consiste à organiser une « conférence des candidats » dans vos locaux pour faire visiter les lieux à tous les fournisseurs potentiels et répondre à leurs questions (devant tout le monde).

N’oubliez pas qu’une proposition est un document de vente. Les réponses contiendront les informations que vous avez demandées et bien plus. Partez du principe que toutes les affirmations sont véridiques ; vous pourrez vérifier la plupart, sinon toutes, au cours du processus d’évaluation. Mais sachez que les auteurs de la proposition répondront à vos questions de manière à présenter leurs produits sous le jour le plus favorable.

Recherchez les valeurs aberrantes. Accordez une attention particulière aux critères pour lesquels les notes varient considérablement. Si un évaluateur donne une note très élevée à une proposition pour un critère et qu’un autre évaluateur lui donne une note très basse, cela vaut la peine d’en discuter. Interrogez les deux évaluateurs de manière constructive pour savoir ce que chacun pensait. Il est probable que l’un ou l’autre ait remarqué quelque chose que les autres n’ont pas vu ou n’ont pas considéré comme important. À la suite de ces discussions, vous souhaiterez peut-être ajuster les notes pour un critère spécifique, ce qui pourrait modifier le classement général.


4. Comparaison des ERP et évaluation détaillée

Une fois que vous avez identifié trois à cinq finalistes, il est temps de vous mettre au travail pour vérifier leurs affirmations et valider leurs références.

Comment commencer votre évaluation

  • Prenez contact avec chacun des fournisseurs potentiels et annoncez-leur la bonne nouvelle : ils ont été retenus dans la short list ! (Il n’y a pas de mal à leur dire combien il y a d’autres finalistes et même à leur faire savoir avec quelles entreprises ils sont en concurrence, si vous êtes à l’aise pour le faire).
  • Dans certains cas, vous pouvez également leur demander d’affiner leurs propositions.
  • Discutez avec les utilisateurs actuels du système (ou rendez-leur visite), de préférence ceux de votre industrie (ou d’un marché comparable) et de la taille de votre entreprise.
  • Obtenez des références si les éditeurs ne les ont pas déjà fournies (les fournisseurs peuvent hésiter à fournir des références pour des raisons de concurrence. Mais vous devez insister. Rassurez-les sur le fait que vous signerez et respecterez les accords de non-divulgation).

Comment gérer les démonstrations

C’est également le moment d’inviter les candidats présélectionnés à effectuer des démonstrations détaillées de leurs systèmes – mais vous devez contrôler ces démonstrations.

  • Fournissez à chaque candidat un script ou une liste des fonctionnalités que vous souhaitez voir bien avant la démonstration prévue. Tous les fournisseurs potentiels devraient recevoir la même liste.
  • Permettez-leur de montrer les fonctions spéciales qu’ils souhaitent mettre en avant uniquement après vous avoir montré les fonctions et les processus décrits dans l’appel d’offres.
  • Assurez-vous que votre script ou votre liste inclut les exigences spécifiques identifiées à l’étape 1. Les systèmes ERP traitent les processus courants de la même manière ; ce sont les exceptions qui posent problème (par exemple, la possibilité d’entrer des commandes pour des articles qui ne sont pas en stock, de vendre des articles dans des packages, des kits ou des ensembles, ou encore la prise en charge d’un processus spécifique de rapprochement des factures).
  • Pendant la démonstration, vous voudrez voir comment le logiciel peut être configuré et adapté pour prendre en charge vos processus et procédures uniques. Cela dit, restez ouvert d’esprit dans la mesure où vous pourriez découvrir certaines meilleures pratiques dans ces fonctions standard qui amélioreraient les opérations et les résultats de votre entreprise.
  • Dans l’idéal, le démonstrateur sera en mesure de montrer le fonctionnement du système en utilisant vos propres données. Ce n’est pas toujours possible, mais lorsque c’est le cas, cela vous donnera une bien meilleure idée de la façon dont le système fonctionnerait dans votre environnement.

