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Qu’est-ce que le data mining ?

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Le data mining est le processus d’extraction d’informations utiles à partir d’une accumulation de données, souvent à partir d’un data warehouse (entrepôt de données) ou d’une collection d’ensembles de données liés. Les outils de data mining incluent de puissantes fonctionnalités statistiques, mathématiques et analytiques dont l’objectif principal est de passer au crible de vastes ensembles de données pour identifier les tendances, les modèles et les relations, pour des prises de décisions et une planification éclairées.

Souvent associé aux demandes du service marketing, le data mining est considéré par de nombreux dirigeants comme un moyen de mieux comprendre la demande et de voir l’impact des modifications apportées aux produits, des prix ou des promotions sur les ventes. Mais le data mining présente également des avantages considérables pour d’autres domaines d’activité. Les ingénieurs et les concepteurs peuvent analyser l’efficacité des modifications de produit et rechercher les causes possibles de la réussite ou de l’échec d’un produit en fonction de la manière, du moment et du lieu d’utilisation des produits. Le MRO (entretien, réparation et fonctionnement) est en mesure de mieux planifier le stock de pièces et l’affectation du personnel. Les entreprises de services professionnels peuvent utiliser le data mining pour identifier les nouvelles opportunités liées à l’évolution des tendances économiques et aux changements démographiques.

Le data mining s’avère davantage utile et précieux maintenant que l’on se retrouve avec des ensembles de données plus volumineux et une expérience utilisateur accrue. Logiquement, plus il y a de données, plus elles cachent d’informations et de renseignements. Par ailleurs, plus les utilisateurs se familiarisent avec les outils et comprennent la base de données, plus ils deviennent créatifs vis-à-vis des explorations et des analyses.

Pourquoi utiliser le data mining ?

Le principal avantage du data mining est sa capacité à repérer des modèles et des relations dans de grands volumes de données provenant de plusieurs sources. Avec de plus en plus de données disponibles, provenant de sources aussi variées que les réseaux sociaux, les capteurs à distance et les rapports de plus en plus détaillés sur les mouvements de produits et l’activité du marché, le data mining offre les outils nécessaires pour exploiter pleinement le Big Data et le transformer en renseignements exploitables. De plus, il peut aider à « sortir des sentiers battus ».

Le processus de data mining peut détecter des relations et des modèles surprenants et intrigants dans des fragments d’informations apparemment non liées. Comme les informations tendent à être compartimentées, il a toujours été difficile, voire impossible, de les analyser dans leur ensemble. Toutefois, il peut exister une relation entre les facteurs externes (démographiques ou économiques, par exemple) et la performance des produits d’une entreprise. Les dirigeants, qui examinent régulièrement les chiffres des ventes par territoire, ligne de produits, canal de distribution et région, manquent souvent de contexte externe pour ces informations. Leur analyse souligne « ce qui s’est passé », mais ne détaille pas vraiment « pourquoi cela s’est passé de cette manière ». Le data mining peut apporter une solution.

Le data mining peut rechercher des corrélations avec des facteurs externes. Si la corrélation n’indique pas toujours la causalité, ces tendances peuvent être des indicateurs précieux pour guider les décisions relatives aux produits, aux canaux et à la production. La même analyse peut être bénéfique pour d’autres domaines de l’activité, de la conception de produit à l’efficacité opérationnelle, en passant par la prestation de services.

Historique du data mining

Nous collectons et analysons des données depuis des milliers d’années et, à bien des égards, le processus est resté le même : identifier les informations nécessaires, trouver des sources de données de qualité, collecter et combiner les données, utiliser les outils les plus efficaces pour analyser les données, et tirer parti des enseignements appris. À mesure que l’informatique et les systèmes basés sur les données se sont développés, il en a été de même pour les outils de gestion et d’analyse des données. Le véritable point d’inflexion est venu dans les années 1960 avec le développement de la technologie de base de données relationnelle et des outils de requête en langage naturel orienté utilisateur, tels que Structured Query Language (SQL). Les données n’étaient plus disponibles uniquement via des programmes codés personnalisés. Grâce à cette avancée, les utilisateurs pouvaient explorer leurs données de manière interactive et en extraire les « joyaux cachés ».

Le data mining est traditionnellement un ensemble de compétences spécialisées dans la science des données. Cependant, chaque nouvelle génération d’outils analytiques nécessite dans un premier temps des compétences techniques avancées, mais évolue rapidement pour devenir accessible aux utilisateurs. L’interactivité, c’est-à-dire la possibilité de laisser les données vous parler, est la principale avancée. Posez une question et visualisez la réponse. En fonction de ce que vous apprenez, posez une autre question. Ce type d’itinérance non structurée à travers les données permet à l’utilisateur d’aller au-delà des limites de la conception de bases de données spécifiques à une application et permet de découvrir des relations qui dépassent les limites fonctionnelles et organisationnelles.

Le data mining est une composante clé de la Business Intelligence. Les outils d’exploration de données sont créés dans les tableaux de bord décisionnels, en extrayant des informations du Big Data, y compris les données des réseaux sociaux, des flux de capteurs IoT, des appareils de localisation, du texte non structuré, des vidéos, etc. Le data mining moderne s’appuie sur le Cloud, l’informatique virtuel et les bases de données in-memory pour gérer les données de diverses sources de manière rentable et s’adapter à la demande.

Comment cela fonctionne ?

Il y a environ autant d’approches du data mining qu’il y a d’explorateurs de données. L’approche dépend du type de questions posées, du contenu et de l’organisation de la base de données ou des ensembles de données fournissant la matière première pour la recherche et l’analyse. Cela dit, certaines étapes organisationnelles et préparatoires doivent être accomplies pour préparer les données, les outils et les utilisateurs :

  1. Comprendre le problème, ou du moins le domaine d’enquête.Le décideur, qui doit prendre les commandes de cette grande aventure de data mining, a besoin d’une compréhension générale du domaine dans lequel il travaillera, à savoir les types de données internes et externes qui doivent faire partie de cette exploration. On suppose qu’il a une connaissance approfondie de l’entreprise et des domaines fonctionnels impliqués.
  2. Collecte de données. Commencez par vos systèmes et bases de données internes. Liez-les à l’aide de leurs modèles de données et de divers outils relationnels, ou rassemblez les données dans un entrepôt de données (data warehouse). Cela inclut toutes les données provenant de sources externes qui font partie de vos opérations, telles que les données de force de vente et/ou de service, les données IoT ou des réseaux sociaux. Recherchez et acquérez auprès des associations professionnelles et des gouvernements les droits sur les données externes, notamment les données démographiques, économiques et relatives au marché, telles que les tendances du secteur et les indices financiers. Intégrez-les dans le périmètre du kit d’outils (intégrez-les dans votre data warehouse ou reliez-les à l’environnement de data mining).
  3. Préparation et compréhension des données.Faites appel aux experts en la matière pour définir, catégoriser et organiser les données. Cette partie du processus est parfois appelée « remaniement des données ». Certaines données peuvent nécessiter un nettoyage pour supprimer les doublons, les incohérences, les enregistrements incomplets ou les formats obsolètes. La préparation et le nettoyage des données peuvent se poursuivre à mesure que de nouveaux projets ou des données provenant de nouveaux champs d’enquête deviennent intéressants.
  4. Formation des utilisateurs.Vous ne donneriez pas à votre adolescent les clés de la Ferrari sans qu’il n’ait appris à conduire ou qu’il n’ait pratiqué la conduite sur route avec un moniteur. Par conséquent, veillez à dispenser une formation formelle à vos futurs explorateurs de données et à les familiariser avec ces outils puissants. La formation continue est également bienvenue une fois qu’ils maîtrisent les bases et qu’ils peuvent passer à des techniques plus avancées.

Techniques de data mining

Gardez à l’esprit que l’exploration de données est basée sur un kit d’outils plutôt que sur une routine ou un processus fixe. Les techniques spécifiques de data mining citées ici ne sont que des exemples d’utilisation des outils par les organisations afin d’explorer leurs données et rechercher des tendances, des corrélations et des renseignements.

D’une manière générale, les approches de data mining peuvent être catégorisées comme étant orientées (vers un résultat spécifique souhaité) ou non orientées, comme un simple processus de découverte. D’autres explorations peuvent être destinées au tri ou à la classification des données, telles que le regroupement des clients potentiels en fonction d’attributs commerciaux comme le secteur, les produits, la taille et le lieu géographique. De même, la détection de cas particuliers ou d’anomalies est une méthode automatisée de reconnaissance des anomalies réelles (plutôt que simple variabilité) dans un ensemble de données qui affiche des modèles identifiables.

Association

Un autre objectif intéressant est l’association, qui relie deux événements ou activités apparemment non liés. Il existe un récit bien connu des débuts de l’analyse et du data mining, peut-être fictif, selon lequel une chaîne de magasins découvrait une corrélation entre les ventes de bière et de couches. Il avait été supposé que les nouveaux papas stressés qui sortaient tard le soir pour acheter des couches pouvaient aussi prendre un pack de 6 bières dans la foulée. Les magasins ont alors placé la bière et les couches à proximité, ce qui a augmenté les ventes de bière.

Clustering

Cette approche vise à regrouper les données par similitudes plutôt que par hypothèses prédéfinies. Par exemple, lorsque vous explorez vos informations commerciales clients combinées à des données externes démographiques et de crédit à la consommation, vous pourriez découvrir que vos clients les plus rentables vivent dans des villes de taille moyenne.

La majorité du temps, le data mining est exécuté en soutien à la prévision. Plus vous comprenez les modèles et les comportements, mieux vous pouvez prévoir les actions futures liées aux causes ou aux corrélations.

Régression

L’une des techniques mathématiques proposées dans les kits d’outils de data mining est l’analyse de régression, qui prédit un nombre en fonction de modèles historiques projetés dans le futur. Divers autres algorithmes de détection et de suivi des modèles fournissent des outils flexibles pour aider les utilisateurs à mieux comprendre les données et le comportement qu’elles représentent.

Ce ne sont là que quelques-uns des outils et des techniques disponibles dans les kits d’outils de data mining. Le choix de l’outil ou de la technique est en quelque sorte automatisé en ce sens que les techniques seront appliquées en fonction de la manière dont la question est posée. Auparavant, l’exploration de données revenait à « découper en tranches » la base de données, mais la pratique est aujourd’hui plus sophistiquée et les termes comme association, clustering et régression sont monnaie courante.

Exemples de cas d’utilisation

Le data mining est essentiel à l’analyse des sentiments, à l’optimisation des prix, au marketing de bases de données, à la gestion des risques de crédit, à la formation et à l’assistance, à la détection des fraudes, aux diagnostics médicaux, à l’évaluation des risques, aux systèmes de recommandation (à savoir, « les clients qui ont acheté ceci ont également aimé… »), et bien plus encore. Elle peut être un outil efficace dans pratiquement n’importe quel secteur, y compris la distribution de détail, la distribution de gros, les services, la fabrication, les télécommunications, les communications, les assurances, l’éducation, la santé, la banque, la science, l’ingénierie et le marketing en ligne ou les réseaux sociaux.

Développement de produit

Les entreprises qui conçoivent, fabriquent ou distribuent des produits physiques peuvent identifier des opportunités pour mieux cibler leurs produits en analysant les habitudes d’achat conjuguées aux données économiques et démographiques. Leurs concepteurs et ingénieurs peuvent également recouper les commentaires des clients et des utilisateurs, les données de réparation et d’autres données pour identifier les opportunités d’amélioration des produits.

Production

Les fabricants peuvent suivre les tendances de qualité, les données de réparation, les taux de production et les données de performance des produits sur le terrain pour identifier les problèmes de production. Ils peuvent également détecter les améliorations pouvant être apportées aux processus afin d’accroître la qualité, gagner du temps, réduire les coûts, améliorer la performance des produits et/ou repérer tout besoin de renouvellement d’équipements.

Industries
des services

Dans le secteur des services, les utilisateurs peuvent trouver des opportunités similaires d’amélioration des produits en comparant les commentaires des clients (directs ou publiés sur les réseaux sociaux ou d’autres sources) et les données relatives aux services, canaux, performance des pairs, régions, tarifs, ou encore les données démographiques ou économiques.

Enfin, toutes ces découvertes doivent être transposées dans les prévisions et la planification afin que l’ensemble de l’entreprise soit en phase avec les changements de la demande anticipés grâce à une connaissance plus approfondie du client, et soit ainsi mieux positionnée pour exploiter les opportunités venant d’être identifiées.

Défis liés au data mining

  • Big Data : la génération de données est de plus en plus rapide, ce qui offre de plus en plus d’opportunités pour le data mining. Cependant, des outils d’exploration de données modernes sont nécessaires pour extraire une signification du Big Data, compte tenu du volume élevé, de la grande rapidité et de la grande variété des structures de données, ainsi que du volume croissant de données non structurées. De nombreux systèmes existants ont du mal à gérer, à stocker et à utiliser ce grand flux d’intrants.
  • Compétence de l’utilisateur : les outils d’exploration et d’analyses des données sont conçus pour aider les utilisateurs et les décideurs à comprendre et à obtenir des informations à partir de grands volumes de données. Bien que hautement techniques, ces outils puissants offrent désormais une excellente expérience utilisateur, de sorte que pratiquement tous les utilisateurs sont en mesure d’utiliser ces outils avec un minimum de formation. Toutefois, pour tirer pleinement profit des avantages, l’utilisateur doit comprendre les données disponibles et le contexte commercial des informations qu’il recherche. Il doit également savoir, au moins de manière générale, comment fonctionnent les outils et ce qu’ils peuvent faire. Ces outils ne sont pas hors de portée du responsable ou dirigeant moyen, mais nécessitent un apprentissage, raison pour laquelle les utilisateurs doivent consacrer du temps au développement de cette nouvelle compétence.
  • Qualité et disponibilité des données : avec ces énormes quantités de nouvelles données, il existe également des masses de données incomplètes, incorrectes, trompeuses, frauduleuses, endommagées ou simplement inutiles. Les outils peuvent contribuer à résoudre ce problème, mais les utilisateurs doivent constamment tenir compte de la source des données et de sa crédibilité et fiabilité. Les préoccupations en matière de confidentialité sont également importantes, tant en ce qui concerne l’acquisition des données que la prise en charge et la gestion une fois qu’elles sont en votre possession.

