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Préparer, prévenir, détecter : comment les employeurs peuvent assurer un retour au travail sûr et sain

Alors que les collaborateurs commencent à abandonner progressivement cette longue période de travail à distance et à retourner sur leur lieu de travail, les entreprises se demandent à quel moment et de quelle manière il convient de le faire en toute sécurité. Il s’agit d’une tâche essentielle et d’un nouveau défi pour tous, tant pour les employés que pour les responsables des ressources humaines (RH).

Tout d’abord, la santé ainsi que le bien-être des collaborateurs et de leurs familles sont en jeu. Deuxièmement, il existe des risques commerciaux que les employeurs peuvent ne pas prendre en compte, allant du respect de la vie privée au non-respect du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Aux États-Unis, par exemple, les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) ont récemment formulé des recommandations détaillées pour améliorer la sécurité dans les immeubles de bureaux, notamment en contrôlant les températures et les symptômes. Par ailleurs, l’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) des États-Unis continue de réviser ses lignes directrices aux employeurs afin d’équilibrer le respect du Americans with Disabilities Act (ADA) et des CDC.

Cette situation peut être éprouvante pour n’importe quelle organisation. Nombreuses sont celles qui choisissent d’adopter une longue période de travail à distance avec des horaires flexibles. Les entreprises qui sont implantées dans plusieurs régions se trouvent dans des phases et des environnements très différents. De l’Asie à l’Europe, certaines régions se montrent plus agressives en matière de déconfinement.

La première recommandation que j’adresse aux clients qui envisagent de faire revenir leurs employés au travail en toute sécurité est de commencer par un plan qui intégrera les processus RH. Pour aider les clients de tous les secteurs et de tous les pays à gérer cette transition, SAP a publié les principales mises à jour de la solution SAP SuccessFactors Visa and Permits Management ainsi que l’application partenaire Guardian by AlertEnterprise.

Une technologie SAP tournée vers l’avenir pour un lieu de travail sûr et sain

Au lancement, la solution SAP SuccessFactors Visa and Permits avait un cas d’utilisation particulier, comme en témoigne son nom. Cependant, en travaillant avec ses clients pour étendre ses capacités, SAP a découvert de nombreux cas d’utilisation autour du suivi des certificats, des licences, des justificatifs et de bien d’autres choses encore qui sont particulièrement pertinentes aujourd’hui. Grâce à cette solution, les utilisateurs peuvent désormais contrôler le processus visant à faire revenir les employés au bureau tout en automatisant l’application de politiques complexes et évolutives en matière de santé et de sécurité liées au COVID-19 pour mieux protéger les personnes.

En quoi ces outils sont-ils utiles ?

Pour assurer un retour au travail sûr et sain, voici une approche en trois étapes qui vous permettra de démarrer.

Préparation

Grâce à la solution SAP SuccessFactors Visa and Permits, soutenez le déconfinement tout en minimisant les risques, et gérez les procédures de santé et de sécurité qui encadrent le retour au travail des collaborateurs.

  • Prévoyez pour vos collaborateurs un moyen sûr d’envoyer les documents, comme une preuve de certificat numérique de santé ou des justificatifs, avant leur retour au travail.
  • Suivez les coûts du dépistage. Les fonctionnalités de libre-service permettent aux utilisateurs de remplir et de soumettre des documents afin de réduire le travail manuel.
  • Gérez les renseignements médicaux sensibles des collaborateurs. Par exemple, les lignes directrices de l’EEOC précisent que l’ADA demande que les renseignements médicaux concernant un employé soient stockés séparément du dossier personnel de l’individu afin de limiter l’accès aux informations confidentielles. Autrement dit, au lieu de stocker les nouveaux renseignements médicaux dans SAP SuccessFactors Employee Central, ces informations peuvent être gérées dans SAP SuccessFactors Visa and Permits, ce qui contribue à la fois à sécuriser les données et à protéger les collaborateurs.
  • Réduisez le risque d’encourir de lourdes sanctions financières, comme le non-respect du RGPD en matière de « traitement de catégories particulières de données à caractère personnel ». Respectez les réglementations légales supplémentaires et les règles en matière de confidentialité des données, comme la Health Insurance Portability And Accountability Act ou HIPAA.
  • Configurez les processus de notification, d’approbation, de renouvellement et plus. Les tableaux de bord fournissent un aperçu de la conformité, et les actions en temps réel permettent aux entreprises de gérer en toute confiance leur personnel dans un environnement en constante évolution.
  • En ce qui concerne l’intégration, les entreprises ont la possibilité de simplifier le processus d’embauche afin de traiter les formalités administratives le plus tôt possible pour que les nouveaux collaborateurs puissent commencer à travailler.

