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Réfléchir avant de faire, faire et corriger les écarts en réfléchissant à comment les mettre en application avant de les mettre en oeuvre, étudier les nouveaux écarts constatés et mettre en application les correctifs non sans avoir analysé avant la meilleure manière de les implémenter, etc…

William Edwards Deming,  professeur et consultant américain en amélioration des processus a formalisé cette routine sous la forme de la « roue de Deming » qui représente un cycle de 4 phases répétitives qui ont pour objectif l’amélioration qualité du produit fini.

Roue de Deming PDCA

  • Plan

    Planifier et préparer ce que l’on doit réaliser. Clarifier l’objectif, ordonnancer les tâches, planifier.

  • Do

    Exécuter les travaux prévus.

  • Check

    Contrôler et vérifier les résultats. Evaluer et comparer avec le prévisionnel.

  • Act

    Corriger, agir, réagir et réajuster les processus si nécessaire.

On entre alors dans un cycle répétitif d’amélioration permanente d’un produit ou d’un service.

Dans une logique d’évolution permanente, une cale symbolise la capacité à gérer les non-régressions.

Cette démarche d’ajuster et d’améliorer en avançant ressemble beaucoup à la logique des méthodes agiles.

Méthodes agiles

Les méthodes agiles s’appliquent au développement applicatif et reposent sur un principe de cycle de développement itératif, incrémental, adaptatif.

Parmi les plus répandues, nous trouvons les méthodes EVO, RAD, DSDM, ASD, FDD, Kanban, Scrum et XP Extremeprogramming.

Toutes s’appuient sur une approche d’amélioration continue :

– Affinage itératif du besoin en cours de réalisation :

– Fonctionnel, selon les résultats de la validation permanente des utilisateurs (RAD, XP)

– Technique, par révision du code (refactoring)

– Découpage incrémental du projet en fonctionnalités de quelques jours
– Techniques de contrôle du livrable dans un périmètre variable et adaptatif.

– Implication du client qui permet d’adapter et modifier « au fil de l’eau » le détail des fonctionnalités attendues.

méthode-agile

Les méthodes agiles se rapprochent de la logique de la roue de Deming dans la mesure ou les deux principes s’appuient sur une analyse empirique basée sur l’expérience terrain.

Concevoir avec pragmatisme et clarifier le besoin fonctionnel en avançant contribue à se concentrer sur l’utile et l’important au final.

Ce type d’approche contribue à une meilleure génération de valeur pour le compte de l’entreprise puisque les choix opérés portent sur des unités fonctionnelles plus petites, facilement compréhensibles et dont la valeur ajoutée est mieux ressentie et plus facilement évaluable.

En matière de gestion de projet, le Reporting est l’élément fondamental qui permet d’éviter le mur…
Mais c’est surtout l’information la plus délicate à collecter.

Reporting projet

En effet, lorsque mal présenté ou expliqué le Reporting peut être ressenti par les équipes comme une demande de justification du travail fourni.
Alors que l’objectif est d’identifier des écarts entre une organisation prévisionnelle du projet et la réalité de réalisation.

Nous rencontrons alors des scénarios ou la collecte des informations s’apparente plus,  pour le chef de projet, à un parcours du combattant !
Car pour être pertinent, le Reporting doit être collecté simultanément auprès de l’ensemble des ressources, sous forme d’une « photographie » de la situation.

Ce qui dans la phase initiale de mise en place d’une organisation de Reporting, contraint le chef de projet à faire très régulièrement le tour des équipes pour relancer les retardataires et ceux qui ont « oublié » cette tâche.
Il n’est pas rare que ces relances soient à renouveler de très nombreux mois d’affilés, jusqu’à ce que les équipes, soumises à la ténacité du chef de projet, finissent par capituler.

Dans le contexte de projets importants, les flux de Reporting devront être organisés en terme de circuit et d’outils.
Dans ce cas, l’essentiel des apports des outils sera la décentralisation des données de reporting, avant les capacités d’analyse consolidée des informations collectées.

