Machine à café

Une vision partagée de l’objectif

Prise en charge de projets à la machine à café

Le DSI d’une société est à la machine à café de l’entreprise. Le responsable logistique arrive à son tour.

Machine à café

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Le responsable logistique : « Salut ! Ca tombe bien que tu sois là, il fallait que je te vois.

La direction logistique a décidé d’appliquer une stratégie de magasin interne à l’entrepôt sur son process de picking pour regrouper les produits a forte rotation et réduire les déplacements. Pour les commandes relatives à d’autres produits, ils veulent procéder à du picking en commandes groupées.

Est-ce possible de ton côté de faire le nécessaire au niveau informatique pour que ces changements soient faits au plus vite ? »

Le DSI : « Salut ! Passer à du picking en commande groupées ? Ca devrait pas être grand chose à faire puisque dans l’ERP les processus sont déjà organisés pour une gestion en picking. Cette semaine ca ne sera pas possible car on doit livrer un dossier pour les Finances, mais on devrait pouvoir s’en occuper la semaine prochaine. »

Le responsable logistique : « Super ! Je compte sur toi pour que cela soit opérationnel fin de semaine prochaine. »

Toute ressemblance avec des personnes ou situations …

Bien entendu, les personnages et les situations de ce récit étant purement fictifs, toute ressemblance avec des personnes ou des situations existantes ou ayant existé ne saurait être que fortuite.  ;-)

Avec un peu de recul sur la scène, nous nous demandons ce que le DSI va bien pouvoir fournir comme livrable au responsable logistique dans deux semaines…

Les interrogations ou déductions que la scène soulèvent :

1) Le DSI doit probablement être un expert es-logistique puisqu’il n’a posé aucune question complémentaire à son interlocuteur.

2) Le DSI doit avoir une parfaite connaissance de la modélisation des processus Logistique dans l’ERP pour évaluer de manière mentale la complexité des modifications induites par la demande du service Logistique.

3) Le DSI doit suivre de près le projet Finances et est optimiste sur la Qualité de la réalisation car à l’en croire, dès le lendemain de la livraison au service Finances, l’équipe sera totalement disponible pour passer au sujet Logistique.

4) Le DSI doit avoir une visibilité très claire et précise du PMO IT puisqu’il est capable d’évaluer les charges et capacité de son équipe pour s’engager sur un planning de mise en oeuvre

5) Tout laisse penser que le DSI n’a entendu et pris en compte que la dernière partie de la demande, mais le responsable logistique lui fait confiance sur sa capacité à fournir une réponse sur tout le périmètre visiblement.

6) Le responsable logistique conclue, à partir de spéculations, que la livraison est annoncée pour la semaine prochaine.

7) Le DSI doit repartir de la machine à café fier et satisfait d’avoir démontré son professionnalisme avec des réponses spontanées et de bénéficier ainsi du respect et de la confiance du responsable logistique.

etc, etc

Avec un peu de recul sur la scène, celle-ci est-elle vraiment très éloignée de la réalité « terrain » des projets ?

Là ou l’intérêt des deux parties serait d’avoir une vision partagée de l’objectif pour en garantir l’atteinte, ces dernières se contentent d’une cible floue entourée de déductions implicites non validées.

L’absence d’une vision partagée de l’objectif est l’une des causes principales des difficultés rencontrées dans les projets puisque dès le départ, les moyens à associer à l’atteinte de l’objectif sont erronés.

De plus, avec une simple vue « de la partie émergée de l’iceberg », les chances de livrer un produit en adéquation avec le besoin sont donc très faibles.

Par contre les impacts de « service après-vente » eux sont colossaux puisque qu’il faudra bien finir par aligner le projet technique avec les attentes fonctionnelles… coûte que coûte, dans l’effort et l’urgence, en surcharge de tous les autres projets en cours.

Comment inverser ces habitudes et amener les deux parties à une vision partagée de l’objectif ?

Dans un processus normalisé, c’est au maître d’ouvrage de formaliser et rédiger son besoin au sein d’un cahier des charges.

Or cette étape essentielle de formalisation est trop souvent négligée et les cahiers des charges, lorsqu’ils existent, sont réduits à une ou quelques pages A4 rédigées sur un coin de table.

Ce document étant indispensable au services ETUDES et PMO de la DSI pour évaluer sereinement le périmètre du projet, définir les processus de réalisation, budgets, durées, impacts et risques pour garantir l’atteinte de l’objectif, nous recommandons que  la rédaction du cahier des charges soit fait par la DSI à partir de ce qu’elle a cru comprendre de l’expression du besoin par le Métier.

La fiche Projet

Les spécifications fonctionnelles sont alors formalisées au sein d’un document de référence : la fiche projet disponible en téléchargement.

Ce document est issu du framework méthodologique Ankaa Engineering et défini dans la phase « Initiative » pour le sujet « Scope »

Ce document, associé à la gestion de projet, est complété au fur et à mesure de l’avancement et contient l’ensemble des données (directes ou sous forme de liens) liées à la vie du projet. L’ensemble des acteurs du projet y ont accès.

Bien entendu, à l’étape d’expression du besoin, seul le chapitre OBJECTIF, PERIMETRE ET NATURE DU PROJET seront complétés par le chef de projet fonctionnel de la DSI et soumis à relecture auprès de l’émetteur de la demande Métier.

Après quelques aller-retours inévitables, l’émetteur confirmera que le besoin a parfaitement été entendu et compris et que les deux parties MOA et MOE ont enfin une vision partagée de l’objectif.

Le fait que la fiche projet intègre la formalisation d’une vision partagée de l’objectif va d’une part faciliter la recette du projet.

Enfin et surtout, la fiche va surtout protéger le chef de projet et son équipe des incontournables demandes d’ajouts ou adaptations en cours de réalisation, les fameuses intervention de la MOA « pendant que tu es dessus, cela serait bien d’ajouter… »,  dans lesquels le sous-entendu à entendre est « puisque cela ne nous coûte rien ».

Durant les phases de réalisation, grâce à la fiche projet, chaque demande hors scope initial formalisé, fait l’objet d’une analyse d’impact et demande une révision (selon les cas) des paramètres budget et délai du projet.

Le versionning du projet est dans tous les cas facilité.

Une fois l’objectif clarifié, la fiche projet sera alors reprise par le service Etude de la DSI qui définira dans un second temps les moyens matériels et humains à affecter à l’atteinte de l’objectif, la durée de réalisation, la gestion des risques associés à la réalisation, et évaluera le coût total de possession (TCO) associé au projet.

Avec ce rapport d’étude en main, le demandeur n’aura plus qu’à aller négocier auprès de la direction générale ou financière les moyens  nécessaires à la réalisation de son projet métier…car effectivement, petit rappel s’il en est besoin, c’est bien dans le périmètre de la MOA de garantir le sponsoring des projets.