Avant d’aborder le sujet de l’ERP Cloud, rappelons ce qu’est un ERP. Introduit dans les années 90, le progiciel de gestion intégré (ERP) est un logiciel qui automatise les processus, que ces derniers relèvent de la finance, distribution, production, etc. Initialement, les systèmes ERP étaient souvent implémentés chez les clients, dans leurs centres de données. Ils étaient alors axés sur l’automatisation et l’orchestration des activités et des ressources internes. Au fil du temps, ils ont évolué pour s’adapter aux nouveaux besoins.

Plus récemment, la technologie cloud computing est arrivée et les logiciels ont été davantage distribués sous forme de services, via internet. L’ERP, comme beaucoup d’autres applications, a migré dans le cloud. Logiciel en tant que service (SaaS), l’ERP Cloud est disponible par abonnement plutôt qu’à l’achat. Mais l’ERP Cloud ne se limite pas à un nouveau modèle de distribution et de tarification. S’il rencontre aujourd’hui un tel succès, c’est parce qu’il aide les entreprises à prospérer à l’ère du numérique.

Pourquoi l’ERP Cloud ?

Pendant plus de 25 ans, les systèmes ERP ont apporté de la valeur aux entreprises, en les aidant à augmenter leur productivité et à obtenir une visibilité accrue. Mais le monde (et la concurrence) a changé.

La façon dont les entreprises fonctionnent et créent de la valeur est différente aujourd’hui. Elles sont d’abord sous pression pour automatiser leurs opérations. Quand elles ont déjà une certaine maturité numérique, comme beaucoup de grandes entreprises, elles cherchent à optimiser et changer leurs processus. Ainsi que des opportunités pour continuer à croître et à s’étendre. Les entreprises travaillent également davantage en réseau. Elles s’appuient sur des partenaires pour la production, distribution, gestion des ventes, le service, le support… et même pour leurs activités principales.

Ce monde globalisé et connecté exige de nouvelles technologies et systèmes, capables de gérer les opérations internes et externes, ainsi que les réseaux d’entreprises dans le monde entier. Et l’ERP Cloud rend tout cela possible, permettant aux entreprises de tirer parti des changements et d’être plus agiles.

En parallèle, les clients, de plus en plus férus de numérique, sont plus exigeants. Ils veulent des livraisons plus rapides, des offres continuellement améliorées, une fiabilité accrue et des coûts réduits.

Les anciens ERP ne peuvent plus suivre le rythme. Pourquoi ? Parce qu’ils ne s’adaptent pas facilement au changement, reposent sur une technologie à la maintenance coûteuse. Et aussi parce qu’il est peu probable qu’ils aident les entreprises à se conformer aux nouvelles réglementations.

Résultat : la plupart des anciens systèmes ERP peinent à fournir la vitesse, la flexibilité et la business intelligence nécessaires à la transformation, croissance et compétitivité des entreprises.

Comment l’ERP SaaS a-t-il évolué ?

Au début des années 2000, les applications cloud étaient surtout des solutions autonomes. Des outils de gestion de la relation client (CRM), de marketing automation, de gestion des notes de frais et des déplacements, etc.

Au milieu des années 2000, les principaux éditeurs de logiciels ont lancé leurs solutions d’ERP Cloud. Beaucoup avaient des fonctionnalités limitées et n’avaient pas été fondamentalement conçues pour le « cloud ». Une grande partie de ces solutions ont été adoptées lentement. Parce qu’elles étaient trop rigides, ne pouvaient suivre la rapidité du changement ni apporter la profondeur de fonction requise. Elles ne pouvaient pas non plus s’intégrer ou se connecter à différents systèmes ou données, limitant de fait la portée du changement et la croissance des entreprises.

Les systèmes ERP d’aujourd’hui ont considérablement changé la donne. Tout comme la courbe d’acceptation et d’adoption de l’ERP Cloud. Pourtant, il reste important de distinguer les systèmes ERP conçus pour le cloud de ceux qui simplement opèrent sur le cloud.

Pourquoi l’ERP Cloud est-il aujourd’hui si important ?

Les entreprises à forte croissance se sont souvent imposées comme des spécialistes dans leurs secteurs, grâce à des relations étroites avec leurs clients et fournisseurs, davantage de processus automatisés, et un besoin constant d’optimiser l’efficacité de leurs ressources et de passer à l’étape suivante de leur croissance. Les nouveaux environnements ont également entraîné un besoin d’innovation plus rapide. Ce qui a souvent créé un créneau pour ces entreprises, qui deviennent des spécialistes travaillant dans un petit ensemble de marchés verticaux, tels que la production de métaux pour l’aérospatiale ou les services de distribution aux restaurants.

Pour croître plus rapidement, ces entreprises doivent se développer dans de nouveaux marchés, lancer de nouveaux produits et services, faire des acquisitions et réagir aux échecs de leurs concurrents. Répondre à ces changements et saisir les opportunités au moment opportun est crucial. Un ancien système ERP rigide et difficilement extensible limitera la croissance et les changements positifs.