Pictogramme qui représente un entrepôt de données

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FAQ sur le data mining

Quelle est la différence entre le machine learning et le data mining ?

Le data mining consiste à utiliser des outils analytiques avancés pour extraire des informations utiles d’une accumulation de données. Le machine learning est un type d’intelligence artificielle (IA) qui permet aux systèmes d’apprendre par l’expérience. L’exploration de données peut utiliser le machine learning lorsque les programmes analytiques ont la possibilité d’adapter leurs fonctionnalités en fonction de l’analyse de données qu’ils effectuent.

Existe-t-il une différence entre le data mining et l’analyse de données ?

L’analyse des données est un terme général pour le large éventail de pratiques visant à identifier les informations utiles, à les évaluer et à fournir des réponses spécifiques. Le data mining est un type d’analyse des données qui se concentre sur l’exploration de grands ensembles de données combinés pour découvrir des modèles, des tendances et des relations susceptibles de générer des informations et des prévisions.

Le data mining est-il identique à la science des données ?

La science des données est un terme qui inclut de nombreuses technologies de l’information, y compris les statistiques, les mathématiques et les techniques de calcul sophistiquées appliquées aux données. Le data mining est un cas d’utilisation de la science des données centré sur l’analyse de grands ensembles de données provenant d’un large éventail de sources.

Le data mining est-il identique au data warehouse ?

Un data warehouse est un ensemble de données, généralement provenant de sources multiples (ERP, CRM, par exemple) qu’une entreprise rassemblera dans l’entrepôt à des fins d’archivage et d’analyse à grande échelle, comme le data mining.

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Source de l’article sur sap.com

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Qu’est-ce qu’un Data Warehouse ?

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Un data warehouse (entrepôt de données) est un système de stockage numérique qui connecte et harmonise de grandes quantités de données provenant de nombreuses sources différentes. Il a pour but d’alimenter la Business Intelligence (BI), le reporting et l’analyse, ainsi que soutenir la conformité aux exigences réglementaires afin que les entreprises puissent exploiter leurs données et prendre des décisions intelligentes fondées sur les données. Les data warehouse stockent les données actuelles et historiques dans un seul et même endroit et constituent ainsi une source unique de vérité pour une organisation.

Les données sont envoyées vers un data warehouse à partir de systèmes opérationnels (tels qu’un système ERP ou CRM), de bases de données et de sources externes comme les systèmes partenaires, les appareils IoT, les applications météo ou les réseaux sociaux, généralement de manière régulière. L’émergence du cloud computing a changé la donne. Ces dernières années, le stockage des données a été déplacé de l’infrastructure sur site traditionnelle vers de multiples emplacements, y compris sur site, dans le Cloud privé et dans le Cloud public.

Les data warehouse modernes sont conçus pour gérer à la fois les données structurées et les données non structurées, comme les vidéos, les fichiers image et les données de capteurs. Certains utilisent les outils analytiques intégrés et la technologie de base de données in-memory (qui conserve l’ensemble de données dans la mémoire de l’ordinateur plutôt que dans l’espace disque) pour fournir un accès en temps réel à des données fiables et favoriser une prise de décision en toute confiance. Sans entreposage de données, il est très difficile de combiner des données provenant de sources hétérogènes, de s’assurer qu’elles sont au bon format pour les analyses et d’obtenir une vue des données sur le court terme et sur le long terme.

Schéma qui montre ce qu'est un data warehouse

Avantages de l’entreposage de données

Un data warehouse bien conçu constitue la base de tout programme de BI ou d’analyse réussi. Son principal objectif est d’alimenter les rapports, les tableaux de bord et les outils analytiques devenus indispensables aux entreprises d’aujourd’hui. Un entrepôt de données fournit les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions basées sur les données et vous aide à faire les bons choix, que ce soit pour le développement de nouveaux produits ou la gestion des niveaux de stock. Un data warehouse présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns :

  • Un meilleur reporting analytique : grâce à l’entreposage de données, les décideurs ont accès à des données provenant de plusieurs sources et n’ont plus besoin de prendre des décisions basées sur des informations incomplètes.
  • Des requêtes plus rapides : les data warehouse sont spécialement conçus pour permettre l’extraction et l’analyse rapides des données. Avec un entrepôt de données, vous pouvez très rapidement demander de grandes quantités de données consolidées avec peu ou pas d’aide du service informatique.
  • Une amélioration de la qualité des données : avant de charger les données dans l’entrepôt de données le système met en place des nettoyages de données afin de garantir que les données sont converties dans un seul et même format dans le but de faciliter les analyses (et les décisions), qui reposent alors sur des données précises et de haute qualité.
  • Une visibilité sur les données historiques : en stockant de nombreuses données historiques, un data warehouse permet aux décideurs d’analyser les tendances et les défis passés, de faire des prévisions et d’améliorer l’organisation au quotidien.

Capture d'écran de la solution SAP Data Warehouse Cloud

Que peut stocker un data warehouse ?

Lorsque les data warehouse sont devenus populaires à la fin des années 1980, ils étaient conçus pour stocker des informations sur les personnes, les produits et les transactions. Ces données, appelées données structurées, étaient bien organisées et mises en forme pour en favoriser l’accès. Cependant, les entreprises ont rapidement voulu stocker, récupérer et analyser des données non structurées, comme des documents, des images, des vidéos, des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux et des données brutes issues de capteurs.

Un entrepôt de données moderne peut contenir des données structurées et des données non structurées. En fusionnant ces types de données et en éliminant les silos qui les séparent, les entreprises peuvent obtenir une vue complète et globale sur les informations les plus précieuses.

Termes clés

Il est essentiel de bien comprendre un certain nombre de termes en lien avec les data warehouse. Les plus importants ont été définis ci-dessous. Découvrez d’autres termes et notre FAQ dans notre glossaire.

Data warehouse et base de données

Les bases de données et les data warehouse sont tous deux des systèmes de stockage de données, mais diffèrent de par leurs objectifs. Une base de données stocke généralement des données relatives à un domaine d’activité particulier. Un entrepôt de données stocke les données actuelles et historiques de l’ensemble de l’entreprise et alimente la BI et les outils analytiques. Les data warehouse utilisent un serveur de base de données pour extraire les données présentes dans les bases de données d’une organisation et disposent de fonctionnalités supplémentaires pour la modélisation des données, la gestion du cycle de vie des données, l’intégration des sources de données, etc.

Data warehouse et lac de données

Les data warehouse et les lacs de données sont utilisés pour stocker le Big Data, mais sont des systèmes de stockage très différents. Un data warehouse stocke des données qui ont été formatées dans un but spécifique, tandis qu’un lac de données stocke les données dans leur état brut, non traité, dont l’objectif n’a pas encore été défini. Les entrepôts de données et les lacs de données se complètent souvent. Par exemple, lorsque des données brutes stockées dans un lac s’avèrent utiles pour répondre à une question, elles peuvent être extraites, nettoyées, transformées et utilisées dans un data warehouse à des fins d’analyse. Le volume de données, les performances de la base de données et les coûts du stockage jouent un rôle important dans le choix de la solution de stockage adaptée.

Diagramme qui montre la différence entre un data warehouse et un lac de données

Data warehouse et datamart

Un datamart est une sous-section d’un data warehouse, partitionné spécifiquement pour un service ou un secteur d’activité, comme les ventes, le marketing ou la finance. Certains datamarts sont également créés à des fins opérationnelles autonomes. Alors qu’un data warehouse sert de magasin de données central pour l’ensemble de l’entreprise, un datamart utilise des données pertinentes à un groupe d’utilisateurs désigné. Ces utilisateurs peuvent alors accéder plus facilement aux données, accélérer leurs analyses et contrôler leurs propres données. Plusieurs datamarts sont souvent déployés dans un data warehouse.

Diagramme d'un data mart et de son fonctionnement

Quels sont les composants clés d’un data warehouse ?

Un data warehouse classique comporte quatre composants principaux : une base de données centrale, des outils ETL (extraction, transformation, chargement), des métadonnées et des outils d’accès. Tous ces composants sont conçus pour être rapides afin de vous assurer d’obtenir rapidement des résultats et vous permettre d’analyser les données à la volée.

Diagramme montrant les composants d'un data warehouse

  1. Base de données centrale : une base de données sert de fondement à votre data warehouse. Depuis le départ, on utilisait essentiellement des bases de données relationnelles standard exécutées sur site ou dans le Cloud. Mais en raison du Big Data, du besoin d’une véritable performance en temps réel et d’une réduction drastique des coûts de la RAM, les bases de données in-memory sont en train de monter en puissance.
  2. Intégration des données : les données sont extraites des systèmes source et modifiées pour aligner les informations afin qu’elles puissent être rapidement utilisées à des fins analytiques à l’aide de différentes approches d’intégration des données telles que l’ETL (extraction, transformation, chargement) et les services de réplication de données en temps réel, de traitement en masse, de transformation des données et de qualité et d’enrichissement des données.
  3. Métadonnées : les métadonnées sont des données relatives à vos données. Elles indiquent la source, l’utilisation, les valeurs et d’autres fonctionnalités des ensembles de données présents dans votre data warehouse. Il existe des métadonnées de gestion, qui ajoutent du contexte à vos données, et des métadonnées techniques, qui décrivent comment accéder aux données, définissent leur emplacement ainsi que leur structure.
  4. Outils d’accès du data warehouse : les outils d’accès permettent aux utilisateurs d’interagir avec les données de votre data warehouse. Exemples d’outils d’accès : outils de requête et de reporting, outils de développement d’applications, outils d’exploration de données et outils OLAP.

Architecture de data warehouse 

Auparavant, les data warehouse fonctionnaient par couches, lesquelles correspondaient au flux des données de gestion.

Diagramme de l'architecture d'un data warehouse

Couche de données

Les données sont extraites de vos sources, puis transformées et chargées dans le niveau inférieur à l’aide des outils ETL. Le niveau inférieur comprend votre serveur de base de données, les datamarts et les lacs de données. Les métadonnées sont créées à ce niveau et les outils d’intégration des données, tels que la virtualisation des données, sont utilisés pour combiner et agréger les données en toute transparence.

Couche sémantique

Au niveau intermédiaire, les serveurs OLAP (Online Analytical Processing) et OLTP (Online Transaction Processing) restructurent les données pour favoriser des requêtes et des analyses rapides et complexes.

Couche analytique

Le niveau supérieur est la couche du client frontend. Il contient les outils d’accès du data warehouse qui permettent aux utilisateurs d’interagir avec les données, de créer des tableaux de bord et des rapports, de suivre les KPI, d’explorer et d’analyser les données, de créer des applications, etc. Ce niveau inclut souvent un workbench  ou une zone de test pour l’exploration des données et le développement de nouveaux modèles de données.

Un data warehouse standard comprend les trois couches définies ci-dessus. Aujourd’hui, les entrepôts de données modernes combinent OLTP et OLAP dans un seul système.

Les data warehouse, conçus pour faciliter la prise de décision, ont été essentiellement créés et gérés par les équipes informatiques. Néanmoins, ces dernières années, ils ont évolué pour renforcer l’autonomie des utilisateurs fonctionnels, réduisant ainsi leur dépendance aux équipes informatiques pour accéder aux données et obtenir des informations exploitables. Parmi les fonctionnalités clés d’entreposage de données qui ont permis de renforcer l’autonomie des utilisateurs fonctionnels, on retrouve les suivantes :

  1. La couche sémantique ou de gestion fournit des expressions en langage naturel et permet à tout le monde de comprendre instantanément les données, de définir des relations entre les éléments dans le modèle de données et d’enrichir les zones de données avec de nouvelles informations.
  2. Les espaces de travail virtuels permettent aux équipes de regrouper les connexions et modèles de données dans un lieu sécurisé et géré, afin de mieux collaborer au sein d’un espace commun, avec un ensemble de données commun.
  3. Le Cloud a encore amélioré la prise de décision en permettant aux employés de disposer d’un large éventail d’outils et de fonctionnalités pour effectuer facilement des tâches d’analyse des données. Ils peuvent connecter de nouvelles applications et de nouvelles sources de données sans avoir besoin de faire appel aux équipes informatiques.

 

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The Future of Analytics Has Arrived

Kate Wright, responsable de la Business Intelligence augmentée chez SAP, évoque la valeur d’un data warehouse Cloud moderne.

Les 7 principaux avantages d’un data warehouse Cloud  

Les data warehouse Cloud gagnent en popularité, à juste titre. Ces entrepôts modernes offrent plusieurs avantages par rapport aux versions sur site traditionnelles. Voici les sept principaux avantages d’un data warehouse Cloud :

  1. Déploiement rapide : grâce à l’entreposage de données Cloud, vous pouvez acquérir une puissance de calcul et un stockage de données presque illimités en quelques clics seulement, et créer votre propre data warehouse, datamarts et systèmes de test en quelques minutes.
  2. Faible coût total de possession (TCO) : les modèles de tarification du data warehouse en tant que service (DWaaS) sont établis de sorte que vous payez uniquement les ressources dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin. Vous n’avez pas besoin de prévoir vos besoins à long terme ou de payer pour d’autres traitements tout au long de l’année. Vous pouvez également éviter les coûts initiaux tels que le matériel coûteux, les salles de serveurs et le personnel de maintenance. Séparer les coûts du stockage des coûts informatiques vous permet également de réduire les dépenses.
  3. Élasticité : un data warehouse Cloud vous permet d’ajuster vos capacités à la hausse ou à la baisse selon vos besoins. Le Cloud offre un environnement virtualisé et hautement distribué capable de gérer d’immenses volumes de données qui peuvent diminuer ou augmenter.
  4. Sécurité et restauration après sinistre : dans de nombreux cas, les data warehouse Cloud apportent une sécurité des données et un chiffrage plus forts que les entrepôts sur site. Les données sont également automatiquement dupliquées et sauvegardées, ce qui vous permet de minimiser le risque de perte de données.
  5. Technologies en temps réel : les data warehouse Cloud basés sur la technologie de base de données in-memory présentent des vitesses de traitement des données extrêmement rapides, offrant ainsi des données en temps réel et une connaissance instantanée de la situation.
  6. Nouvelles technologies : les data warehouse Cloud vous permettent d’intégrer facilement de nouvelles technologies telles que l’apprentissage automatique, qui peuvent fournir une expérience guidée aux utilisateurs fonctionnels et une aide décisionnelle sous la forme de suggestions de questions à poser, par exemple.
  7. Plus grande autonomie des utilisateurs fonctionnels : les data warehouse Cloud offrent aux employés, de manière globale et uniforme, une vue unique sur les données issues de nombreuses sources et un vaste ensemble d’outils et de fonctionnalités pour effectuer facilement des tâches d’analyse des données. Ils peuvent connecter de nouvelles applications et de nouvelles sources de données sans avoir besoin de faire appel aux équipes informatiques.
Capture d'écran de la solution SAP Data Warehouse Cloud
L’entreposage de données prend en charge l’analyse complète des dépenses de l’entreprise par service, fournisseur, région et statut, pour n’en citer que quelques-unes.