Principaux points à retenir et conseils

Ne vous laissez pas éblouir par les démonstrations. Les professionnels qui font la démonstration des logiciels sont généralement très expérimentés et ont une forte personnalité. Leur objectif est de vous convaincre et de vendre leur logiciel. Ne vous laissez pas distraire par la personne ou le discours de vente, aussi captivant soit-il. Concentrez-vous sur le fond.

Tirez le meilleur parti des visites de référence. Sélectionnez avec soin les visites que vous souhaitez faire. Passez un bref appel à votre interlocuteur pour vous assurer qu’il a bien déployé le logiciel et qu’il a obtenu les avantages promis. Convenez de ce qu’il vous montrera et des personnes que vous rencontrerez au cours de la visite. Une fois sur place, jugez soigneusement si leur succès est reproductible dans votre environnement. Posez également les questions difficiles : « Quelles ont été vos plus grandes surprises ? » et « Si c’était à refaire, que feriez-vous différemment ? ».

Continuez à poser des questions. Encouragez votre équipe à poser des questions, ne serait-ce que pour clarifier les réponses. Faites-le lors de l’examen de l’appel d’offres et pendant les démonstrations ; cela réduira considérablement les risques de mauvaises surprises. C’est le moment de découvrir les réponses qui ne vous plaisent pas – avant que les négociations ne commencent. N’oubliez pas non plus que vous obtenez vos réponses gratuitement à ce stade, alors apprenez-en le plus possible. Lorsque vous commencerez à implémenter le produit, il se peut que vous deviez attendre une assistance ou même payer des frais.


5. Décision finale et contrat

Une fois les évaluations détaillées terminées, vous constaterez probablement que deux ou trois fournisseurs répondent à vos critères. Sélectionnez celui qui, selon vous, répond le mieux à vos besoins actuels et futurs, mais n’écartez pas les autres. Faites-leur plutôt savoir qu’ils vous conviennent mais qu’ils ne sont pas votre premier choix ; cela laisse la porte ouverte au cas où vos négociations avec le meilleur candidat ne se déroulent pas comme prévu.

Vous pouvez maintenant commencer à négocier les détails du contrat avec le meilleur candidat. La plupart des entreprises savent comment cette étape est « censée fonctionner ». Mais comme pour toutes les autres étapes du processus d’évaluation et de sélection d’un ERP, vous risquez d’avoir des surprises.

Le pouvoir est de votre côté dans les négociations. Cependant, il est préférable de considérer le fournisseur comme un futur partenaire, et non comme un adversaire dans les négociations. Visez un accord équitable qui incite les deux parties à déployer le système de manière efficace et à en assurer le bon fonctionnement.

Chaque aspect de l’implémentation du système et du maintien de l’assistance doit être discuté et documenté – en détaillant le prix, la personne responsable et, dans certains cas, le temps nécessaire. Le contrat comporte de nombreux aspects, dont notamment (mais pas exclusivement) :

  • L’achat initial, la location ou la licence du matériel et des logiciels.
  • L’implémentation du matériel et des logiciels (en précisant ce qu’englobe le mot ‘ »implémentation »).
  • Coût et calendrier de la simulation d’implémentation (avant ou après le paiement du logiciel).
  • Coûts de formation initiale et continue
  • Maintenance continue du matériel et des logiciels (et à quel niveau).
  • Conversion des données et intégration à d’autres systèmes
  • Mise en réseau et sécurité
  • Personnalisations (initiales et avec les versions futures)

Principaux points à retenir et conseils

N’annoncez pas votre sélection finale avant les négociations. À la fin de la phase d’évaluation détaillée, l’équipe peut vouloir déclarer un « gagnant ». Cependant, informer le candidat principal qu’il est « l’élu » n’est pas dans l’intérêt de votre entreprise. Il n’est pas rare d’avoir des surprises au cours du processus de négociation et vous devrez peut-être revoir votre choix.