Pour ce qui est du contenu, il est clair que si chaque action de reporting projet réclame des heures de mise en page de documents, les profils opérationnels, généralement peu enclins à formaliser leurs travaux, arriveront vite à saturation de cet exercice et « traîneront les pieds ».
Ce qui fourni peut être un élément de cause à la situation décrite plus haut.

Une seule information de reporting projet est pertinente !

Un projet étant formalisé par le chemin entre le point A (l’existant) et le point B (l’objectif), le chef de projet se doit d’être en permanence tournée vers le point B.
Son métier consiste à suivre, piloter et réorganiser les travaux pour garantir l’atteinte de l’objectif. Il se doit donc de ne pas perdre du vue le point B.
De plus, les événements survenus entre le point A et l’instant présent sont de l’ordre des constats. Plus aucune action ne peut les affecter. Le passé est le passé.
Le chef de projet est un homme d’avenir…

boule de cristalboule de cristal

A partir de cela, obtenir les informations sur le passé n’apportera pas un éclairage nécessaire et suffisant au chef de projet.
Savoir que les travaux ont débutés à l’heure, que le temps de travail réalisé à l’instant présent est conforme au prévisionnel n’a aucun intérêt pendant l’exécution du projet.
Revenir sur l’histoire, le passé, n’a de pertinence uniquement dans un but de rechercher et identifier les causes des incidents et ainsi éviter de les reproduire.
C’est normalement l’analyse qui est réalisée dans une phase de clôture de projet (phase rarement réalisée par ailleurs… mais c’est une autre histoire).

Ce qui veut dire que la seule information qui intéresse le chef de projet ne concerne que des éléments d’avenir.
En l’occurrence le RESTE A FAIRE.

En obtenant le reste à faire pour chaque travaux en cours, le chef de projet peut réévaluer le cas échéant la pertinence du plan prévisionnel.
Il est dans l’amélioration continue (roue de Deming) et peut interagir immédiatement pour atténuer l’impact des situations annoncées.

Finalement, dans ce schéma, le reporting projet ne se résume qu’à une seule information réévaluée sur les seules tâches en cours d’exécution.
Un flux d’information sans superflu et totalement utile et efficace.

 

 

 

Formation ordonnance pour pm surbooké

L’orientation stratégique de l’entreprise et l’alignement des différents projets, la définition de la hiérarchie et de la priorité des projets, la transversalité des projets et le partage des ressources, l’évaluation des charges et la capacité réelle des ressources, la gestion des risques et leurs contre-mesures, le circuit d’approbation et de décision, la communication horizontale et verticale, etc. constituent le champ d’intervention des  gestionnaires et responsables de projet.

Beaucoup considèrent qu’ils sont surchargés, surbookés, noyés par les demandes et leur activité.
Mais combien prennent conscience qu’ils sont eux-mêmes bien souvent à l’origine de cette situation ?

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Dans les organisations de taille intermédiaire, nous constatons très souvent que le titre de chef de projet s’apparente plus à un titre honorifique qu’une responsabilité véritable affublée de moyens pour l’assumer.

Dans ces structures, qui plus est, le chef de projet se voit affecté au pilotage et suivi de multiples projets parallélisés.
Il doit en outre et en complément assurer sa fonction initiale, ou alterner entre rôle de chef de projet et celui de ressource.

Dans ce type de scénario, l’une des principales difficultés pour l’individu est d’équilibrer sa charge de travail entre ses multiples casquettes.
La question récurrente est : « Quel temps dois-je passer au suivi de mes projets ? »

Selon différents abaques méthodologiques, on peut considérer que le temps que le chef de projet doit affecter correspond entre 10 et 20% du nombre de jours total du projet. Bien entendu, cette charge n’est pas constante entre les projets, ni selon les phases du projet.

Le curseur du pilotage par le chef de projet sera le plus souvent ajusté selon le niveau de risque encouru.

Graphes affichés sur l'écran du chef de projet

Un projet novateur demandera probablement plus d’engagement de la part du chef de projet qu’une évolution fonctionnelle d’un système existant.