Meilleures pratiques concernant l’entreposage des données

Pour atteindre vos objectifs et économiser du temps et de l’argent, il est recommandé de suivre certaines étapes éprouvées lors de la création d’un data warehouse ou l’ajout de nouvelles applications à un entrepôt existant. Certaines sont axées sur votre activité tandis que d’autres s’inscrivent dans le cadre de votre programme informatique global. Vous pouvez commencer avec la liste de meilleures pratiques ci-dessous, mais vous en découvrirez d’autres au fil de vos collaborations avec vos partenaires technologiques et de services.

Meilleures pratiques métier

Meilleures pratiques informatiques

Définir les informations dont vous avez besoin. Une fois que vous aurez cerné vos besoins initiaux, vous serez en mesure de trouver les sources de données qui vous aideront à les combler. La plupart du temps, les groupes commerciaux, les clients et les fournisseurs auront des recommandations à vous faire. 

Surveiller la performance et la sécurité. Les informations de votre data warehouse sont certes précieuses, mais elles doivent quand même être facilement accessibles pour apporter de la valeur à l’entreprise. Surveillez attentivement l’utilisation du système pour vous assurer que les niveaux de performance sont élevés. 

Documenter l’emplacement, la structure et la qualité de vos données actuelles. Vous pouvez ensuite identifier les lacunes en matière de données et les règles de gestion pour transformer les données afin de répondre aux exigences de votre entrepôt.

Gérer les normes de qualité des données, les métadonnées, la structure et la gouvernance. De nouvelles sources de données précieuses sont régulièrement disponibles, mais nécessitent une gestion cohérente au sein d’un data warehouse. Suivez les procédures de nettoyage des données, de définition des métadonnées et de respect des normes de gouvernance.

Former une équipe. Cette équipe doit comprendre les dirigeants, les responsables et le personnel qui utiliseront et fourniront les informations. Par exemple, identifiez le reporting standard et les KPI dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches.

Fournir une architecture agile. Plus vos unités d’affaires et d’entreprise utiliseront les données, plus vos besoins en matière de datamarts et d’entrepôts augmenteront. Une plate-forme flexible s’avérera bien plus utile qu’un produit limité et restrictif. 

Hiérarchiser vos applications de data warehouse. Sélectionnez un ou deux projets pilotes présentant des exigences raisonnables et une bonne valeur commerciale.

Automatiser les processus tels que la maintenance. Outre la valeur ajoutée apportée à la Business Intelligence, l’apprentissage automatique peut automatiser les fonctions de gestion technique du data warehouse pour maintenir la vitesse et réduire les coûts d’exploitation.

Choisir un partenaire technologique compétent pour l’entrepôt de données. Ce dernier doit offrir les services d’implémentation et l’expérience dont vous avez besoin pour la réalisation de vos projets. Assurez-vous qu’il puisse répondre à vos besoins en déploiement, y compris les services Cloud et les options sur site. 

Utiliser le Cloud de manière stratégique. Les unités d’affaires et les services ont des besoins en déploiement différents. Utilisez des systèmes sur site si nécessaire et misez sur des data warehouse Cloud pour bénéficier d’une évolutivité, d’une réduction des coûts et d’un accès sur téléphone et tablette.  

Développer un bon plan de projet. Travaillez avec votre équipe sur un plan et un calendrier réalistes qui rendent possible les communications et le reporting de statut.

En résumé 

Les data warehouse modernes, et, de plus en plus, les data warehouse Cloud, constitueront un élément clé de toute initiative de transformation numérique pour les entreprises mères et leurs unités d’affaires. Les data warehouse exploitent les systèmes de gestion actuels, en particulier lorsque vous combinez des données issues de plusieurs systèmes internes avec de nouvelles informations importantes provenant d’organisations externes.

Les tableaux de bord, les indicateurs de performance clés, les alertes et le reporting répondent aux exigences des cadres dirigeants, de la direction et du personnel, ainsi qu’aux besoins des clients et des fournisseurs importants. Les data warehouse fournissent également des outils d’exploration et d’analyse de données rapides et complexes, et n’ont pas d’impact sur les performances des autres systèmes de gestion.

Pictogramme qui représente un entrepôt de données

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What Is The Independent Web And Does It Matter In 2021?

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Ten years ago, people began talking about the “Independent Web.” Although we don’t commonly use the term anymore, that doesn’t mean that it’s not still as vital a topic of discussion today as it was a decade ago.

Today, I want to look at where the term came from, what it refers to today, and why it’s something that all of us in business, marketing, and web design should be thinking about.

What Is The Independent Web?

The Independent Web is a term that was coined back in 2010 by John Battelle.

In “Identity and The Independent Web,” Battelle broaches the subject of internet users losing control of their data, privacy, and decision-making to the likes of social media and search engines.

“When we’re ‘on’ Facebook, Google, or Twitter, we’re plugged into an infrastructure that locks onto us, serving us content and commerce in an automated but increasingly sophisticated fashion. Sure, we navigate around, in control of our experience, but the fact is, the choices provided to us as we navigate are increasingly driven by algorithms modeled on the service’s understanding of our identity.”

That’s the Dependent Web.

This is how Battelle explains the Independent Web:

“There is another part of the web, one where I can stroll a bit more at my own pace, and discover new territory, rather than have territory matched to a presumed identity. And that is the land of the Independent Web.”

In 2010, this referred to websites, search engines, and apps where users and their activity were not tracked. But a lot has changed since then, and many websites that were once safe to peruse without interference or manipulation are no longer.

What Happens When the Dependent Web Takes Over?

Nothing good.

I take that back. It’s not fair to make a blanket statement about Dependent Web platforms and sites. Users can certainly benefit from sharing some of their data with them.

Take Facebook, for instance. Since its creation, it’s enabled people to connect with long-lost friends, stay in touch with distant relatives, enable freelance professionals like ourselves to find like-minded communities, etc.

The same goes for websites and apps that track and use visitor data. Consumers are more than willing to share relevant data with companies so long as they benefit from the resulting personalized experiences.

But the Dependent Web also has a darker side. There are many ways that the Dependent Web costs consumers and businesses control over important things like:

Behavior

If you’ve seen The Social Dilemma, then you know that platforms like Facebook and Google profit from selling their users to advertisers.

That’s right. They’re not just selling user data. They’re selling users themselves. If the algorithms can change the way users behave, these platforms and their advertisers get to cash in big time.

Many websites and apps are also guilty of using manipulation to force users to behave how they want them to.

Personal Data

This one is well-known thanks to the GDPR in the EU and the CCPA in California. Despite these initiatives to protect user data and privacy, the exploitation of personal data on the web remains a huge public concern in recent years.

Content and Branding

This isn’t relevant to websites so much as it is to social media platforms and Google.

Dependent Web platforms ultimately dictate who sees your content and when. And while they’re more than happy to benefit from the traffic and engagement this content brings to their platforms, they’re just as happy to censor or pull down content as they please, just as Skillshare did in 2019 when it deleted half of its courses without telling its course creators.

What’s more, while social media and search engines have become the place to market our businesses, some of our branding gets lost when entering such oversaturated environments.

Income

When algorithms get updated, many businesses often feel the negative effects almost immediately.

For example, Facebook updated its algorithm in 2018 to prioritize “meaningful content.” This pushed out organic business content and pulled regular user content to the top of the heap.

This, in turn, forced businesses to have to pay-to-play if they wanted to use Facebook as a viable marketing platform.

Access

The Dependent Web doesn’t just impact individuals’ experiences. It can have far-reaching effects when one company provides a critical service to a large portion of the population.

We saw this happen in November when AWS went down.

It wasn’t just Amazon’s servers that went down, though. It took out apps and sites like:

  • 1Password
  • Adobe Spark
  • Capital Gazette
  • Coinbase
  • Glassdoor
  • Roku
  • The Washington Post

And there’s absolutely nothing that these businesses or their users could do but sit around and wait… because Amazon hosts a substantial portion of the web.

Innovation

When consumers and businesses become dependent on platforms that predominantly control the way we live and work, it’s difficult for us to stand up for the little guys trying to carve out innovative pathways.

And that’s exactly what we see happen time and time again with Big Tech’s buy-and-kill tactics.

As a result, we really lose the option to choose what we use to improve our lives and our businesses. And innovative thinkers lose the ability to bring much-needed changes to the world because Big Tech wants to own the vast majority of data and users.

How Can We Take Back Control From The Dependent Web?

Many things are happening right now that are trying to push consumers and businesses towards a more Independent Web:

Consumer Privacy Protection: GDPR and CCPA empower consumers to control where their data goes and what it’s used for.

Big Tech Regulations: The Senate held tech regulation hearings with Facebook’s and Twitters’s CEOs.

Public Awareness Initiatives: Films like The Social Dilemma bring greater awareness to what’s happening on social media.

Ad Blocker Adoption: Adblocker usage is at an all-time high.

Private Search Engine Usage: Although Google dominates search engine market share, people are starting to use private search engines like Duck Duck Go.

Private Browsing Growth: Over 60% of the global population is aware of what private browsing is (i.e., incognito mode), and roughly 35% use it when surfing the web.

Self-hosted and Open Source CMS Popularity: The IndieWeb community encourages people to move away from Dependent platforms and build their own websites and communities. This is something that Matt Mullenweg, the founder of WordPress, talked about back in 2012.

“The Internet needs a strong, independent platform for those of us who don’t want to be at the mercy of someone else’s domain. I like to think that if we didn’t create WordPress something else that looks a lot like it would exist. I think Open Source is kind of like our Bill of Rights. It’s our Constitution. If we’re not true to that, nothing else matters.”

As web designers, this is something that should really speak to you, especially if you’ve ever met a lead or client who didn’t understand why they needed a website when they could just advertise on Facebook or Instagram.

A Decentralized Web: Perhaps the most promising of all these initiatives are Solid and Inrupt, which were launched in 2018 by the creator of the Web, Tim Berners-Lee.

As Berners-Lee explained on the Inrupt blog in 2020:

”The Web was always meant to be a platform for creativity, collaboration, and free invention — but that’s not what we are seeing today. Today, business transformation is hampered by different parts of one’s life being managed by different silos, each of which looks after one vertical slice of life, but where the users and teams can’t get the insight from connecting that data. Meanwhile, that data is exploited by the silo in question, leading to increasing, very reasonable, public skepticism about how personal data is being misused. That in turn has led to increasingly complex data regulations.”

This is something we should all keep a close eye on. Consumers and businesses alike are becoming wary of the Dependent Web.

Who better than the creator of the web to lead us towards the Independent Web where we can protect our data and better control our experience?

 

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Conseils pour bien choisir votre (nouveau) système ERP

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Il existe des centaines de systèmes ERP parmi lesquels choisir, avec un large panel de fonctionnalités, de points forts, de points faibles, d’applicabilité et de tarifs. Si cela peut sembler intimidant, un processus méthodique de comparaison des ERP peut guider votre équipe vers la bonne décision dans un délai raisonnable.

La méthodologie décrite ici, éprouvée, peut vous aider à trouver la solution qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Elle peut sembler basique mais les entreprises qui se mettent en quête d’un fournisseur ERP sans suivre ces étapes logiques sont souvent confrontées à des retards, coûts supplémentaires et à une personnalisation inutile. Au contraire, les entreprises qui appliquent les meilleures pratiques gagnent généralement en fluidité dans le processus de sélection et dans les implémentations subséquentes. Elles peuvent ainsi profiter plus rapidement des avantages d’un système ERP moderne et être plus compétitives à l’ère du numérique.

Une méthodologie en 5 étapes pour évaluer les systèmes ERP

Une fois la décision prise de remplacer un ancien système ERP, la première étape consiste à monter une équipe pour piloter le processus de comparaison, de sélection et d’implémentation du logiciel ERP. L’équipe commence son travail par l’élaboration d’un plan initial, qui est plutôt à ce stade une stratégie générale.

Le processus de sélection d’un fournisseur ERP se déroule en cinq étapes :

  1. Définition des besoins en matière d’ERP
  2. Appel d’offres
  3. Evaluation de pré-sélection
  4. Comparaison des ERP et évaluation détaillée
  5. Décision finale et contrat

Diagramme illustrant les 5 principales étapes du processus d'évaluation d'un ERP

1.      Définition des besoins en matière d’ERP

Vous devrez transmettre des informations concernant votre entreprise et ses besoins à vos fournisseurs ERP potentiels afin qu’ils puissent configurer, packager et tarifer correctement la solution appropriée. Commencez par identifier les principales ressources en ligne, telles que les démonstrations de produits et les blogs, qui racontent l’histoire de votre entreprise.

Décrivez votre entreprise et ses processus de manière générale plutôt que de créer de longues listes de besoins et processus spécifiques. Informez les fournisseurs de la taille de votre entreprise, de son volume d’activité et de transactions, de la complexité des différents processus et de toute caractéristique ou facteur spécifique. Concentrez-vous sur les critères et processus qui donnent à votre entreprise son avantage concurrentiel. Ce sont ces éléments qui différencieront les systèmes et qui vous permettront d’examiner de près la façon dont chacun peut être configuré pour les prendre en charge.