Planifiez à long terme. Lors du démarrage, veillez à examiner attentivement les coûts à long terme afin que vos estimations soient correctes et que vous ne faussiez pas les chiffres du retour sur investissement de l’ERP. Certains fournisseurs offrent davantage de services gratuits pendant une période plus longue et d’autres peuvent confier leur assistance à long terme à une entreprise qui facture à l’appel. Certains fournisseurs fixent un plafond pour l’augmentation des tarifs annuels de maintenance ou d’abonnement, mais beaucoup ne le font pas. D’autres vendent un abonnement SaaS (Software-as-a-Service) à bas prix, qu’ils augmentent considérablement après quelques années. Certains fournisseurs proposent une mise à jour annuelle, mais ne fournissent aucune assistance réelle lors du processus de mise à jour. Posez des questions et obtenez des réponses écrites pour être sûr de bien appréhender vos coûts à long terme.


L’importance de l’équipe projet

Le facteur le plus important pour le succès du processus d’évaluation du système ERP est l’équipe projet. Cette équipe doit être constituée très tôt et doit être le moteur de l’élaboration, de la diffusion et de l’évaluation de l’appel d’offres et de la sélection du nouveau système ERP.

D’après notre expérience, lorsque les équipes sont au milieu d’une investigation et d’une évaluation détaillées, elles prennent souvent des raccourcis. Mais si votre équipe projet suit ces cinq étapes et prête attention aux enseignements tirés, elle sera en mesure de trouver la solution optimale pour répondre aux exigences de votre entreprise, maintenant et pour l’avenir.


Publié en anglais sur insights.sap.com

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Source de l’article sur sap.com

Vous pourriez supposer que, lorsqu’il s’agit de faire son choix de garder leurs organisations en cours d’exécution en douceur et sur le budget, les financiers, les décideurs sont de faire ces choix sur la base de données claires et leur confiance dans les données. Comme il s’avère, ce n’est pas toujours exacte hypothèse.

Une récente enquête menée par SAP d’Accord et Kelton Mondiale a montré que 59 pour cent des financiers décideurs de travail dans l’etat, la ville et le gouvernement local et de l’enseignement supérieur croire les outils financiers et les systèmes utilisés dans leurs organisations sont sujettes à l’erreur, et 68% d’avoir à prendre des décisions sans une visibilité complète sur les informations nécessaires. Beaucoup de ces dirigeants admettre que la fraude, le gaspillage et les abus sont les défis à relever leurs organisations face et que leur vulnérabilité à ces types de risques est à la hausse:

  • Les deux tiers des répondants admettent que la fraude, le gaspillage et les abus sont les défis de leur organisation est actuellement confrontée.
  • Plus du quart des répondants déclarent que leur vulnérabilité aux risques de fraude et d’abus augmenté dans la dernière année.
  • Environ un tiers-dire le nombre d’inexactitude des rapports de dépenses et les factures soumises a augmenté au cours de la dernière année.

Inexacte de Prise de Décision Conduit à des Risques

La vérité est, il est arrivé aux meilleurs d’entre nous. Nous pouvons tous susceptibles souviens d’une fois où nous avons pris une décision sans avoir les informations de base nécessaires pour le faire, et que la décision peut ne pas avoir produit le plus de résultats favorables.

Pourquoi? Afin de prendre de bonnes décisions d’affaires et d’éviter de regrettables erreurs, nous avons besoin d’accéder à toutes les informations optimal de sorte que nous n’avons pas à l’aveuglette.

Les dommages à la réputation de mauvais de prise de décision peut être catastrophique pour un secteur public de l’organisation potentiellement conduisant à une diminution du financement et de la confiance.

Une récente étude de l’Association of Certified fraud Examiners (ACFE) a identifié le haut de la fraude dépenses que les entreprises et les organismes gouvernementaux à engager. Elles comprennent:

  • Cinq pour cent d’une organisation typique, les revenus annuels sont perdus à cause de la fraude
  • Quatre-vingt-neuf pour cent des cas de fraude impliquer le détournement de fonds, y compris rembourrage de voyage et des demandes de remboursement de frais
  • Annuel médian de la perte de US$114 000 de détournement de fonds

En dépit de ces menaces, de l’etat, la ville et le gouvernement local et de l’enseignement supérieur les décideurs sont confrontés à ces défis chaque jour. Environ un quart des répondants affirment que leur organisation a involontairement signalé incorrecte des données de budget, en raison d’inexactitudes dans les rapports de dépenses ou des factures. Et, 26% disent que leur organisation involontairement ressources allouées là où il ne devrait pas avoir à cause de l’prévoyant plus de budget qu’il a eu réellement.