De même, la coopération entre les services est essentielle. Mais les systèmes de reporting indépendants – souvent basés sur des fichiers Excel, extraits de données ou systèmes cloisonnés – compliquent l’échange d’informations. Ils entraînent aussi des retards et des erreurs dans les opérations. Or, le partage efficace d’informations est vital pour prendre rapidement de bonnes décisions.

Aussi, les dirigeants sont souvent très soucieux des coûts. Et la constitution de réserves au bilan pour développer l’entreprise exige un examen du fonds de roulement, des dépenses d’exploitation et des investissements. Pourtant, de nombreux systèmes comptables hérités peinent à gérer ces détails. Et peinent aussi à se connecter au système comptable élargi ou à l’ERP. Les anciens outils et systèmes ne répondent pas aux besoins actuels, ne contribuent pas à l’efficacité opérationnelle et ne sont pas structurés ou maintenus pour répondre aux nouvelles exigences.

Enfin, si les entreprises sont promptes à adopter des solutions technologiques qui améliorent leurs opérations, beaucoup ont investi dans des solutions déconnectées pour résoudre des problèmes spécifiques à un service ou à un secteur. Ils ont par exemple investi dans des systèmes de gestion de la production (MES), de gestion des services de terrain, ou des logiciels de centre d’appels. Cette approche peut conduire à des dépenses importantes. Mais aussi à une grande complexité, lorsque ces solutions se connectent difficilement au système ERP. L’ERP Cloud, avec ses nouvelles technologies et ses avantages, change tout cela et offre une intégration harmonieuse.

Les systèmes modernes d’ERP Cloud améliorent le flux de travail grâce à des processus rationalisés, ce qui aide les entreprises à fournir un meilleur service à la clientèle, à identifier les opportunités d’upselling et à améliorer le cycle « order to cash ».

Quels sont les 10 principaux avantages de l’ERP Cloud ?

Les entreprises qui sont passées à l’ERP Cloud l’ont fait pour les avantages suivants :

1. Réduction des coûts: en tant que service par abonnement, il n’y a pas de frais initiaux pour l’achat et l’installation du matériel et des logiciels. De plus, vous réduisez les coûts informatiques et les frais de personnel. En effet, les mises à niveau et la maintenance sont prises en charge par le fournisseur. Selon le modèle de déploiement de l’ERP Cloud que vous choisissez – cloud privé ou public – les économies peuvent être significatives. Le cloud public, en particulier, permet d’importantes économies financières et de temps dans la gestion de la maintenance.
2. Implémentation rapide et flexible : la mise en place d’un ERP Cloud est très rapide. Votre fournisseur SaaS s’occupe des installations de matériel et de logiciels et met à disposition un personnel spécialisé dans la gestion des centres de données. Tout comme les applications mobiles que nous connaissons tous, la même interface utilisateur intuitive et la même expérience sont disponibles dans les applications d’ERP Cloud. Cela vous permet de saisir les opportunités en gagnant rapidement en productivité. La maîtrise des applications est rapide, l’automatisation prévaut, et le lancement de nouveaux produits dans de nouveaux secteurs et environnements devient facile.
3. Amélioration des opérations : les fournisseurs d’ERP en mode SaaS gèrent et fournissent des mises à jour continues du système. Ils améliorent les opérations, changent les processus obsolètes, introduisent des innovations, technologies et fonctionnalités qui soutiennent les meilleures pratiques. L’ERP Cloud améliore et accélère, non seulement les pratiques financières et comptables, mais les opérations dans toute l’entreprise. Et peut même s’étendre aux partenaires et aux réseaux.
4. Simplicité et automatisation : les entreprises peuvent consolider d’anciennes applications autonomes, standardiser et intégrer toutes les applications existantes et nouvelles. Elles peuvent aussi éliminer l’utilisation de systèmes déconnectés et les solutions de contournement qui existent sur les feuilles de calcul Excel. Cette synchronisation aide à réduire la complexité.
5. Nouvelles fonctionnalités : les fournisseurs de SaaS gèrent le logiciel qui est partagé par toutes les entreprises qui l’utilisent. Cela permet aux fournisseurs de développer rapidement de nouvelles fonctions, améliorations. Et de les fournir à toutes les entreprises par le biais de mises à jour continues, ainsi que plusieurs nouvelles versions plus importantes par an. Comme les mises à jour sont livrées à tout le monde en même temps, vous ne manquez jamais une opportunité comme par le passé. Lorsque vous attendiez que votre fournisseur mette à jour votre système ERP personnalisé.
6. Visibilité accrue : obtenir des insights nécessite des données et des outils d’entreprise fiables pour extraire les informations pertinentes. Les ERP Cloud modernes ont été conçus pour déverrouiller le big data. Afin que vous puissiez accéder aux informations cachées dans des ensembles de données vastes et complexes. Les bons systèmes d’ERP Cloud sont construits sur des modèles de données plus récents qui permettent un traitement en mémoire à grande vitesse, avec une architecture de données simplifiée. Et si les anciens systèmes ERP fournissent des outils de reporting, les analyses approfondies et intégrées disponibles via le cloud améliorent la prise de décision et les bénéfices dans toute l’organisation. Voir les tendances, prévoir les changements et automatiser les processus améliorent l’utilisation des ressources et, finalement, le service à la clientèle.
7. Prise en charge de l’ERP mobile : Les produits ERP en mode SaaS garantissent que l’accès aux informations pour les collaborateurs, les sous-traitants, les fournisseurs et les clients est disponible et sécurisé sur les appareils mobiles, partout et à tout moment. La mobilité ne peut pas être pensée après coup. Accéder à des interfaces modernes, conçues pour s’adapter aux écrans mobiles, est important pour les utilisateurs.
8. Accès aux nouvelles technologies : Des technologies avancées et intelligentes sont intégrées dans les solutions ERP SaaS modernes pour améliorer la productivité. Ces technologies comprennent l’Intelligence Artificielle (IA), le Machine Learning, et l’Internet des Objets (IoT). Ce dernier permet notamment à des dispositifs (machines ou capteurs) d’envoyer des données à des applications via le cloud.
9. Une sécurité renforcée : Avec les systèmes ERP Cloud, la sécurité et les sauvegardes de données sont assurées par des experts en sécurité à plein temps. Les fournisseurs de cloud computing disposent généralement de la meilleure sécurité de données qui existe. Les failles de sécurité dans les grandes et moyennes entreprises se produisent généralement avec des systèmes sur site. Cependant, une chaîne n’est pas plus solide que son maillon le plus faible. Pour éviter la vulnérabilité aux points d’intégration, les systèmes ERP Cloud doivent être complets, connectés et collaboratifs.
10. Scalabilité : Comme la croissance peut être difficile à prévoir, la scalabilité est importante. Avec une solution SaaS, vous pouvez simplement ajouter une puissance de calcul ou une capacité de stockage de données supplémentaire. Ce qui vous évite d’engager des dépenses d’investissement importantes.