Indiquez les éléments que vous aimez dans votre système actuel. En effet, vous voudrez que votre nouveau système les gère au moins aussi bien. De même, indiquez les choses que votre système actuel ne fait pas (ou mal). Signalez les applications, fonctions ou modifications personnalisées qui doivent être prises en charge par des fonctionnalités standard ou une personnalisation simple du nouveau système (et non une modification). En d’autres termes, concentrez-vous sur les éléments qui sont uniques à votre entreprise et partez du principe que les éléments de base se feront d’eux-mêmes (vous vérifierez cette hypothèse lors des démonstrations et des évaluations finales).

« Concentrez-vous sur les éléments qui sont uniques à votre entreprise et partez du principe que les éléments de base se feront d’eux-mêmes. »

Principaux points à retenir et conseils

Ne vous fiez pas aux listes de contrôle / vérification des ERP. Ces check-lists, une vieille pratique courante dans le secteur, ne permettent pas de départager les solutions et ne vous aident pas vraiment à faire un bon choix. La majorité des éléments figurant sur ces listes sont des fonctions et caractéristiques proposées par tous les systèmes, au moins dans une certaine mesure. Et les fournisseurs en compétition sont susceptibles de cocher « oui » dans l’interprétation la plus large de la fonctionnalité.

Choisissez les bonnes personnes pour votre équipe projet. La spécification des besoins est une tâche difficile. Elle nécessite des collaborateurs engagés, qui connaissent bien l’entreprise et qui ont du temps à consacrer au projet. Refreinez la tentation de constituer une équipe de personnes enthousiastes mais inexpérimentées.

Assurez-vous que votre appel d’offres contient les informations suivantes :

  • Présentation de votre entreprise et de ses processus
  • Ce que votre système actuel fait bien
  • Ce qu’il ne fait pas aussi bien que vous le souhaiteriez
  • Ce que vous voulez que le nouveau système fasse d’autre (classé par ordre d’importance)

2. Appel d’offres ERP

L’étape suivante consiste à envoyer un appel d’offres à un groupe sélectionné de fournisseurs. Leur nombre peut varier, mais n’oubliez pas que vous devrez procéder à un examen détaillé pour chaque réponse. L’expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs est réduit, plus les informations fournies sont détaillées et meilleures sont les réponses. Il est donc préférable d’identifier une douzaine (ou moins) des meilleurs candidats pour votre short list.

« L’expérience a montré que plus le nombre de fournisseurs est réduit, plus les informations fournies sont détaillées et meilleures sont les réponses. »

En réponse, les fournisseurs d’ERP doivent proposer un système qui offre les fonctionnalités et les caractéristiques requises pour répondre aux besoins que vous avez identifiés. Les propositions contiendront également des informations sur leurs sociétés, leurs produits, leur expérience dans le domaine, les ressources qu’ils consacreront à l’implémentation, ainsi que d’autres informations destinées à gagner votre confiance.

Alors comment identifier la douzaine (ou moins) de candidats sur lesquels concentrer vos efforts de sélection ? Comment réduire la liste des centaines de fournisseurs d’ERP pour n’en retenir que quelques-uns ? Commencez par consulter les publications spécialisées qui présentent des « success stories ERP  » (gardez à l’esprit que ces publications ne vous parleront probablement pas des difficultés rencontrées ou des échecs, mettez donc ces informations en perspective). Utilisez vos contacts – par exemple associations et groupes d’entreprises – pour identifier d’autres professionnels qui ont pu avoir une expérience récente de la sélection et de l’implémentation d’un ERP.

Il existe également de nombreux annuaires en ligne, outils de sélection et services de sélection de systèmes qui peuvent vous aider à identifier les logiciels qui possèdent les fonctionnalités dont vous avez besoin et/ou les fournisseurs qui ont de l’expérience dans votre secteur.

Pour obtenir des conseils personnalisés, vous pouvez passer un contrat avec la branche conseil de votre cabinet comptable ou trouver une ressource conseil indépendante dans votre région et/ou dans votre secteur d’activité. Veillez à vérifier leurs antécédents et leurs affiliations pour vous assurer qu’ils sont réellement indépendants et pas associés à un ou plusieurs fournisseurs de systèmes ERP.

Vous pouvez choisir d’inclure certains fournisseurs de systèmes ERP qui présentent un intérêt pour d’autres raisons. Peut-être qu’un ou plusieurs de vos clients les plus importants utilisent un système ERP et vous ont encouragé à utiliser le même système. Ou peut-être que votre société fait partie d’une grande entreprise ou d’un groupe qui a opté pour une plateforme ERP donnée. Demandez une proposition au fournisseur recommandé puis évaluez toutes les propositions de manière équitable et impartiale avant de prendre votre décision.

Principaux points à retenir et conseils

Veillez à ce que toutes les parties prenantes définissent leurs besoins. Votre appel d’offres doit inclure les contributions de toutes les parties prenantes. Dans le cas contraire, vous risquez de choisir un système ERP qui ne sert que certaines fonctions de votre entreprise, obligeant les autres départements à investir dans des systèmes autonomes. Évaluez les systèmes qui fonctionnent pour l’ensemble de l’entreprise et utilisez le calendrier de déploiement pour livrer les modules prioritaires en premier.

Faites attention au classement des besoins. Souvent, l’appel d’offres est divisé en domaines fonctionnels avec des sections à remplir par chaque service. Chaque département – qu’il s’agisse des RH ou des opérations – fait généralement un excellent travail de classement des fonctionnalités pour son unité opérationnelle, mais ses priorités peuvent ne pas correspondre aux objectifs globaux de l’entreprise. C’est à votre équipe projet d’ajuster les priorités dans une perspective plus large. Quelles sont les fonctionnalités vitales, importantes ou simplement souhaitables ?

Vérifiez la disponibilité effective des fonctionnalités. Les sociétés de logiciels ont d’excellents départements marketing ; certaines vendent des produits qui n’ont pas été entièrement développés et testés. Faites des recherches sur les fonctionnalités « à venir dans une prochaine version » par rapport à celles qui sont utilisées dans les références actuelles. Il est tout à fait envisageable de prendre en compte les fonctionnalités en cours de développement – mais ne pariez pas tout votre projet sur des fonctionnalités à venir si elles sont essentielles.

Évaluez vos processus. Les processus intégrés dans les ERP packagés sont considérés comme étant conformes aux « meilleures pratiques ». Les consultants et les experts de l’implémentation d’ERP vous diront qu’il est presque toujours préférable de modifier la procédure pour l’adapter au logiciel (en tenant compte de la dimension « meilleure pratique ») que de modifier le logiciel pour l’adapter à la procédure existante. Toutefois, c’est à vous de prendre cette décision. Mais n’oubliez pas que les nouveaux processus peuvent être à l’origine des progrès et des avantages que vous tirez d’un nouveau système. N’oubliez pas non plus que tous les logiciels ERP modernes sont personnalisables. Vous disposez donc d’une grande souplesse pour modifier l’affichage, les procédures, les caractéristiques des données et leur traitement, et bien d’autres choses encore – sans modifier le code.

Tenez compte du retour sur investissement de votre ERP. La plupart des entreprises exigent une analyse du retour sur investissement (ROI) comme condition préalable à l’autorisation et au financement de tout projet majeur. Comme son nom l’indique, il s’agit de la somme des coûts liés à l’achat et au déploiement du nouveau système, plus la différence des coûts d’exploitation par rapport à ceux du système existant. Le ROI tient également compte des avantages qui s’ajoutent aux économies directes, notamment l’amélioration du rendement, du service à la clientèle et de la productivité au travail.

3.      Evaluation de pré-sélection

L’évaluation se déroule en deux phases. Au cours de la première phase, toutes les propositions sont évaluées pour voir dans quelle mesure elles correspondent à votre environnement et aux exigences décrites dans votre appel d’offres (cette phase ne comprend pas la comparaison des fournisseurs, qui relève de la deuxième phase d’évaluation).

L’objectif à ce stade est d’écarter les offres qui ne remplissent pas vos critères et de classer celles qui semblent convenir. Il en résulte une short list des meilleures propositions. Celles-ci, et seulement celles-ci, seront soumises à une évaluation détaillée jusqu’à la sélection finale.

Si vous devez examiner de nombreuses réponses, les détails auront tendance à se brouiller et il vous sera difficile de vous souvenir des réponses particulièrement solides (ou celles insuffisantes) et dans quels domaines. Une échelle de notation numérique peut vous aider à ne pas perdre le fil et à documenter votre processus de décision. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider lors de cette étape de documentation :

  • Mettez en place un formulaire ou une feuille de calcul agencée de manière à ce que les évaluateurs puissent noter chaque proposition en fonction des principaux critères que vous avez spécifiés. Demandez à chaque examinateur d’attribuer une note à chaque critère d’évaluation (l’échelle peut être de un à dix, de un à cinq, de un à trois, ou tout autre niveau de granularité que vous jugez approprié). Vous pouvez avoir autant ou aussi peu d’examinateurs que vous le souhaitez.
  • Laissez de la place pour des notes et des questions, pour le suivi. Vous pouvez demander des éclaircissements à ce stade ou attendre l’évaluation détaillée des propositions présélectionnées. Attribuez un coefficient à chaque critère en fonction de l’importance de la fonction ou du processus pour votre entreprise.
  • Multipliez la note donnée par chaque évaluateur par le coefficient de chaque critère et calculez une note globale pour chaque fournisseur. Le plus souvent, plusieurs d’entre eux se classeront en haut de l’échelle, plusieurs autres un peu plus loin dans le classement, et quelques-uns ne seront pas retenus. Vous devriez maintenant avoir votre short list de finalistes – idéalement trois à cinq candidats – pour l’évaluation finale.
  • Il y a de bonnes chances que vous puissiez identifier les meilleurs candidats, mais si ce n’est pas aussi clair, revenez aux évaluations individuelles et discutez-en avec l’équipe.

Principaux points à retenir et conseils

Traitez chaque fournisseur potentiel de la même manière. N’acceptez pas de démonstrations en direct, de réunions spéciales en présentiel ou de visites sur place, à moins que vous ne soyez prêt à offrir la même possibilité à tous les fournisseurs. Il est important de maintenir des règles du jeu équitables. Une technique courante consiste à organiser une « conférence des candidats » dans vos locaux pour faire visiter les lieux à tous les fournisseurs potentiels et répondre à leurs questions (devant tout le monde).

N’oubliez pas qu’une proposition est un document de vente. Les réponses contiendront les informations que vous avez demandées et bien plus. Partez du principe que toutes les affirmations sont véridiques ; vous pourrez vérifier la plupart, sinon toutes, au cours du processus d’évaluation. Mais sachez que les auteurs de la proposition répondront à vos questions de manière à présenter leurs produits sous le jour le plus favorable.

Recherchez les valeurs aberrantes. Accordez une attention particulière aux critères pour lesquels les notes varient considérablement. Si un évaluateur donne une note très élevée à une proposition pour un critère et qu’un autre évaluateur lui donne une note très basse, cela vaut la peine d’en discuter. Interrogez les deux évaluateurs de manière constructive pour savoir ce que chacun pensait. Il est probable que l’un ou l’autre ait remarqué quelque chose que les autres n’ont pas vu ou n’ont pas considéré comme important. À la suite de ces discussions, vous souhaiterez peut-être ajuster les notes pour un critère spécifique, ce qui pourrait modifier le classement général.

4. Comparaison des ERP et évaluation détaillée

Une fois que vous avez identifié trois à cinq finalistes, il est temps de vous mettre au travail pour vérifier leurs affirmations et valider leurs références.

Comment commencer votre évaluation

  • Prenez contact avec chacun des fournisseurs potentiels et annoncez-leur la bonne nouvelle : ils ont été retenus dans la short list ! (Il n’y a pas de mal à leur dire combien il y a d’autres finalistes et même à leur faire savoir avec quelles entreprises ils sont en concurrence, si vous êtes à l’aise pour le faire).
  • Dans certains cas, vous pouvez également leur demander d’affiner leurs propositions.
  • Discutez avec les utilisateurs actuels du système (ou rendez-leur visite), de préférence ceux de votre industrie (ou d’un marché comparable) et de la taille de votre entreprise.
  • Obtenez des références si les éditeurs ne les ont pas déjà fournies (les fournisseurs peuvent hésiter à fournir des références pour des raisons de concurrence. Mais vous devez insister. Rassurez-les sur le fait que vous signerez et respecterez les accords de non-divulgation).

Comment gérer les démonstrations

C’est également le moment d’inviter les candidats présélectionnés à effectuer des démonstrations détaillées de leurs systèmes – mais vous devez contrôler ces démonstrations.

  • Fournissez à chaque candidat un script ou une liste des fonctionnalités que vous souhaitez voir bien avant la démonstration prévue. Tous les fournisseurs potentiels devraient recevoir la même liste.
  • Permettez-leur de montrer les fonctions spéciales qu’ils souhaitent mettre en avant uniquement après vous avoir montré les fonctions et les processus décrits dans l’appel d’offres.
  • Assurez-vous que votre script ou votre liste inclut les exigences spécifiques identifiées à l’étape 1. Les systèmes ERP traitent les processus courants de la même manière ; ce sont les exceptions qui posent problème (par exemple, la possibilité d’entrer des commandes pour des articles qui ne sont pas en stock, de vendre des articles dans des packages, des kits ou des ensembles, ou encore la prise en charge d’un processus spécifique de rapprochement des factures).
  • Pendant la démonstration, vous voudrez voir comment le logiciel peut être configuré et adapté pour prendre en charge vos processus et procédures uniques. Cela dit, restez ouvert d’esprit dans la mesure où vous pourriez découvrir certaines meilleures pratiques dans ces fonctions standard qui amélioreraient les opérations et les résultats de votre entreprise.
  • Dans l’idéal, le démonstrateur sera en mesure de montrer le fonctionnement du système en utilisant vos propres données. Ce n’est pas toujours possible, mais lorsque c’est le cas, cela vous donnera une bien meilleure idée de la façon dont le système fonctionnerait dans votre environnement.

Principaux points à retenir et conseils

Ne vous laissez pas éblouir par les démonstrations. Les professionnels qui font la démonstration des logiciels sont généralement très expérimentés et ont une forte personnalité. Leur objectif est de vous convaincre et de vendre leur logiciel. Ne vous laissez pas distraire par la personne ou le discours de vente, aussi captivant soit-il. Concentrez-vous sur le fond.