De même, au sein d’un projet, la présence du chef de projet sera variable selon la criticité des phases ou de l’impact des incidents rencontrés.

Mais comment savoir si le dosage « chef de projet » est le bon ?

Un indicateur très simple permet de déterminer si le temps consacré est le bon.

Si, à la question posée par la MOA « Comment se passe le projet ? », le chef de projet ne peut répondre que d’une formule laconique du type « Globalement ca se passe pas mal ! », le temps alloué à la fonction chef de projet est largement insuffisant.

Un chef de projet qui suit ses affaires correctement formulera une réponse claire et quantifiée du type « On est en retard de 10 jours sur l’objectif du à des problèmes rencontrés sur l’intégration de la fonction  de sécurité ».

En résumé, tant que le chef de projet n’a pas une vision claire et précise de la situation du projet, il doit se mettre à la tâche.

Dans le contexte des projets, et notamment ceux portant sur l’amélioration des processus, il peut être nécessaire d’identifier précisément les causes des incidents de manière à appliquer les bonnes mesures correctives. L’outil Qualité diagramme d’Ishikawa, appelé également diagramme de causes et effets, diagramme en arêtes de poisson ou le diagramme 5M (variantes 6, 7, 8M) aide à l’identification des sources (causes) d’un dysfonctionnement (effet). Cet outil a été conçu par Kaoru Ishikawa (1915 – 1989), ingénieur japonais employé par NISSAN, et membre de groupe de progrès auxquels participaient également Deming, Juran ou Taguchi.

Comment utiliser le diagramme d’Ishikawa?

1 – Clarifier l’objectif recherché Comme pour tout travail, il est important de clarifier l’objectif recherché et notamment de définir avec précision l’incident (l’effet) à supprimer. Il est important de considérer qu’un diagramme d’ Ishikawa ne traite qu’un problème unique. Si un problème peut être subdivisé en incidents élémentaires, chacun d’eux devra initier son propre diagramme. diagramme d'Ishikawa, diagramme de causes et effets, diagramme en arêtes de poisson, diagramme 5M Nous plaçons alors le libellé du problème dans le cadre « effet », c’est le problème pour lequel on recherche les « causes possibles ».

2- Séance de brainstorming

On inventorie tout ce qui peut être à l’origine de l’effet. 3- Regrouper les éléments selon les causes commençant par M. Matériel : pannes d’origine matérielle, outils.  Moyens ou Machines remplacent parfois la catégorie Matériel. Main-d’oeuvre : l’origine de l’incident a ou peut avoir une cause humaine. Méthodes : l’absence de méthodes, de procédures, d’organisation est la cause du problème. Matières : matières premières, consommables de qualité insuffisante engendrent des incidents. Milieu : L’environnement de travail n’est pas adapté et engendre des difficultés dans l’accomplissement du travail. Accessoirement, une sixième catégorie, celle des Mesures peut être ajoutée pour regrouper  les causes liées à l’absence de contrôle ou de mesures. Il existe enfin des variantes 7 et 8 M avec l’adjonction des arêtes Management (pour isoler les causes liées à un problèmes d’encadrement) et Moyens financiers (pour identifier les insuffisances de ressources financières affectées sur un sujet). On arrive quelquefois au modèle 9M dans le monde de la production qui isole parfois les origines d’effet liées à la Maintenance pour mettre en avant l’absence d’entretien du Matériel. A partir des « arêtes secondaires » qui représentent les M, on associe les causes répertoriées à l’aide de petites flèches horizontales.  4 – Déterminer la cause la plus probable

En ayant recours à la méthode des « 5 pourquoi« , le groupe affine son analyse. Taiichi OHNO (1912 – 1990), ingénieur japonais, est le promoteur de la méthode des 5 Pourquoi. Le principe est, pour chaque causes symptomatiques identifiées lors du brainstorming du groupe, d’aller chercher ses causes racines, les causes fondamentales, véritable source du problème. La méthode des 5 Pourquoi s’applique en posant  une question commençant par « Pourquoi » et pour chaque réponse apportée une nouvelle question commençant par « Pourquoi », 5 fois de suite. Ceci pour remonter graduellement aux causes fondamentales du problème.