Prévention

Faites revenir le personnel non essentiel au bureau en toute sécurité grâce à la solution AlertEnterprise Health & Safety Access Governance.

  • Contrôlez le nombre de personnes dans les locaux, gérez l’accès aux sites qui sont temporairement saturés et autorisez de nouveaux modes de travail par roulement
  • Prévoyez un système d’autodéclaration et d’autoattestation avec un rétablissement contrôlé de l’accès au lieu de travail déterminé par la politique. Par exemple, les employés et les visiteurs peuvent s’autoévaluer et vérifier s’ils ont de la fièvre, si quelqu’un dans leur foyer a été déclaré positif au COVID-19, etc.
  • Gérez les contrôles d’entrée au site grâce au libre-service pour les contrôles préalables, comme les contrôles de température, avec l’application de politiques et la gestion de l’accès.
  • Mettez en place des systèmes de badges et de sécurité pour gérer l’accès à l’espace de travail et contribuer à l’application des politiques de l’entreprise, comme avec le retrait automatique de l’accès.

Détection

Minimisez les risques permanents grâce à la solution AlertEnterprise Health & Safety Intelligence Tracker et protégez votre lieu de travail.

  • Utilisez les analyses pour suivre les personnes qui ont été exposées au COVID-19 ou qui pourraient l’être. Cette technologie permet de suivre une infection suspecte ou confirmée et de détecter les personnes ainsi que les zones susceptibles d’avoir été exposées au virus.
  • Déterminez les zones exposées pour les mettre en quarantaine ou les assainir. Les zones à haut risque peuvent alors être désinfectées, et les personnes à haut risque peuvent se voir retirer leur accès de sécurité.
  • Prenez des décisions à partir de données concrètes, comme les niveaux d’exposition, les cartes thermiques de localisation, et d’autres analyses de santé et de sécurité.

En ce qui concerne le déconfinement, les clients comprennent qu’il ne s’agit pas de revenir au travail comme si de rien n’était. Ils savent que le déconfinement ne se résume pas à choisir une date pour ouvrir les portes et à distribuer du gel hydroalcoolique. En cette période d’incertitude, ils veulent apprendre à préserver la santé, la sécurité et la sûreté de leurs collaborateurs et clientèle.

Si chacun doit jouer son rôle en assumant une responsabilité personnelle, les employeurs peuvent ouvrir la voie à un retour au travail sûr et sain.

 

Imran Sajid est le directeur international de la gestion du capital humain pour SAP SuccessFactors.

Publié pour la première fois en anglais sur news.sap.com

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Source de l’article sur sap.com

La prédiction, un atout pour la planification de la supply chain

Sur un marché devenu très volatile, la planification de la supply chain devient de plus en plus difficile. Des technologies prédictives s’appuyant sur des données internes et externes, ainsi que des jumeaux numériques permettront d’affiner les prévisions.

La supply chain doit s’adapter pour faire face aux défis d’agilité et de résilience du marché. « La supply chain est un domaine en pleine évolution, avec des sujets comme la data, la robotique, l’IoT ou l’intelligence artificielle », confirme Manuel Davy, Fondateur et CEO de VEKIA.

Quels sont les enjeux de la supply chain ?

  1. Satisfaire les clients.
  2. Réduire les stocks.
  3. Maîtriser les coûts opérationnels.

Mais sur un marché devenu très volatile, où les clients exigent de plus en plus une livraison à J+1, les choses peuvent rapidement se compliquer. « La supply chain c’est extrêmement simple : il suffit d’avoir le bon stock au bon endroit au bon moment : fois des centaines de milliers de point de gestion ou de points de stockage, fois des millions de références, et avec beaucoup d’incertitudes. »

L’une des clés du succès réside dans la prise en compte de ces incertitudes. Mais également dans la capacité à accompagner le client dans ses changements de mode de consommation. Pendant le confinement, ce sont les entreprises capables d’adresser les clients par des canaux numériques, comme l’e-commerce, qui ont tiré leur épingle du jeu. L’omnicanalité s’est imposée alors comme un facteur de résilience.