Tirez le meilleur parti des visites de référence. Sélectionnez avec soin les visites que vous souhaitez faire. Passez un bref appel à votre interlocuteur pour vous assurer qu’il a bien déployé le logiciel et qu’il a obtenu les avantages promis. Convenez de ce qu’il vous montrera et des personnes que vous rencontrerez au cours de la visite. Une fois sur place, jugez soigneusement si leur succès est reproductible dans votre environnement. Posez également les questions difficiles : « Quelles ont été vos plus grandes surprises ? » et « Si c’était à refaire, que feriez-vous différemment ? ».

Continuez à poser des questions. Encouragez votre équipe à poser des questions, ne serait-ce que pour clarifier les réponses. Faites-le lors de l’examen de l’appel d’offres et pendant les démonstrations ; cela réduira considérablement les risques de mauvaises surprises. C’est le moment de découvrir les réponses qui ne vous plaisent pas – avant que les négociations ne commencent. N’oubliez pas non plus que vous obtenez vos réponses gratuitement à ce stade, alors apprenez-en le plus possible. Lorsque vous commencerez à implémenter le produit, il se peut que vous deviez attendre une assistance ou même payer des frais.

5. Décision finale et contrat

Une fois les évaluations détaillées terminées, vous constaterez probablement que deux ou trois fournisseurs répondent à vos critères. Sélectionnez celui qui, selon vous, répond le mieux à vos besoins actuels et futurs, mais n’écartez pas les autres. Faites-leur plutôt savoir qu’ils vous conviennent mais qu’ils ne sont pas votre premier choix ; cela laisse la porte ouverte au cas où vos négociations avec le meilleur candidat ne se déroulent pas comme prévu.

Vous pouvez maintenant commencer à négocier les détails du contrat avec le meilleur candidat. La plupart des entreprises savent comment cette étape est « censée fonctionner ». Mais comme pour toutes les autres étapes du processus d’évaluation et de sélection d’un ERP, vous risquez d’avoir des surprises.

Le pouvoir est de votre côté dans les négociations. Cependant, il est préférable de considérer le fournisseur comme un futur partenaire, et non comme un adversaire dans les négociations. Visez un accord équitable qui incite les deux parties à déployer le système de manière efficace et à en assurer le bon fonctionnement.

Chaque aspect de l’implémentation du système et du maintien de l’assistance doit être discuté et documenté – en détaillant le prix, la personne responsable et, dans certains cas, le temps nécessaire. Le contrat comporte de nombreux aspects, dont notamment (mais pas exclusivement) :

  • L’achat initial, la location ou la licence du matériel et des logiciels.
  • L’implémentation du matériel et des logiciels (en précisant ce qu’englobe le mot ‘ »implémentation »).
  • Coût et calendrier de la simulation d’implémentation (avant ou après le paiement du logiciel).
  • Coûts de formation initiale et continue
  • Maintenance continue du matériel et des logiciels (et à quel niveau).
  • Conversion des données et intégration à d’autres systèmes
  • Mise en réseau et sécurité
  • Personnalisations (initiales et avec les versions futures)

Principaux points à retenir et conseils

N’annoncez pas votre sélection finale avant les négociations. À la fin de la phase d’évaluation détaillée, l’équipe peut vouloir déclarer un « gagnant ». Cependant, informer le candidat principal qu’il est « l’élu » n’est pas dans l’intérêt de votre entreprise. Il n’est pas rare d’avoir des surprises au cours du processus de négociation et vous devrez peut-être revoir votre choix.

Planifiez à long terme. Lors du démarrage, veillez à examiner attentivement les coûts à long terme afin que vos estimations soient correctes et que vous ne faussiez pas les chiffres du retour sur investissement de l’ERP. Certains fournisseurs offrent davantage de services gratuits pendant une période plus longue et d’autres peuvent confier leur assistance à long terme à une entreprise qui facture à l’appel. Certains fournisseurs fixent un plafond pour l’augmentation des tarifs annuels de maintenance ou d’abonnement, mais beaucoup ne le font pas. D’autres vendent un abonnement SaaS (Software-as-a-Service) à bas prix, qu’ils augmentent considérablement après quelques années. Certains fournisseurs proposent une mise à jour annuelle, mais ne fournissent aucune assistance réelle lors du processus de mise à jour. Posez des questions et obtenez des réponses écrites pour être sûr de bien appréhender vos coûts à long terme.

L’importance de l’équipe projet

Le facteur le plus important pour le succès du processus d’évaluation du système ERP est l’équipe projet. Cette équipe doit être constituée très tôt et doit être le moteur de l’élaboration, de la diffusion et de l’évaluation de l’appel d’offres et de la sélection du nouveau système ERP.

D’après notre expérience, lorsque les équipes sont au milieu d’une investigation et d’une évaluation détaillées, elles prennent souvent des raccourcis. Mais si votre équipe projet suit ces cinq étapes et prête attention aux enseignements tirés, elle sera en mesure de trouver la solution optimale pour répondre aux exigences de votre entreprise, maintenant et pour l’avenir.

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Wix Vs WordPress: 3rd Round Knockout

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Over the last fortnight one site builder has gone toe-to-toe with another, as Wix launched a marketing campaign aimed at attracting WordPress users, and instead attracted universal ire.

First, Wix sent out expensive headphones as gifts to key WordPress “influencers” in an attempt to lure them to the platform. Second, they produced a series of adverts that instead of promoting their own product, tried to imply that WordPress is so bad you’ll need mental health counselling to cope with it; it’s been widely frowned upon, but am I alone in thinking they’re not a million miles away from Apple’s anti-Windows adverts? No, I’m not.

Then, Wix made an attempt to go viral with an uncomfortable video in which a character portraying “WordPress” releases a “secret” message warning the community of “fake news” supposedly due to be released by Wix. The language and the styling is clear: WordPress is unhip daddio.

Unlike WordPress, Wix is a publicly owned company, it has an obligation to its shareholders to maximize its revenue. Had Wix targeted WordPress’ many failings, that would have been fair game. Had they gone after Shopify, or Webflow, or Squarespace, or one of the many other site builders on the market no one would have blinked an eye. Wix’s error wasn’t going after WordPress, or even the tactics used to do so, Wix’s mistake was in attacking the very community it was attempting to court.

I’m not a big fan of WordPress. I’ve built around a dozen sites in it over the years and we’ve never got along, WordPress and I. But I am a big fan of the ethos of WordPress; who doesn’t love free, open source software, built by volunteers?

The holy grail of marketing is transforming customers into evangelists — individuals who will bare their chests, paint their face with woad, and charge headlong onto social media at the merest hint of a perceived slight. You can’t buy them. It’s a loyalty that has to be cultivated over years, and requires more give than take. WordPress has those evangelists, people who see their careers in web design as intertwined with the CMS. No amount of free headphones is going to convert them to a closed system like Wix.

The irony is that Wix’s approach stemmed from the WordPress community itself. If it is going to celebrate “powering 40% of the Web” then it has to expect to make itself a target. If you’re an antelope, you don’t douse yourself in bbq sauce and strut around the waterhole where the lions like to hang out.

If the row rumbles on, it will eventually end in an apology and a promise from Wix to “do better.” But the truth is, all Wix did was confuse a community of people trying to build websites, with a competing business.

This time next year, Wix will still be recovering from the damage to its reputation, and WordPress will be telling us it powers 110% of the Web.

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SAP France accompagne la nouvelle promotion d’entrepreneurs sociaux de makesense avec l’aide de ses collaborateurs

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SAP France accompagne, aux côtés de l’incubateur makesense, des startups à vocation sociale et environnementale depuis 2014. Les collaborateurs SAP sont toujours plus nombreux à s’engager dans la démarche et à soutenir ces startups qui souhaitent changer le monde. Cette année, l’équipe de mentors SAP compte Frédéric Chauviré, Directeur Général de SAP France, qui va apporter son soutien et ses connaissances à cette cinquième promotion.

Les collaborateurs SAP accompagnent chaque startup sur un volet technologique pour les aider à tirer le meilleur de leur phase de prototypage et à consolider leur business model. SAP France s’inscrit dans ce partenariat d’une part pour contribuer à changer le monde et d’autre part pour dérouler un programme de mécénat de compétences qui participe au bien-être de ses collaborateurs.

La particularité de cette année se trouve dans les différents niveaux de maturité des startups avec des projets jeunes qui ont besoin de soutien pour se positionner sur leurs marchés. Ainsi, les mentors SAP les accompagnent, les challengent et affinent leurs projets afin de les rendre pérennes.

Ce partenariat permet à SAP France d’avoir un impact externe auprès de l’écosystème startup en stimulant et en développant les équipes internes et d’avoir un impact interne en créant une expérience collaborateur unique. Ainsi, l’initiative fournit aux collaborateurs SAP des opportunités de développement et en même temps libère leurs potentiels.

Cette cinquième promotion, composée de 8 startups, sélectionnée par makesense et SAP, sont suivies par 4 à 5 collaborateurs SAP, pendant 4 mois, à raison d’un rendez-vous par mois.

  • Silo accompagne les industriels dans leur lutte contre le gaspillage via la création de circuits de valorisation de leurs surplus, invendus et invendables
  • JokaJobs propose une application qui rend la recherche d’emploi ludique et efficace pour des jeunes qui présentent des freins à la mobilité
  • Tirelires d’Avenir propose une aide financière pour les jeunes en rupture familiale et sans ressources financée par du don direct.
  • Metishima œuvre pour une approche inclusive d’intégration par l’emploi des personnes issues des migrations, à travers la valorisation des compétences et expériences acquises dans leur pays d’origine.
  • Freepry accompagne les acteurs de la mode dans l’implantation de corners seconde main, à l’aide de son logiciel.
  • Want To Help est une plateforme de mise en relation entre bénévoles et associations pour les jeunes et par les jeunes.
  • Oïkos est un projet de média-marketplace éco-responsable visant à éduquer et conseiller le consommateur et proposer de la mode et de la beauté clean.
  • New Age valorise le commerce de proximité zéro déchet en beauté et hygiène, l’entraide entre entrepreneures et des ateliers pour tous.

L’accompagnement proposé ravi les entrepreneurs mentorés. En effet, 1 entrepreneur mentoré sur 2 estime que l’apport de SAP était déterminant dans son prototypage ou dans l’identification des besoins de compétences pour sa startup. 30% d’entre eux estiment avoir progressé en communication ou marketing grâce à l’accompagnement des collaborateurs SAP et 25% estiment que le mentoring leur a permis d’obtenir un partenariat commercial ou stratégique.

La collaboration SAP et makesense s’est déjà illustrée de manière positive et notamment avec la startup Colette. Cette dernière aide les étudiants et jeunes actifs à se loger en cohabitant avec des hôtes qui ont une chambre à louer, favorisant ainsi la cohabitation entre générations. Ce sont 500 hôtes et plus de 1 000 jeunes qui sont déjà membres de Colette et notamment SAP qui propose cette offre, depuis un an, à ses jeunes collaborateurs mais aussi à ceux qui partent en retraite.

« Que nos entrepreneurs soient en phase de prototypage de leur solution ou plus avancés avec des enjeux de commercialisation, les mentors SAP s’adaptent pour leur être le plus utile possible. Ils partagent leurs compétences et mobilisent leur réseau, c’est vraiment incroyable d’avoir des collaborateurs qui se donnent autant pour les projets qu’ils accompagnement ! » explique Karell Hertzog, startup program manager makesense.

« Nous sommes très fiers de ce programme d’accompagnement. Notre rôle d’acteur engagé doit générer  un impact plus large sur la société. Je suis très enthousiaste  de démarrer le mentoring des entrepreneurs sociaux sélectionnés par makesense. Les projets ont tous un intérêt social, environnemental et solidaire qui contribue réellement à changer le monde. Je remercie également tous les collaborateurs SAP, toujours plus nombreux, à s’engager dans des causes qui ont du sens », explique Frédéric Chauviré, Directeur Général SAP France.

The post SAP France accompagne la nouvelle promotion d’entrepreneurs sociaux de makesense avec l’aide de ses collaborateurs appeared first on SAP France News.

Source de l’article sur sap.com

/par

The Most Comprehensive Grammarly Review Ever

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Who is Grammarly for? Can a grammar checking tool like Grammarly replace a human editor and proofreader? Is the Grammarly checker worth it? Are the Grammarly free checks sufficient for me, or should I upgrade to Grammarly Premium? Should I install Grammarly on Chrome? How effective is Grammarly for Word? Is downloading the Grammarly desktop app worth it? You have questions…all of which we’re going to answer.

I have been using Grammarly regularly for proofreading my documents and emails since 2015 and have witnessed its evolution as a product firsthand. After checking over three million words during this period, I can confidently say that Grammarly has come a long way. Raising $200M in total funding at a valuation of $1B+ so far, and with more than a million downloads per month, Grammarly is now a top-1000 website by traffic worldwide.

I write a lot, so Grammarly has been my go-to writing assistant for correcting passages and enhancing my writing. I first tried the Free version, and in May 2020, I upgraded to the Premium version, finally! Grammarly Premium is a great tool that takes care of most of your writing, proofreading, and plagiarism-checking needs for intensive work.

In this article, I’ll explain what Grammarly is, its features, what it does (functions of all versions and products), the pros and cons of using Grammarly, my rating of Grammarly, who should use the Free version, and who should use the Premium version and the difference between the two. I’ll also explain how to use Grammarly properly. I’ll then compare it with other popular tools and suggest which ones suit your needs. In the end, I’ll leave you with my final assessment and FAQs.

What is Grammarly?

Grammarly is an online digital writing assistant that checks for a range of English grammar and spelling mistakes. It also helps enhance the writing through its excellent context-based clarity suggestions (Premium version).

Grammarly is a writing aid that checks not only for spelling slights, grammar rules, and clarity issues but also identifies the tone of the writing to provide relevant instructions through its Error Cards. It also has a plagiarism checking tool, which is available with the Premium version.

Grammarly employs AI (Artificial Intelligence) and NLP (Natural Language Processing) to check the content for all possible syntactic and semantic issues. Although it has an extensive database, it is still incomparable to human proofreading and professional editing, especially when it comes to understanding the context of the writing.