Pour l’enseignement supérieur, des organisations, ces types d’erreurs peuvent avoir des effets négatifs directs sur les élèves. L’Université du Texas (UT) à Tyler récemment trouvé ses calculs pour l’ensemble de trajet de quatre ans de recherche. D’autres ont été accordées que ne l’étaient réellement prévu, et l’université a répondu par la révocation entre 50 et 60 ces bourses – longtemps après que les élèves avaient accepté à l’UT Tyler et les autres collèges, les délais ont expiré. De nombreuses admissions dirigeants estiment que ces actions contraires à l’éthique et des étudiants ont pris aux médias sociaux pour partager leurs malheureuses histoires.

Les risques liés à la réputation éprouvée par l’UT Tyler sont juste un exemple de pourquoi la précision, la visibilité et la conformité sont de la plus haute importance pour toute organisation.

La lutte contre la Fraude et l’Atteinte de la Conformité avec l’IA et l’Engagement des Employés

Pour ceux qui travaillent dans le secteur public, en ne respectant pas les règles et règlements gouvernementaux n’est pas une option. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses façons dont ces petites organisations peuvent commencer à s’éloigner de cette question – y compris par une meilleure formation des employés, une réglementation plus stricte des processus internes, et une étroite collaboration avec les chefs de l’information. En fait, le gouvernement et l’enseignement supérieur, les organisations mettent en œuvre diverses initiatives pour rester au courant.

Selon les Kelton Mondial de l’enquête, près des deux tiers (69%) ont demandé à leurs employés pour en savoir plus sur cette information ou procéder régulièrement à des vérifications (65 pour cent) pour recueillir le plus actuel de la réglementation de l’information. Plus de la moitié aussi regarder au-delà des murs de leur organisation – en particulier les pairs dans le secteur public – pour trouver les meilleures pratiques pour le respect de la conformité à la réglementation.

Dans le même temps, de mettre les technologies qui permettent simultanément d’automatiser les tâches fastidieuses et sujettes à erreur de processus comme l’audit des charges et de la facture de données, mais l’apprentissage et deviennent de plus en plus efficace au fil du temps — est la plus efficace à long-terme de la stratégie.

J’ai vanté les avantages de l’automatisation avant, mais ceux sur les lignes de front: La majorité (55%) des répondants au sondage qui ont entièrement automatisé, outils pour les notes de frais, factures, ou la gestion des déplacements à différents stades de mise en œuvre affirment que leur organisation est d’une meilleure gestion de la fraude, le gaspillage et les abus au sein de leurs organisations.

Plus loin encore, ceux qui ont complètement automatisé le processus de facturation sont environ deux fois plus susceptibles que ceux qui n’ont pas 39 pour cent contre 21 pour cent — à-dire qu’il y a eu moins d’erreurs dans ces rapports. Pima Community College à Tucson, en Arizona, est un excellent exemple d’un établissement d’enseignement supérieur qui a récolté les avantages de l’automatisation. Son processus de gestion de voyage, les dépenses et les factures utilisé pour être très manuel – avec du papier à base de demandes et remboursements étant la norme. On peut imaginer le potentiel de la marge d’erreur avec cette approche. En introduisant de nouvelles technologies et de l’automatisation de la vérification des règles, Pima pour réduire les erreurs et les violations de conformité, et à son tour augmenté l’adhésion à la politique.

Sur le Kelton Enquête Mondiale

Le Kelton Mondiale étude a recueilli les réponses de 313 financiers décideurs de travail dans l’etat, la ville et le gouvernement local et de l’enseignement supérieur pour en savoir plus sur la façon dont ces organisations sont la réduction des risques, le maintien de la conformité, et d’optimiser l’efficacité de ce qui fonctionne bien, ce que d’autres pourraient apprendre de ce que certaines organisations sont en train de faire, et où l’application de nouveaux systèmes et processus pourrait régler le temps et la précision des questions.


David Ballard est vice-président senior du Secteur Public chez SAP, d’Accord.
Cette histoire est initialement paru sur le SAP Accord des salles de rédaction.

Source de l’article sur SAP News Center

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