5 –  Elaborer le plan d’action correctif 

Chaque cause fondamentale se verra affectée un plan d’actions correctives. Chaque plan d’action se verra attribué un gestionnaire.

Témoignage recueilli à l’issue d’une mission de formation « Fondamentaux de la gestion de projets » menée auprès de la DSI de la Région Alsace :

« La formation sur le thème de la gestion de projet a été très enrichissante : elle m’a permis de poser les bases d’une nouvelle méthode de travail plus efficace et optimisée. En effet, grâce à l’expérience du formateur et à l’efficacité du support de cours, j’ai pu dégager rapidement les mots et les phases clés d’un projet bien géré. Elle m’a également permis d’ouvrir les yeux sur un certain nombre de mauvaises habitudes et m’a offert de nouveaux outils pour une meilleure organisation au quotidien. »

Jérôme SALEH
Direction Informatique (DSI)
Région Alsace
1, Place Adrien Zeller – BP 91006
67070 STRASBOURG CEDEX
Tél : (+33) 3 88 15 68 67
Région Alsace

La Région Alsace assure des missions dans les domaines variés de l’apprentissage, la formation professionnelle, le développement économique, les transport, l’aménagement du territoire…Certaines sont obligatoires, d’autres sont issues d’un choix régional. Le Conseil Régional d’Alsace est constitué de 47 élus (29 Bas-Rhin et 18 Haut-Rhin). Son budget annuel est d’environ 800 millions d’euros. Sur 1 869 agents, 523 agents sont rattachés à la Maison de la Région et répartis au sein des différentes directions opérationnelles et fonctionnelles et 1 346 agents TOS (techniciens et ouvriers de services) travaillent dans les lycées alsaciens

Les certifications ISO 9001 et ISO 14001 ont démontrées les avantages concurrentiels qu’elles procurent aux entreprises.

Alors que l’interconnexion croissante des systèmes soumet les organisations à de nombreuses menaces (virus, d’espionnage industriel, ou de sabotages), les services informatiques se doivent aujourd’hui de manager et piloter au quotidien la sécurité de l’information et protéger ainsi le patrimoine informationnel, les processus et métiers critiques, et assurer la continuité de service.


Intégrité-Confidentialité-Disponibilité
C’est là que se pose la question d’une certification ISO 27001, qui atteste de la mise en place d’un
système efficace de protection, de sécurité et d’une surveillance rigoureuse de tous les processus via ce certificat reconnu internationalement et qui s’imbrique parfaitement aux normes qualités existantes.

Faire appel à un consultant certifié 

Savez-vous qu’à ce jour seule une dizaine d’entreprises sont certifiées en France, contrairement à des pays comme l’Inde ou le Japon ?

Pour être certifié, un organisme doit faire appel à l’un des deux certificateur accrédité en France, lequel va mandater un auditeur, appelé « Lead Auditor », lui même habilité à remettre après Audit le sésame… ou pas.

La certification Lead Auditor ISO/CEI 27001 permet d’attester qu’un  consultant a acquis l’expérience et les capacités à mener un audit selon la norme ISO/CEI 27001 ainsi que le maintien de son savoir-faire par la réalisation d’audits réguliers.

Elle passe par la maitrise de deux normes, la 27001 bien sûr, mais aussi la norme19011 qui défini les lignes directrices pour l’audit des systèmes de management, l’ensemble sanctionné par un examen.

En tant que Consultante certifiée Lead Auditor j’accompagne les DSI et/ou RSSI dans l’analyses périmètres et applique dans tous les cas la démarche de certification, qu’elle soit visée ou non.

Pour l’entreprise c’est un avantage méthodologique et un gain de temps potentiel important.