Grammarly Overview For Beginners – Compatible, Accessible

Grammarly is astonishingly easy to use, primarily due to its compatibility via the Browser Extension/Add-on, from which you can use it on millions of websites. Moreover, its other product forms, i.e., the Online Editor (Web App), Desktop Application, MS Word/Outlook Add-in, and the Grammarly Keyboard for iOS/Android, make it accessible everywhere.

How Does Grammarly Work?

It automatically detects issues in the content in the Desktop App, the Online Editor, and the browser (even in Google Docs, which is in Beta at this time) via its add-on. Yet, for the MS Word Add-in, you have to click the Grammarly button to activate the app. Grammarly explains all detected issues via an Error Card that contains relevant information for each item. You can implement it by clicking the suggestion, ‘Ignore’ the problem, or ‘Add to Dictionary’ (in case of a spelling issue). You can also provide feedback (if you think that the suggestion is wrong). The Free version checks only for spelling and critical grammar mistakes. The Premium version also reveals a ton of advanced ‘Clarity Issues.’

The Tone Detector helps you estimate the entire document’s tone, which can be valuable for many writers who target a particular audience, e.g., formal writing for the business audience.

Limitations of Grammarly (For Beginners)

Grammarly, overall, excels at almost all the things it does, and therefore the free version is recommended for everyone. Grammarly provides a generic readability score. Advanced grammar checks like the clarity checker, the plagiarism checker, and many other features are not available for the free version.

Grammarly is dominant amongst its competition, but it doesn’t solve all English language problems. It is useful at picking syntactic mistakes but still misses significant semantic errors, which can be a problem for people who are not particularly adept at English — as they won’t notice these slips.

The Good The Bad & The Ugly
Ease of use – simple, intuitive, and efficient interface English language only Tad expensive (notably the monthly subscription at $29.95 per month)
Context-based grammar checking Not 100% accurate (primarily misses linguistic bloopers) No free trial for the premium version.
Fantastic grammar checker Business account starts at three users and charges per number of users (can be a bit expensive for small businesses) Only one account (license) for the premium version. You can use it on up to five devices.
Convenient tone detector Insufficient as a standalone tool (doesn’t do everything) Incomplete sentences can sometimes go undetected
The insightful error cards are instructional and productive (they help you to improve your writing) Unlike ProWritingAid and Hemmingway Editor, it doesn’t provide much information about the whole passage, Grammarly’s scoring is generic right now No substitutes are suggested in many cases. Example: synonyms, rephrasing suggestions for the intricate text, etc.
Integrates well with MS Word, Outlook, WordPress, emails, social media, and millions of websites The free version is limited to fundamental grammar and spelling mistakes Cannot determine contextually incorrect sentences (it cannot perceive the meaning of the written document)
Knowledge-base The premium version identifies repeated words but sometimes doesn’t provide a suitable alternative to use Short on vocabulary suggestions (not as competent as the free thesaurus writing tool)
The Grammarly keyboard is available for Android & iOS for FREE Free version shows the number of advanced clarity mistakes but doesn’t tell you what those mistakes are and where they are The formatting tool is rudimentary. You have to write in another text editor and then import it to the Grammarly Editor to format your writing accurately
Personal dictionary Google Docs is not supported yet (in Beta). Restricted to English only, and it also doesn’t translate other languages as Ginger does.
The adjust goal option allows you to customize Grammarly’s feedback. It can miss simple semantic issues, which sometimes can be caught by text editors like Google Docs and MS Word.
Formatting remains the same if you import/upload a document, but it changes if you copy/paste. Plagiarism Detector is not available for the free version.
Weekly writing stats (sent to user email) can help you identify your problem areas The browser extension can malfunction, i.e., opening and closing the Grammarly editor within a website (sometimes) duplicates the content
Option to download the detailed performance statistics as a PDF Sometimes Grammarly doesn’t catch all mistakes on the first try. You have to refresh or scroll to let it run again and see if it finds new issues
Grammarly blog teaches English grammar rules, writing techniques, and more
Context-based checker is more accurate than competitors
Provides rephrasing suggestions for complicated sentences
The premium version excels at catching inconsistencies

Who Should Use Grammarly?

Free:

Everyone

Despite being limited, Grammarly (free version) is a phenomenal tool. Therefore, I would heartily recommend it to everyone. It’s free, and it’s convenient.

The free version should be everyone’s go-to tool for proofreading social media statuses, tweets, and comments. It is also crucial for editing all sorts of short-form writing, such as emails. Professional writers can also use the free version to catch typos and basic grammar mistakes.

Premium:

  • Professional Writers
  • Authors
  • Bloggers
  • Students
  • Businesses that require extensive writing
  • Marketers/Advertisers
  • Content Creators
  • Editors and Proofreaders

Apart from all the necessary features offered in the Grammarly free version, Grammarly Premium provides several other valuable elements such as an advanced clarity checker and a robust plagiarism checker. All these help you enhance your writing effectively.

Grammarly Premium is a helpful tool for people who are already adept at English as it still requires plenty of work on catching semantic errors. Businesses and Professional writers who do intensive writing should give the Premium version a go. From writing, editing, and proofreading to plagiarism checking, it is almost an All-in-One solution (though not a substitute for a human proofreader – at least yet).

Who Shouldn’t Use Grammarly?

Free:

  • Students
  • English Learners

People, especially students who cannot learn from their mistakes, should avoid relying on Grammarly as it can hinder their learning process.

Granted, Instructional Error Cards and Weekly Writing Stats (emailed to the user) can pinpoint your weak points, but educating yourself from there on is entirely up to you.

Just like ‘Auto-correct’ hinders people’s ability to learn proper spellings, Grammarly can do that for learning grammar rules.

Premium:

  • Amateur Writers
  • Infrequent Users

Grammarly is an excellent tool, but it still makes slips, which can be misleading for amateurs who don’t have a solid grip on the English language. Therefore, if you are not proficient enough in English, you should only subscribe to Grammarly Premium if you can remember that it is not a replacement for a human teacher or a proofreader. Or, you can continue using the Free version, which is competent enough to check fundamental grammar and spelling oversights.

Furthermore, businesses and professionals who are infrequent users can stick to the Free version if they feel they will not be making the most of the Premium version.

Grammarly vs. Basic Text Editors

A comparison with basic text editors will illustrate Grammarly’s true potential:

Microsoft Word

Microsoft Word is the most popular and feature-packed text editor. It includes a basic grammar and spelling checker that catches typos in real-time. However, MS Word is very limited in its grammar checking capabilities.

I’ve written many articles using Microsoft Word, which were considered error-free by the text editor. However, when I put the same documents in Grammarly’s Editor, there’d always be some critical mistakes caught by the Free version and some clarity or consistency mistakes pointed out by the Premium version.

Grammarly finds inconsistent punctuation that MS Word missed.

Google Docs

Google Docs is another mighty text editor, which is free to use. It also has numerous features, including spelling and grammar checking. Google Docs’ grammar and spelling check software only flag issues with an alternative in its database; otherwise, it ignores them. It auto-corrects the obvious spelling blunders. It can also pick missing determiners (articles) better than Microsoft Word. However, once again, when compared to Grammarly, Google Docs falls far behind in exposing slip-ups.

Grammarly in Google Docs.

Google Docs performs a little better than MS Word when it comes to punctuation, yet it is incomparable to Grammarly, which is in Beta for Google Docs.

How to Write Better With Grammarly

Grammarly proofreads content written in English (American, British, Australian, and Canadian) and gives detailed performance statistics. Weekly Writing Statistics are emailed to the user account, and you can download a complete PDF that extensively illustrates your performance.

From scoring to pointing out all mistakes and amendments, Grammarly doles out a comprehensive document that you can use to improve your weak areas. Grammarly can function as your teacher in this regard if you learn from these mistakes and try to improve your performance, especially in areas pointed out by the software.

Try Grammarly for yourself.

All Grammarly Products

Grammarly is available in the following product versions:

  1. Grammarly for Business (3 or more users)
  2. Grammarly @edu (for Educational Organizations/Institutes)
  3. Grammarly Premium
  4. Grammarly Free

All these versions are usable in the following product forms:

1. Online Editor

Grammarly’s web application acts as an online editor to upload a document, copy/paste content, or write directly. It has a 4MB size-limit and a 100,000 characters-limit (about 60 pages). When you upload a file, a pop-up tells you that your document formatting will restore when downloaded.

Grammarly’s interface for the online version and the desktop app is identical, and it is outstandingly intuitive and accessible. A dedicated writing assistant panel on the right side contains valuable information and choosable options. It also lists and categorizes all the errors found.

A bar at the bottom contains a few formatting options and some length-related info about the passage.

2. Browser Extension

Typing in any online text editor activates the ’Grammar and Spelling Checker’ when the extension is on. It underlines (in red) all the issues in real-time. Hovering over the problem pops up an Error Card that contains corrections and more information about the mistake.

You can use the Grammarly icon at the bottom-right of online text editors to activate or deactivate the tool. This option is beneficial because sometimes you want to check your content but don’t want distractions while writing. I recommend turning on the extension after you have completed your draft and now want to begin the editing phase. You can also open the Grammarly editor within a website for added convenience.

The Grammarly add-on is available on all popular browsers – Chrome, Firefox, Safari, Edge Chromium, etc. And it is compatible with millions of websites and the web versions of many desktop applications, including WordPress, emails, social media, work platforms, and many more. Grammarly for Google Docs is in Beta right now. The Grammarly extension also gives you the option to ’Show Definitions and Synonyms via Double Click,’ which works like a dictionary within any website.

The Grammarly icon within your text editors tells you the total number of issues found on the Grammarly pop-up. However, you have to scroll through the document and find those problems yourself. It is not as efficient as the online Editor. The extension only shows the critical issues inside your online editor. It gives you the option to open the online Grammarly Editor to see the errors pointed out by the Premium version. The browser extension also works slower for lengthy content. It is convenient but only for short-form writing.

3. Desktop Application

The desktop application, like all other products, is online only and doesn’t work offline. An internet connection is necessary as Grammarly uses its database to process the document. The desktop app is identical to the online editor.

4. Microsoft Word/Outlook Add-in

You can integrate Grammarly into Microsoft Word and Outlook through their Add-in. Unlike other Grammarly product forms, the MS Word Add-in activates when clicked — otherwise, it stays dormant. When enabled, a right panel appears with suggestions, Error Cards, and statistics, just like the Online Editor and the Desktop App. Grammarly has no character limit for the MS Word Add-in.

5. The Grammarly Keyboard App

You can download Grammarly Keyboard for both Android and iOS through their respective stores. Now available for iPad as well, it is easy to use as it works like the auto-correct feature available in the smart devices. It gives suggestions when Grammarly encounters any grammar or spelling lapses.

Grammarly Pricing Plans

Grammarly is a tad expensive when purchased as a monthly subscription, which costs $29.95 per month. The quarterly ($59.95) and annual ($139.95) subscriptions offer better value for money. Through its weekly newsletter and other channels, Grammarly presents discount offers to its free users from time to time, which you can avail yourself of to get an even cheaper deal for the Grammarly Premium subscription.

Grammarly Pricing Plans for Premium Version – Monthly, Quarterly, Annual

Free

Grammarly Free is limited but still adequate for many as it gives you critical grammar and spelling checking capabilities. It is usable in all product forms.

Premium

Grammarly Premium, along with Spelling and Grammar Checker, offers an advanced Clarity Checker, Plagiarism Checker, and experimental Tone Detector. All Grammarly features are available for the Premium version.

Business

Grammarly for Business offers all the Premium features for three or more users. It also gives you an admin panel to customize your experience. You can add a personal dictionary, among other things, which will be accessible to all users. Grammarly for Business includes:

  • Individual accounts
  • Admin panel
  • Centralized billing
  • Team usage stats
  • Priority email support
  • Single sign-on

Grammarly Business Pricing Example

Grammarly @Edu

Grammarly @Edu is also an available option, of which educational institutes and organizations can avail themselves. It caters to a large number of accounts, as it targets students.

Grammarly Features

UI

Grammarly has hands-down the best interface among all the writing assistants. It is incredibly intuitive and user-friendly.

Compatibility

Grammarly integrates with millions of sites and text editors. It is also compatible with MS Word (both for Windows and Mac) and Outlook via an Add-in. It is still in Beta for Google Docs.

Grammarly is incompatible with some desktop apps, but you can use Grammarly in their web versions.

Supported Document Formats

For products where you can upload text documents, the supported document formats are: .docx, .rtf, .odt, .txt.

Languages

Grammarly is restricted to English only, including American, British, Canadian, and Australian English. Grammarly doesn’t support foreign language phrases, translation, etc., at the moment.

Grammarly Functions

Spelling Checker

Grammarly checks for spelling mistakes based on context. It is excellent at differentiating between commonly misspelled words. It can also tell Common and Proper Nouns apart (in most cases).

Grammar Checker

All Grammarly products on all plans help you check for grammatical errors and syntax issues in the provided document in real-time.

Plagiarism Checker

The Plagiarism Checker is not available for the free version. When I inquired about plagiarism in hard copy, patch plagiarism, and ProQuest, here’s what Grammarly Support had to say:

“We teamed up with ProQuest to provide even more accurate plagiarism checks: currently, Grammarly’s plagiarism checker searches major proprietary databases along with over 16 billion web pages. You can check ProQuest libraries here http://www.proquest.com/libraries/academic/databases/.

Please note that Grammarly catches verbatim plagiarism and slightly modified text that can be classified as unoriginal. As comprehensive as our algorithms are, significantly rephrased text oftentimes can’t be traced back to its source.”

Note: I checked this document with both; Grammarly Plagiarism Checker is not as robust as Copyscape, but it’s catching up fast.

Tone Detector

It detects a variety of tones based on the context of the given passage.

Grammarly Tone Detector

Clarity Checker

Grammarly checks for advanced issues for the Premium, Education, and Business versions. The Free version checks for limited conciseness; the rest is available on the Premium version only.

Grammarly Support

Grammarly offers support via its extensive, well-written, and user-oriented knowledge-base. Grammarly also provides support via email (24/7 for the Business version) if you can’t find a relevant answer in the knowledge-base.

Moreover, the Grammarly Blog teaches, among other useful things, the proper use of grammar in English.