BONUS : avec l’ERP Cloud, si les entreprises utilisatrices identifient des problèmes communs ou des besoins non satisfaits, elles peuvent pousser le fournisseur à apporter des changements. La volonté de la foule prévaut souvent. En conséquence, l’innovation est plus réactive et plus rapide.

L’ERP Cloud est-il sûr ?

Avec toutes les actualités concernant les violations de données et les virus, on peut se demander si l’ERP Cloud est sécurisé. De fait, aucun système n’est inviolable. Mais le degré de sécurité de votre système dépend de la manière dont il a été déployé et de qui le gère.

Voici quelques points clés à prendre en compte :

• Vol de données : C’est probablement l’un des sujets les plus brûlants de l’actualité. De grandes entreprises ont vu leurs données volées et les informations privées de leurs clients compromises. Toutefois, l’examen des cas de violations de données montre que ces dernières étaient, le plus souvent, stockées dans les locaux de l’entreprise, et non dans le cloud.
• Perte de données : Perdre des fichiers est une chose terrible. Mais cela peut arriver lors d’une catastrophe naturelle, d’un effacement de données par erreur ou d’une panne informatique. L’unique solution pour s’en prémunir est de faire des sauvegardes régulières. Avec l’ERP Cloud, les fournisseurs d’infrastructures effectuent des sauvegardes hors site régulières et de manière redondante. En cas de perte de données, il est facile de les restaurer pour que le système soit rapidement remis en marche.
• Sécurité : il est de la plus haute importance d’avoir le bon niveau de sécurité. Les ETI disposent généralement d’un personnel informatique limité. Ce personnel s’occupe généralement de l’infrastructure, des mises à jour du système et des problèmes des utilisateurs. Les PME, quant à elles, disposent très rarement d’un personnel de sécurité informatique à plein temps. Avec un fournisseur d’ERP Cloud réputé, les PME/ETI ont automatiquement des experts en sécurité à plein temps. Disponibles 24 /24 et 7/7, ils s’assurent que toutes les mises à jour et procédures de sécurité sont réalisées.

Compte tenu de ce qui précède, l’ERP Cloud constitue une option plus sûre qu’un déploiement sur site.

Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui

L’ERP Cloud est une solution éprouvée et mature. Aujourd’hui utilisée par des milliers d’entreprises dans le monde, et probablement par bon nombre de vos concurrents.

Pour la majorité des ETI et grandes entreprises, la migration vers le « cloud » est une étape inévitable pour passer au niveau supérieur. Les avantages de processus accélérés, d’une visibilité accrue et d’un retour sur investissement plus rapide peuvent être vérifiés par des rapports d’analystes (de Gartner, Aberdeen, Forrester, etc.) et par des exemples de réussite de clients de votre secteur.

Publié en anglais sur SAP Insights

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Source de l’article sur sap.com