La prédiction est au cœur de la supply chain

« La planification est partout dans la supply chain, poursuit Manuel Davy. Les technologies les plus avancées sont en mesure de prévoir finement la demande des consommateurs, ce qui permet en remontant dans la supply chain d’anticiper toutes les opérations. »

L’amélioration des prévisions peut suivre deux voies : voir plus loin, grâce à une puissance de calcul accrue ; être plus fin, au travers de l’analyse de plus de données. Le fait de prendre en compte les données d’expérience (comme le ressenti des consommateurs vis-à-vis des produits ou de la marque) permettra par exemple de mieux satisfaire les clients.

Être capable d’agréger des données endogènes et exogènes (météo, réseaux sociaux…) est donc un facteur clé pour améliorer les processus de prédiction et de planification. Par ailleurs, il est primordial de savoir faire circuler les données internes et de les enrichir. Par exemple en disposant d’une vision en temps réel du stock, assurée par de l’IoT.

Autre voie d’amélioration, la mise en place d’un jumeau numérique de la supply chain, permettant de tester des scénarios de type what-if, afin de gagner en agilité ou en résilience. Ou tout simplement pour évaluer l’impact du lancement d’un nouveau produit.

Savoir passer du plan à l’action

Il est essentiel que le prédictif influe directement sur les opérations de l’entreprise (data to action), tout en n’écartant pas l’humain du processus de décision. « La planification reste un sujet humain. Il ne faut pas écarter l’humain, qui est le pilote et aura le dernier mot, car lui seul sait appréhender des situations très incertaines, comme celles que nous avons rencontrées récemment, explique Manuel Davy. Mais nous pouvons donner à l’humain des moyens d’être plus efficace : des algorithmes, des données, de la puissance de calcul. »

La transformation de la supply chain est un sujet riche et passionnant. Mais aussi global, comme le souligne le CEO de VEKIA : « quand on commence à transformer une supply chain, cela entraîne l’ensemble de l’entreprise vers l’industrie 4.0. ». L’occasion peut-être d’évaluer de nouvelles stratégies de supply chain management, comme le DDMRP (Demand Driven MRP), qui s’appuie non plus sur des prévisions, mais sur la demande réelle.

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Source de l’article sur sap.com

SAP aide à faire face à la crise grâce à la localisation


Avec la propagation du coronavirus, un effet domino fait des ravages sur les entreprises et les employés . Les chefs d’entreprise ont été contraints de fermer leurs portes ou de couper les services, ce qui a menacé leurs propres moyens de subsistance et ceux de leurs travailleurs.

Pour atténuer l’impact économique et humain, de nombreux pays ont adopté des lois qui doivent être mises en œuvre rapidement afin de protéger les emplois des citoyens les plus démunis.

Les entreprises étaient sous pression pour se conformer rapidement à ces nouvelles obligations légales et réglementations fiscales. Étant donné que de nombreux changements fiscaux et juridiques influencent la manière dont les entreprises rémunèrent leurs employés, les applications de paie et autres solutions de gestion de l’expérience humaine (HXM) ont été fortement impactées par la législation.

Les entreprises du monde entier se sont donc tournées vers SAP pour les aider à se conformer rapidement aux changements en mettant à jour leur logiciel.

80 mesures juridiques accélérées pour aider les clients

SAP dispose d’une stratégie de localisation solide, conçue pour de telles urgences inattendues. Qu’il s’agisse de mettre en œuvre la conformité légale liée à la sécurité des revenus, de réserver des billets aller-retour pour les employés expatriés bloqués ou d’accorder des allègements fiscaux aux petites et moyennes entreprises, l’équipe des services de mondialisation est là pour vous aider.

Pour relever le défi, il a fallu redistribuer les équipes, mobiliser des ressources supplémentaires et continuer à faire appel à des experts internes et externes.