L’essentiel de cet accompagnement consiste à piloter, analyser et traiter les risques, contrôler, sensibiliser et enfin gérer la documentation et les preuves. Cela implique une bonne connaissance des enjeux business, l’intégration des processus métiers dans une démarche d’amélioration continue, de comprendre les risques et concentrer les actions selon leurs impacts.

Facteurs de réussite

A mon sens, la réussite de ce type de projet repose en premier lieu sur une bonne compréhension des enjeux et des processus métiers afin hiérarchiser efficacement les risques.
Il est également primordial et nécessaire de s’assurer tout au long de l’étude de l’implication sans faille de la direction et de posséder un bon sens de la communication pour conserver l’enthousiasme de tous les métiers à faire progresser l’organisation et son système d’information.

 

Muriel MOENZA

Muriel MOENZA
Directrice régionale
Ankaa Engineering® PACA
Lead Auditor ISO 27001

 

 

/Ajout du Service communication Ankaa Engineering®/
Muriel est par ailleurs diplômée :
– Exécutive MBA en Management de la Sécurité de l’Information IAE Aix en Provence et HEG de Genève
– Maîtrise en Sciences et Techniques en Communication des Entreprises et Collectivités
– Certification Lead Auditor Iso 27001
– Diplôme de l’Institut des Hautes Etudes de Défense Nationale et accréditation « confidentiel défense »

Quelle est la première chose que vous imaginez lorsque vous entendez le mot «héros»?
Un pompier, un chevalier, Superman, Spiderman ?

Super-héros Superman

Il y a fort à parier que le rôle d’un gestionnaire de projet n’est pas susceptible d’être le premier choix pour la plupart des gens !

Cependant, parfois les chefs de projet et leurs équipes doivent accomplir des actes d’héroïsme pour réussir les projets.
Et nous sommes là dans un contexte culturel entretenu, non dans une obligation d’effort induite par des difficultés particulières rencontrées.

La culture des entreprises est trop friande de prouesses et l’éducation reçue, établie sur la valeur de l’effort, influe sur le reste.
– Etes vous au courant pour l’équipe IT ?
– Non, que s’est-il passé ?
– Ils enchaînent les nuits blanches depuis deux jours !
– Que ferions-nous sans eux ?

Il est alors offert une reconnaissance minimale à ceux qui qui achèvent leurs projets sans efforts et tensions.
Le message communiqué est qu’il est préférable d’être un héros, un battant, que d’être un chef de projet calme, fiable avec une bonne maîtrise de la situation.

Dans de tels environnements, les équipes de projet qui évoluent dans un environnement établi sur ces distinctions peuvent planifier et gérer leurs projets de sorte que l’héroïsme et l’effort permanent soit l’un des composants principal.

Ancré culturellement, ce type de comportement n’est peut-être pas toujours conscient, mais est induit par la marginalisation ou l’élimination totale de la gestion des risques, la prise de raccourcis sur les bonnes pratiques de gestion de projet ou par un empressement lors de l’évaluation du périmètre des projets.

Le problème est double:

– Être un héros ne favorise pas un bon équilibre travail-vie privée et il est peu probable que tous les membres de l’équipe adhèrent au choix du chef de projet de réaliser des exploits de manière permanente, notamment pour les générations Y.
– La chance finit toujours par tourner  – même pour les plus grands héros.

Alors ? Faut-il abattre les héros ?

Il est donc important d’identifier les comportements héroïques pour émettre des recommandations et encouragement à l’apprentissage et l’utilisation de méthodes de gestion de projet dans le but d’inverser le contexte et faire que les actes d’héroïsme ne soient plus assimilés à la méthode…
Et, donc promouvoir et féliciter les équipes projet qui atteignent l’objectif après avoir définit un prévisionnel réaliste et une organisation équilibrée et respectueuse.

Comme l’a dit Christopher Reeve  « Ce qui rend Superman un héros n’est pas qu’il a le pouvoir, mais qu’il a la sagesse et la maturité nécessaire pour utiliser la puissance à bon escient.  »

En sus, il est important d’intégrer dans la management et la conduite de projet la dimension des différences générationnelles (Générations X, Y, Z).

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