Grammarly Blog

The Grammarly Blog teaches the rules of English grammar and gives tips on writing. It also specializes in teaching about the most common blunders, which are also a strong suit of the application.

Detailed Performance Statistics

You can view the ‘Statistics Summary Card’ by clicking the ‘See Performance’ button. Or you can download the detailed statistics via the Download PDF Report option. These statistics are in-depth and contain exhaustive information regarding the whole document, including your score, errors, reading time, speaking time, and more.

Grammarly Performance Stats

Adjust Goals

You can customize Grammarly’s feedback according to your needs. This option gives you an adjustable chart where you can set your preferences according to your needs. It helps with the document’s tone, the difficulty level depending on the target audience, and more.

Grammarly Adjust Goals

Get Expert Writing Help

Grammarly gives you the option to get your work checked by experts. It’s a particularly convenient option for those who cannot or do not want to rely on their proofreading skills better than finding and hiring someone yourself.

Grammarly Expert Writing Help

Is Grammarly Really Free to Use?

Grammarly has a free version with a powerful-enough spelling and grammar checker. It is available in all product forms – Online Editor, Browser Extension, Desktop Application, and Word Add-in. The Free version checks for up to 150 grammar rules.

It is superb at uncovering elementary grammar fallacies due to its context-based checking, powered by its robust AI and NLP software.

The Free version doesn’t show clarity issues. It reveals the number of clarity issues in the content, but it doesn’t tell you what and where those issues are.

Is Grammarly Premium Worth The Cost?

The Premium version shows advanced grammar issues such as clarity, conciseness, dangling modifiers, squinting modifiers, monotonous sentences, intricate text, split infinitives, and many more. It checks for over 400 rules of English grammar, far more than the Free version. Grammarly Premium also has a plagiarism checker within the interface, which is mighty-enough for online plagiarism checking.

Grammar Checks

When you run some text through any version and product form of the app, Grammarly will process the document for the following:

  1. Sensitivity
  2. Determiners
  3. Voice
  4. Conciseness
  5. Conjunctions
  6. References
  7. Nouns
  8. Fluency
  9. Word order
  10. Spelling
  11. Conventions
  12. Syntax
  13. Variety
  14. Formality
  15. Pronouns
  16. Prepositions
  17. Verbs
  18. Numerals
  19. Punctuation
  20. Modifiers
  21. Consistency
  22. Correctness
  23. Clarity
  24. Delivery
  25. Readability
  26. Engagement

However, Grammarly will not point out many of these mistakes for the Free version. It will only tell you the number of such problems in your content.

Grammarly Checklist

Grammarly Free in Action:

Let’s see some examples.

Verbs

Grammarly detecting the wrong form of a verb.

Context-Based Checking

Grammarly Context-Based Checking

Capitalized Words

Grammarly detects unknown words, and if you capitalize them, it considers them proper nouns. It can also miss the incorrect use of a term if you spell it correctly and put it within commas.

Grammarly while dealing with proper nouns, capitalization, and unknown words

Phrases vs. Sentences

Grammarly can differentiate between phrases and sentences. Therefore, you can write headings and subheadings in the form of expression.

Grammarly differentiating between sentences and phrases

Multiple Mistakes in One Sentence

Grammarly catching multiple mistakes in one sentence

Determiners

Grammarly pointing out the wrong determiner-article use

Incomplete Sentences

The Grammarly algorithm is not good enough yet at recognizing incomplete sentences. Grammarly is far from perfect, as evident from these examples. Google Docs suggested ’was because’ for the last line instead of ’is because,’ but Grammarly missed that.

Grammarly can miss incomplete sentences.

Grammarly is only making one suggestion that the article use may be incorrect here in the below image.

Cannot detect incomplete sentences (sometimes) if other issues exist

Grammarly suggests you change the first line in the below image because it believes it’s caught a sentence fragment. You accept the suggestion, and it becomes the second line, which is, again, a sentence fragment, according to Grammarly.

Grammarly ‘sentence fragment’ suggestions

Sometimes, the suggestions are right as well.

Grammarly recognizes sentence fragments in some cases

Punctuation

Comma

Grammarly is a sniffing-hound-on-steroids when it comes to commas — both missing and wrong ones. It pinpoints the exact location where you should place a comma in a sentence. Whether it is between clauses, a list of items, or something else, Grammarly knows if you have missed a comma or placed a wrong one. It also exposes the famous “Oxford Comma.” Grammarly now points out any inconsistent punctuation (curly vs. straight commas, for example) in your articles.

Grammarly pointing out the missing Oxford Comma

Hyphen

First, it points out the missing hyphen. Once you rectify the error, it points out the wrong capitalization. Grammarly works in steps for multiple errors in a sentence.

Grammarly catching a missing hyphen.

Semi-colon & Colon

Grammarly catches the incorrect use of the semi-colon & colon.

Period

Grammarly points out a missing period

Missing Apostrophes

Grammarly can catch missing apostrophes

Grammarly Premium in Action:

Apart from correctness that checks for critical grammar mistakes, the Premium version has options to check for clarity, delivery, and engagement, along with many more correctness checks.

Clarity

Clarity check is not available for the Free version; all other versions of the app have it. It catches linguistic issues that a fundamental grammar checker cannot reveal. These include dangling modifiers, split infinitives, misuse of passive voice, intricate text, inappropriate colloquialisms, etc.

Text Inconsistencies

Grammarly Premium can detect inconsistencies and gives you the option to select one form if a word has been used inconsistently in the same document. It can also detect inconsistent punctuation, for example, curly and straight commas.

Grammarly Premium identifies text inconsistencies.

Rephrasing Suggestions

For unclear or complicated sentences where there might be an issue of a dangling modifier or something else, Grammarly suggests an alternative way to write the same sentence.

Grammarly Premium giving rephrasing suggestions

Wordy Sentences

Grammarly can also note if you have used many unnecessary words in a sentence. If there are more words and less content in a sentence, then it suggests you rephrase it. This option can help you make your content non-fluff.

Passive Voice Misuse

Grammarly is so-so at deciphering when the passive voice is right to use and when you should avoid it in a sentence. My experience is that, more often than not, it will recommend that you rewrite a sentence if it detects passive voice use anywhere.

Grammarly – always – detects passive voice use.

Intricate Text

Grammarly exposes unclear and hard-to-follow sentences in the written piece. Sometimes it gives alternatives (if one is available in its database), but usually, it only tells you to rephrase the sentence to make it more understandable.

Monotonous Sentences

If you continuously write similar sentences in a passage, Grammarly will detect these sentences’ monotonous nature and advise you to rephrase them.

Grammarly detecting a monotonous passage

Sound Confident Suggestion

Grammarly suggesting alternatives to sound confident

Politeness Suggestion

Sound more diplomatic with Grammarly!

Delivery

Grammarly Premium catches informal sentence structure like a preposition at the end of a sentence. Some other informalities include inappropriate colloquialisms, split infinitives, etc.

Grammarly points out informality.

Engagement

Grammarly Premium points out overused words and suggests using an alternative here, but sometimes it doesn’t provide suitable options like the Thesaurus Writing Tool.

Grammarly suggesting engaging alternatives

Most of the time, the suggestions are worth considering, though.

Grammarly is suggesting more engaging alternatives

Grammarly Free vs. Grammarly Premium

The Grammarly Free version catches all critical issues as it checks for 150 Grammar Rules to determine errors in a document. The Premium version looks for over 400 Grammar Rules and detects far more problems than the Free version.

I wrote an article and checked it through both the Free and the Premium versions. Here is the difference between how the stats of both look like before making the suggested changes:

Original Stats (before checking with Grammarly Free)

Original Stats (before checking with Grammarly Premium)

After editing another article and making the suggested changes, here’s how the Free version stats look like:

Grammarly Free Stats

After editing the same article using the Premium version, the stats look like the following:

Grammarly Premium Stats

Grammarly vs. Human Proofreader

Grammarly is a marvelous tool, but it is incomparable to human proofreading. Grammarly cannot detect the sense and meaning of the written text. It catches blunders using English language and grammar rules as efficiently as a machine can. However, some mistakes can slip through Grammarly if there is no syntax error, but just a linguistic or semantic misuse.

Grammarly didn’t suggest anything for a nonsense sentence

Grammarly is not an alternative to human proofreading

Pros of using Grammarly in 2021

Context-Based Grammar Checker

Grammarly is evolving with time and has gotten pretty accurate in identifying common mistakes. Its extensive database helps Grammarly recognize errors based on the context.

Real-Time Grammar and Spelling Checker

Grammarly scours the whole text for errors when you provide it a written document. Thankfully, it also checks for blunders as you write or edit your text in any product form – Chrome Extension, Online Editor, Word Add-in, Desktop App (Windows and Mac), and the Grammarly Keyboard for iOS and Android.

Accessible Interface and Robust Editing

With Grammarly, you get a highly-efficient software, which is not only a phenomenal editor but also incredibly easy to use.

Customizations – Set Goals and Personal Dictionary

You can customize your Set Goals and your Personal Dictionary with the ‘Add to Dictionary’ feature in the Error Cards. This element is convenient for proper nouns and personal vocabulary (even words from a different language).

Tone Detector

Based on your Goals, Grammarly, through its tone detector emojis, cautions you of your tone – the vocabulary and phrasing you are using. You can adjust goals keeping in mind your target audience and choose the most appropriate words to use.

Clarity Checker

Apart from basic grammatical mistakes, Grammarly helps you fix linguistic oversights. It tracks down a wide range of slip-ups, including dangling modifiers, intricate text, split infinitives, passive voice misuse, redundancies, and many other slips. In essence, the Clarity Checker elevates the level of your writing.

Plagiarism Checker

It is a bonus in all senses of the word. It might not be essential to the app, but it certainly assists users. Grammarly plagiarism checker is not the absolute best in the industry, but it does the job swiftly. It checks plagiarism across 16 billion pages on the internet and ProQuest’s database.

Error Cards

Error cards are compact, simple, and instructional. They serve their purpose elegantly. Any shortcoming that you experience in Grammarly’s usage so far is due to its still-not-so-extensive database. Error cards also fall short when it comes to giving suggestions due to this very reason. Otherwise, they are usually handy.

Free Version

You can proofread, remove typos, and analyze the content quickly via the app’s free version. You can also use it before buying the Grammarly Premium subscription.

The Grammarly Keyboard

Supported on both Android and iOS, The Grammarly Keyboard App functions like the auto-correct feature. It gives real-time suggestions about the proper use of grammar and spellings in the written text. Grammarly is now available for iPad and supports hardware keyboards as well.

Grammarly Support

Grammarly provides customer support via its extensive database and email. By now, almost all popular queries have a database entry. Furthermore, the Grammarly Blog assists with learning English grammar rules.

Knowledge-base

Grammarly has amassed a plethora of information in its database, which helps run the application smoothly. This knowledge allows the app to identify problems based on the context. You will find accurate solutions for most common issues, thanks to its extensive database growing with time.

Grammarly Blog

The Grammarly Blog focuses on teaching people English grammar rules and common mistakes in their writing. There are dedicated articles for each item; separate sections cover different punctuation like Commas, Hyphens, etc.

Writing Stats

The weekly writing stats sent via email and the downloadable detailed performance stats PDF give you comprehensive feedback on your writing. This feature helps you pinpoint your mistakes better than anything else available in the market.

Insights

Grammarly Insights are the real-time feedback that the application provides regarding your writing. It bases it on your Set Goals. You can customize this feedback according to your needs, which can be amazingly valuable if you cover different audiences. Insights also include the reading time and speaking time, which is particularly useful to Vloggers, YouTubers, etc., who can quickly determine how much time their script will take on the video.

Reliability

Grammarly is the most popular and best-in-class digital writing assistant tool, growing exponentially both in features and number of users, indicating that it will provide the best services to its customer base.

Grammarly is notably popular among professional writers, bloggers, publishers, marketers, and businesses, showing that Grammarly has a demanding clientele to please. Therefore, their standards are supposed to be (and they are) higher than the competition.

Product Investment

Having more than a million downloads per month and being a top-1000 website by traffic globally, Grammarly has raised $200M in total funding at a valuation of $1B+ so far, which speaks volumes of its success, investors’ trust in the product, and its projections.

Cons of using Grammarly in 2021

Free Version is Limited

The Free version identifies only critical grammatical errors, typos, and limited ‘conciseness.’ Moreover, it only lists the number of total advanced clarity issues in the text with an ‘Ad’ that keeps asking you to buy a Premium subscription for these issues. It also doesn’t support plagiarism checking.

Premium Version is a Tad Expensive

The biggest drawback of Grammarly is that it is a tad expensive for many. Grammarly Premium can be a costly subscription at $30 per month if you don’t have much writing to proofread.

Semantic Issues

Grammarly is good at picking fundamental grammar mistakes – even context-based grammar issues, but it still cannot understand what you have written. If you write a nonsense sentence with no grammatical fault, Grammarly will consider it a correct sentence. It can also happen with incomplete sentences.

Insufficient

Grammarly is a mighty grammar checker but lags behind when it comes to rating the whole document. Its scoring is based on mistakes and length of words and sentences only, unlike some other tools that provide a more comprehensive text scoring. Grammarly is also not an alternative to human proofreading as it can’t understand the meaning of the written content.

Limited Vocabulary

Grammarly has a limited vocabulary in its database so far, which leads to inaccurate synonym suggestions at times. The Thesaurus Writing Tool, another free digital writing assistant, has an extensive vocabulary due to its vast Thesaurus.com database and offers far more vocabulary suggestions and alternatives.

Alternatives Not Provided for Every Issue

For many suggestions like Intricate Text, Split Infinitives, etc., Grammarly doesn’t provide an alternative. You have to rephrase the sentence yourself. Grammarly only points out bloopers sometimes, which can be a little frustrating for amateur writers.

Not Supported Everywhere

Grammarly is not supported everywhere yet. The most prominent places are Google Docs (in Beta at the moment – which doesn’t include Grammarly Premium corrections and the Pop-up Grammarly Editor) and desktop applications. However, it works on the web versions of these desktop applications via its browser extension.