«Nous n’avons épargné aucun effort pour proposer plus de 80 mesures juridiques accélérées qui aideront les clients à relever les défis actuels du marché», déclare Stefan Steinle, responsable des services de mondialisation chez SAP. «Et en plus de tous les changements juridiques liés au COVID-19, nous continuons également à fournir des mises à jour régulières et des changements juridiques.»

Les services de mondialisation travaillent en étroite collaboration avec les clients et les partenaires afin de fournir une solution pour chaque changement pertinent aussi rapidement et efficacement que possible et de mettre ces informations à la disposition du public. Nestlé est une entreprise mondiale qui s’appuie fortement sur la localisation soutenue par SAP, quel que soit le lieu d’activité de ses clients.

«C’est une excellente idée d’avoir un guichet unique pour tous les changements juridiques liés au COVID-19», déclare Mukesh Kumar Rai, SAP Total Quality Manager chez Nestlé pour l’Asie, l’Océanie et l’Afrique subsaharienne. «C’est encore plus utile pour un client mondial comme Nestlé avec plusieurs versions nationales.»

SAP maintient cette vue d’ensemble des annonces légales pertinentes pour les localisations SAP Payroll Processing et SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Trois exemples en Espagne, en Italie et en Autriche montrent l’étendue des changements légaux que SAP a mis en œuvre dans les solutions HXM pendant la pandémie.

Rallye en Espagne

L’Espagne fait partie des pays les plus durement touchés par le COVID-19 . Les autorités gouvernementales y ont publié six bulletins juridiques contenant jusqu’à quatre changements chacun. Ces changements affectent les paiements et les impôts de la sécurité sociale et nécessitent des modifications d’algorithme des données de base, du calcul de la paie et des rapports juridiques.

Comme l’analyse et la mise en œuvre de ces changements devaient être effectuées rapidement, Gema Moraleda, chef de produit chez SAP Espagne, et Carlos Moehlecke, propriétaire du produit de développement, ont organisé des réunions de groupes d’utilisateurs pour partager les détails des solutions SAP et ont utilisé plusieurs canaux de communication pour tenir les clients informés.

La contribution de SAP a été reconnue par les représentants du groupe d’utilisateurs, les clients et les partenaires. En mars, Juan José Díaz Vázquez de Barrahache , un partenaire SAP, a écrit : «Tout comme il y a des moments de critique, nous de Barrahache pensons également qu’il y a des moments de gratitude, et dans ce cas, nous applaudissons la façon dont SAP Espagne a intensifié ses dons. réponses aux utilisateurs espagnols de la paie en ces temps compliqués que nous vivons. »

Aider l’Italie à guérir

Mi-mars, le gouvernement italien a promulgué le décret-loi Cura Italia (« Guérir l’Italie »), qui contient des mesures telles que le report du paiement des impôts, un traitement spécial des absences, des primes supplémentaires et des allocations pour soutenir les familles. Le plus grand défi était de mettre à jour le logiciel en ligne et en temps voulu, compte tenu de la nature dynamique des annonces. SAP a utilisé tous les canaux de communication possibles pour aider à minimiser tout manque de clarté auquel le client était confronté.

Adaptation au modèle autrichien de travail à court terme

L’Autriche a adopté un modèle de chômage partiel , qui s’appuie sur les allocations de chômage fédérales. Bien que le programme ait nécessité des modifications très complexes du logiciel géré par les entreprises et les institutions, l’équipe régionale des services de mondialisation a terminé l’analyse et la mise en œuvre des changements requis en une semaine.  Dès la deuxième semaine d’avril, plus de 600 000 citoyens avaient demandé une indemnisation dans le cadre du programme, ce qui a incité le gouvernement autrichien à décupler les fonds disponibles pour soutenir le programme de chômage partiel, qui sont passés de 400 millions à 5 milliards d’euros.

Steinle résume la réponse de son équipe à la crise mondiale : « Notre contribution va au-delà de l’expertise en matière de solutions, de l’agilité et de la mise en place de solutions sur mesure. Nous nous sommes distingués non seulement en répondant rapidement aux opportunités du marché, mais aussi en proposant des solutions concrètes qui ont un impact socio-économique énorme sur les citoyens, les entreprises et les gouvernements ».

Tags: COVID-19 , HXM , paie

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