Lean Office pour gagner en efficacité

La DSI d’un Grand Groupe industriel devait se réapproprier ses objectifs, renouveler ses compétences, revaloriser son image, récupérer une crédibilité et la confiance des métiers (les Clients internes et Fournisseurs externes).
Dans le cadre de cette démarche, je suis intervenue auprès de son équipe pour définir et mettre place une méthodologie en pilotage de projet et conduite du changement, puis en fournir les outils métiers.

Il s’agissait d’outiller les Chefs de projets de façon professionnelle (« best practice ») et complète.

J’ai mené une première phase d’observation de l’équipe de Chefs de projets, de ses modes de fonctionnement, de sa charge de travail, des périmètres de ses projets, du type de sujets traités par ses projets.

Ensuite, je me suis attachée à collecter et étudier l’éventuel existant, au vu de quelques échos reçus par certains Chefs de projets.
En effet, un grand Cabinet de la place avait fourni une base de 130 documents ; documents et guide diffusés en masse sur l’intranet de l’entreprise.
Ce référentiel non personnalisé, pensé sur une base « standard », sans accompagnement, n’a donc pas obtenu d’adhésion.
Contenant et contenu donnaient lieu à une certaine répulsion des équipes dans leur exploitation opérationnelle.

un régime administratif du framework méthodologique serait judicieux

Framework méthodologique

 

En troisième lieu, je me suis appuyée sur mes propres livrables, éprouvés par les pilotages de projets antérieurs. Cela représente une approche de type knowledge management.

Après une analyse réalisée sur ces trois phases, j’ai fait le choix de sélectionner certains de mes livrables en propre, car ils trouvaient leur place ainsi. Puis, j’ai amélioré d’autres documents de mon référentiel ou ceux issus de la livraison initiale du Cabinet.
L’ensemble fut adapté aux observations et attentes notées en première étape, puis mis à disposition accompagné d’un bref guide d’utilisation (1 slide). Les modèles de livrables ont été marqués de signalétiques ludiques, pour permettre une appropriation rapide et simple.

Le bénéfice tiré… les métiers ont pu exprimer leur besoin en systèmes d’informations corporate ou dédiés métier, d’une façon assez professionnelle pour permettre à la DSI de traiter correctement les demandes des Clients internes.
Les Chefs de projets ont rapidement pris possession des modèles pour les exploiter.

Lean Office et rendu assez pragmatique, qui a réduit le référentiel projet de 130 à 30 modèles de livrables.

L’optimisation de la démarche est apparue sous la forme de :

  • une préconisation d’axes d’améliorations, transmis à la DSI centrale sur les documents qu’elle détenait en termes de pilotage d’un projet et d’une conduite du changement.
  • un coaching des Chefs de projets, au comportement à adopter en cas de difficultés et dérives. Cette sensibilisation a fait l’objet d’un support sous la formalisation d’un guide, reprenant une approche Lean Office adaptée, et une liste de livrables structurée selon les étapes et phases d’un projet, suivie d’un Glossaire des signalétiques utilisées.

A retenir…

Dans le monde technique des « système d’information », il est recommandé de respecter les « standards » pour des raisons principalement de coûts et de maintenabilité.
Lorsqu’on aborde les processus et les modes de fonctionnement, il est nécessaire de répondre de façon personnalisée et pragmatique avec une touche de créativité.
Ainsi,

  • l’adhésion est plus facilement obtenue ;
  • il est plus aisé d’emmener tout le monde vers l’objectif ;
  • les gains sont réels ;
  • l’existant est optimisé.

Pour ce faire, le diagnostic « terrain » (en rappel au « Gemba » – méthode TPS) et préalable couvre une étape importante.

Copier-coller l’intégralité d’un framework méthodologique n’est pas gage d’efficacité.
Ecoute, adaptation et personnalisation : les composants d’une mission de conseil réussie…

 

Sandrine
Consultante Ankaa Engineering®
Professionnelle de 20 ans en Management de la fonction Achat et en Conseil organisationnel et de transformation, Sandrine a travaillé au sein d’environnements multiculturels, aux côtés d’équipes pluridisciplinaires.
Elle a exercé aussi bien auprès de grands Groupes que de PME-PMI, lui permettant ainsi d’approcher des problématiques différentes, des modes de fonctionnement hétérogènes, des circuits de décisions variés, des priorités et enjeux originaux.
Le parcours à dominante industrielle de Sandrine, lui a donné la possibilité de développer certaines compétences dont quelques-unes la distinguent ; telles qu’une double compétence métier, une bonne capacité d’adaptation, un fort sens du résultat et du service, une grande pratique de méthodes et outils métiers.
Ses domaines de prédilection :

  • Strategies achats – Optimisation de processus – Organisation – Methode
  • Sourcing, negociation, contractualisation
  • Pilotage de projets et changements – Evaluation sous KPI
  • Perimetres internationaux, Gestion simultanee, Management transverse