Insufficient Formatting Options in the Editor

Grammarly Editor is imperfect for writing purposes. It is incomparable to authoritative text editors like Microsoft Word and Google Docs. So you have to write your text in another editor and import it in Grammarly for proofreading if you want proper formatting of your document.

Irritating and Aggressive Advertising

Grammarly wants you to upgrade all the time. When using the Free version, you’ll get constant notifications to upgrade to Premium to check for issues that are not available in the Free version.

Only One Language Supported

Grammarly doesn’t offer support for languages other than English. There is also no option available for translation like Ginger.

Only One Account for Premium

The Grammarly Premium account gives you only one license for use on up to five devices. It is an obstacle for people with multiple accounts for different purposes. Grammarly Premium is already expensive, so buying two licenses is not feasible for the majority.

Top 5 Free Grammarly Alternatives 2021

Grammarly stands out as the most prominent and well-received tool when you compare all popular digital writing assistants. It has been endorsed and appreciated by countless publishers and writers. Grammarly has become a top product in the digital writing industry with its robust marketing and significant NLP and AI improvements.

Grammarly Inc. has secured enough funding as of late 2019 to improve its natural language learning database to enhance its AI-based application further. Keeping all this in mind, it is evident that Grammarly is dominating the market. Still, there are a few products that come close for one reason or the other. Here are the top 5 Grammarly alternatives in 2021:

ProWritingAid

Pros: Long-Form Writing (Books, etc.), Writing Insights, Separate Checking of Issues, MS Word Add-in, Efficient Browser Extension

Cons: Short-Form Writing, Fewer Errors Detected, Not for Amateurs, No Free Version

ProWritingAid is considered a worthy alternative to Grammarly (notably for long-form writing – books, etc.), but it falls far behind Grammarly for short-form writing.

ProWritingAid is accurate, feature-rich, and integrates well with apps and websites, but the interface is not as user-friendly as Grammarly’s. It also reveals fewer issues as Grammarly has advanced context-based grammar checking capabilities.

ProWritingAid offers better pricing and value for money (Premium is $60 per year, $70 with Plagiarism Checker), and it also has a Lifetime Plan. However, it doesn’t have a free plan like Grammarly. The Online Editor has no word limit, unlike Grammarly’s 60-pages or 100,000 character limit.

ProWritingAid provides many options/tabs to check for each issue separately, handy for longer articles or books. However, it is not as user-friendly for short writing pieces.

It also presents a better analysis of the whole document and provides a lot of information regarding your writing, which you can use to improve your writing style.

ProWritingAid has an easy-to-scroll-through panel at the right-side that contains corrections and suggestions, which you can use to see all issues without scrolling the entire document.

ProWritingAid has the following tabs to check for each issue separately:

  • Grammar
  • Spelling
  • Overused
  • Readability
  • Cliche
  • Sticky
  • Diction
  • All Repeats
  • Echoes
  • Thesaurus
  • Dialogue
  • Consistency
  • Pacing
  • Pronouns
  • Alliterations
  • Homonyms
  • Transition
  • Acronym

Ginger

Pros: Keeps Formatting, 60 Languages & Translation, Built-in Dictionary, Browser Extension, Free Version

Cons: Fewer Issues Detected, Fewer Insights, Interface is just OK, no MS Word plugin

Ginger is also a notable competitor of Grammarly. It has a free version, and it integrates well with different websites. However, it doesn’t have an MS Word plugin. It is also not as accessible due to its clunky interface.

Ginger is not as powerful as Grammarly, but it is still a decent alternative. Ginger’s annual subscription is $89.88 (cheaper than Grammarly’s).

Ginger keeps the original formatting of the text document, which is pleasant. It also has a Translator within the app that supports 60 languages. Also, there’s a built-in dictionary, which you can use to find alternatives to overused words.

WhiteSmoke

Pros: Cheap, Integrates with Platforms, Gimmicks – i.e., Templates, etc.

Cons: Interface is awful, Fewer Mistakes Caught

WhiteSmoke is cheap to use, but it has a horrible interface. It integrates with many platforms, but it is incomparable to an advanced tool like Grammarly. It has some useful gimmicks like templates for specific writing purposes, i.e., Sorry, Thank You, Condolences, etc.

The annual subscription of WhiteSmoke costs $79.99. However, it is not advanced enough to be considered better value for money.

Thesaurus Writing Tool

Pros: Free, Vocabulary suggestions on hovering the cursor over a word, Blog

Cons: Editor is dreadful to use, Ruins Formatting

Thesaurus Writing Tool is a free-to-use online text editor powered by Thesaurus.com. You can copy/paste or write directly in the Editor. It doesn’t retain the original formatting, which makes it a bit uncomfortable to use. Just click on the ‘Check for Grammar’ button, and it will work its magic. It also has a dedicated blog that teaches you how to write better.

The Thesaurus Writing Tool is unimpressive when checking grammatical errors, but it is highly potent in vocabulary suggestions. Its interface is simple but insufficient. Hover over any word, and it will show you a vocabulary card with a lot of synonyms. Clicking on any suggestion will replace the original term with the selected item. The replaced word gets a yellow underline. An undo option is available if you are not happy with your word selection.

Hemingway App

Pros: Free, Information about Text, Text Readability Score

Cons: Ruins Formatting, Fewer Mistakes Caught

Hemingway App is yet another incredible tool that is quite capable and straight-forward. It is convenient for analyzing your document as it scores the content based on its readability. It has a free web app and a paid desktop app. You can copy/paste into the online Editor or write directly, but it messes up the formatting.

Hemingway App identifies the use of passive voice, adverbs, and difficulty of reading. It recognizes long sentences – even the easy-to-read ones – as complex, which affects the document’s grade.

Final Verdict: Grammarly Review 2021

Using advanced NLP and AI, Grammarly free is hands-down the best and must-have writing, editing, and proofreading tool for everyone that checks for spelling and critical grammar mistakes. Easy to use, compatible with most popular products, and trusted by millions of users, Grammarly instantly elevates your writing everywhere; statuses, comments, emails, documents, tweets, you name it! Trying out the free version before upgrading to a premium plan also makes sense.

Grammarly Premium is a more robust and advanced tool with numerous amazing features like an advanced clarity checker, tone detector, and plagiarism checker. The Premium version is unparalleled when complemented with knowledge of the English language and some other tools. However, it is insufficient as a standalone tool because it can make slips (especially semantic ones).

I highly recommend Grammarly Premium to professionals (freelancers, writers, bloggers, authors, publishers, and editors) who require intensive use of the app. Similarly, Grammarly for Business is a good investment if your team does intensive writing. Non-intensive users should stick to the Free version as it suffices.

Aa one user said, “Grammarly Premium helps you sound like a pro, or at least helps you avoid looking like a fool!”

FAQs About Grammarly

Is Grammarly a good app?

Yes, Grammarly stands out among its competitors as it has advanced context-based grammar checking capabilities, thanks to its up-to-date natural language processing and artificial intelligence.

Is Grammarly Premium worth it?

Yes, for the most part. However, it is a tad expensive for many. It is suitable for professionals and businesses that have lots of writing needs. It identifies several advanced grammar issues that the Free version only counts. However, it is not a substitute for human proofreading as it can make linguistic mistakes that a human can easily find.

Is Grammarly supported in Google Docs?

It is in Beta at the moment. So, it should be available shortly. At the moment, it is imperfect as it only specifies the number of errors. You have to scroll the document to find those mistakes (underlined red) on your own. It has already started working in the comments, though.

Is Grammarly supported in Quora?

Yes, Grammarly works with Quora.

Is Grammarly supported in Medium?

Yes, Grammarly is available for Medium.

Can Grammarly replace a professional editor?

No, it can’t. Grammarly can make simple semantic mistakes because it doesn’t know the meaning of the written text, so it cannot replace a professional editor. It is only suitable for catching syntactic issues.

Is Grammarly supported in Microsoft Word?

Yes, a plugin is available. It is an efficient plugin as it gives similar options in Microsoft Word as it does in its online editor and desktop application. Grammarly is now available for both Windows and macOS versions of MS Word.

Is Grammarly available for Mac?

Yes, Grammarly’s desktop app is available for macOS. Grammarly is available for both Windows and macOS. Grammarly for MS Word is also available for Mac now.

Is Grammarly supported in WordPress?

Yes, it is supported. You can use Grammarly in WordPress via its browser extension.

Is Grammarly supported in Gmail?

Yes, it is. You can edit your email using the Grammarly browser extension within Gmail. However, it is not the best solution for lengthy content. For extended text, the Online Editor, the Desktop App, and the MS Word Add-in are better options.

Does Grammarly work offline?

No, it doesn’t. Grammarly uses its database to run the app, so an internet connection is necessary.

Does Grammarly help you improve your writing?

Yes. If you read the weekly stats, detailed performance stats PDF, and Grammarly Blog for grammar rules and writing tips and try to implement them in your writing, Grammarly can significantly improve your writing capabilities.

Is Grammarly Safe and Secure?

Yes, Grammarly is quite safe, as Google verifies it. Moreover, Grammarly is as secure as any other site that uses SSL/TLS encryption. It is also reliable for plagiarism checking as it doesn’t violate your privacy.

What is the Grammarly cancellation refund policy?

You can get your money back if you are not satisfied with the Premium subscription by contacting Grammarly support within ten days.

Is Grammarly a reliable checker?

Yes, Grammarly outperforms its competitors. Yet, it cannot surpass a professional human editor.

Is Grammarly available for Android/iOS?

Yes, it is. You can use the Grammarly Keyboard to edit your text for grammar and spelling errors by installing the Grammarly Keyboard app from the Play Store or the App Store. It works like the auto-correct feature. Grammarly is now available on iPad as well.

Check out Grammarly for yourself.

 

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15 Psychology Principles Every Designer Should Know

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So, really, you’re in the business of designing websites for your clients’ audiences.

But how do you ensure you get it right? You could take what your client tells you at face value, but that’s only going to scrape the surface of who their audience is.

What you need to do is figure out how consumers think and why they respond to websites the way they do. A lot of this is already explained to us by psychology principles.

Once you memorize them, you’ll be able to design user journeys that get visitors to respond exactly as you and your client want them to.

15 Psychology Principles to Use in Web Design

We as humans think certain ways, and your design should cater to those underlying thought processes and natural responses.

Below are 15 psychology principles that’ll help you design better, more intuitive digital experiences for your end-users:

1. Aesthetics-Usability Effect

The Aesthetics-Usability Effect suggests that people equate more attractive interfaces with more usable ones. In other words, a good, modern, responsive design should always be your starting point.

2. Color Psychology

Color psychology tells us about color’s influence over how something is perceived. With color so strongly tied to emotion, you can do a lot to affect how visitors perceive a website and the brand behind it.

3. Psychology of Shapes

Just as a color has the ability to affect someone’s perception of a brand or the content they’re looking at, so too do individual shapes used within an interface. Each shape — circles, squares, triangles, hexagons, and polygons — has a unique psychological association.

4. Gestalt Principles

Gestalt Principles are a way for humans to make sense of chaotic data presented to them. So, rather than see a bunch of text, images, and space, the human brain recognizes patterns to simplify complexity.

About half a dozen principles are associated with this theory, and they’re related to factors like symmetry, similarity, and proximity.

5. Mere-Exposure Effect / Jakob’s Law

The Mere-Exposure Effect, or Familiarity Principle, suggests that people are more likely to prefer things that seem familiar.

Jakob’s Law applies this psychology specifically to the internet user experience. It suggests that users expect your website to work the same way as the other sites they spend their time on.

6. Von Restorff Effect

The Von Restorff Effect, or Isolation Effect, describes what happens when someone is exposed to identical stimuli, and then a unique element is introduced to the fold. It’s the outlier that will most effectively grab their attention.

7. Selective Disregard

Selective disregard is a type of “blindness” users develop to anything seemingly irrelevant to their main goal. This often occurs when a design or marketing trend grows stale — like websites that use the exact same cookie consent banner.

8. Hick’s Law

Hick’s Law states that the number of choices a person has to make will increase the amount of time it takes to make a decision.

This is a fundamental principle to pay attention to on ecommerce sites as you want to speed up the decision-making process, not slow it down.

9. Loss Aversion

Loss Aversion states that decision-making is more commonly driven by avoiding losses than acquiring gains.

If your website or the content within it gives visitors any reason not to trust it or feel confident in taking action, you’re more likely to see high abandonment rates than conversions.

10. Paradox of Choice

The Paradox of Choice is a response to the problem posited by Hick’s Law. It suggests that the reduction of choices makes consumers feel less anxious, which, in turn, increases confidence and satisfaction with purchases.

If your site suffers from high cart abandonment or product returns, the paradox of choice would be a useful principle to leverage.

11. Miller’s Law

Miller’s Law, also referred to as Cognitive Load Theory, has to do with memory capacity. On average, people can only have about seven items stored in their working memory at any given time.

This psychology principle encourages the reduction of options and the general reduction of content to improve focus and decision-making capabilities.

12. Feedback

Feedback is one of the principles of learning and plays a big part in interaction design.

Feedback is what designers use to tell people when they’ve made progress towards a goal or achieved it. You can also use it to teach visitors how a website will respond to their actions, which encourages faster and more confident engagements with your website.

13. Extrinsic Motivation

There are two types of motivation. Intrinsic motivation is an internal one, whereas extrinsic is external.

It’s Extrinsic Motivation that plays a role in getting users to complete more tasks online. As a designer, you have to make sure these kinds of “rewards” are obvious.

14. Social Proof

Not so much a psychological principle as it is a psychological phenomenon, Social Proof or Influence, suggests that people will copy the actions of the masses. It also refers to the assumption that the truth lies with the majority.

This is why customer reviews, client testimonials, and user-generated content have become so useful on websites.

15. Peak-End Rule

The Peak-End Rule states that people will judge an experience based on their very first and last impressions of it. This is somewhat related to the Serial Position Effect, whereby people will remember the first and last items in a group.

So, this is something to remember when you build out the top and bottom of each page as well as the start and expected end to the user journey.

Wrap-Up

Want to build better websites? Then, you need to design from the end users’ perspective.

The best place to start is with psychology principles, as they’ll tell you how most consumers think and what motivates them to respond. If you understand this inherent cause-and-effect relationship, you can design websites that elicit the right kind of response from your visitors.

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